Faktury sprzedaży w KSeF z perspektywy biura rachunkowego: rejestr budujecie z listy klienta, a urząd ma oryginał

Połowa KSeF, której większość biur nie pobiera

Zapytajcie biuro rachunkowe, co w tym roku zautomatyzowało pod KSeF, a usłyszycie o zakupach. Faktury kosztowe klientów lądują teraz w KSeF, więc biuro je pobiera, dopasowuje i księguje. Tam poszedł wysiłek, bo tam bolało: koszty przychodzą od innych, w każdym formacie i z opóźnieniem.

Sprzedaż dostaje dużo mniej uwagi. Faktury sprzedaży klient wystawia sam, więc biuro zakłada, że je zna. W praktyce trafiają do rejestru po staremu: miesięczne zestawienie wyeksportowane z programu do faktur, folder PDF-ów, czasem arkusz. Biuro księguje to, co przyśle klient.

Tyle że od kiedy KSeF jest obowiązkowy, każda z tych faktur została wystawiona przez KSeF. Urząd ma pełną listę, zanim klient wyśle Wam swoją. Zestawienie klienta to kopia. Oryginał jest w KSeF i to z nim urząd porównuje Wasz JPK_V7.

Pytanie nie brzmi więc, czy pobierać stronę zakupową. To już robicie. Pytanie brzmi, czy pobieracie sprzedaż i czy porównujecie ją z rejestrem, zanim plik pójdzie 25.

Dlaczego zestawienie klienta i KSeF się rozjeżdżają

Klient niczego nie ukrywa. Zestawienie i KSeF rozchodzą się z całkiem zwyczajnych powodów.

Więcej niż jeden program do faktur. Główny program, fakturowanie w bankowości internetowej, aplikacja w telefonie właściciela, sklep internetowy, który sam wystawia faktury. Każde wysyła do KSeF. Zestawienie dla biura robi tylko jedno.

Więcej niż jedna osoba wystawia. Pracownik z uprawnieniami w KSeF wystawia fakturę z konta klienta i nie mówi o tym właścicielowi, a właściciel nie mówi Wam. O pilnowaniu, kto ma jakie uprawnienia w KSeF, pisałem osobno. Przy sprzedaży wraca ten sam problem.

Korekty. Klient wystawia w KSeF korektę ceny albo ilości, a w zestawieniu za ten miesiąc jej nie ma, bo „to tylko korekta”. Księgowanie korekt opisałem w tekście o fakturach korygujących w KSeF.

Nic z tego nie jest nowe. Nowe jest to, że urząd widzi teraz wszystko, wiersz po wierszu.

Dwie zasady, które zmieniają znaczenie słowa „wystawiona”

Dwie zasady z ustawy o VAT i wyjaśnień Ministerstwa Finansów rozstrzygają, czy wiersz w rejestrze jest poprawny. Obie łatwo przeoczyć, kiedy pracujecie na zestawieniu od klienta.

Faktura ustrukturyzowana jest wystawiona w dniu przesłania do KSeF (art. 106na ust. 1 ustawy o VAT). Data, którą klient wpisał w programie, czyli pole P_1, to data podana przez wystawcę. Jeśli plik pójdzie do KSeF dzień później, w UPO i w numerze KSeF będzie data przesłania. Faktura przygotowana 31 października i wysłana 1 listopada została wystawiona w listopadzie.

Przy większości sprzedaży obowiązek podatkowy w VAT powstaje z dostawą, a nie z wystawieniem faktury, więc miesiąc się nie zmienia. Ale tam, gdzie obowiązek wiąże się z wystawieniem faktury, na przykład przy najmie czy refakturowaniu mediów, może się zmienić. Dołóżcie do tego nocną wysyłkę hurtową albo awarię KSeF na koniec miesiąca i różnica robi się całkiem realna.

Faktura odrzucona nigdy nie została wystawiona. KSeF może odrzucić plik, na przykład przez błąd w strukturze albo wysyłkę przez osobę bez uprawnień. Ministerstwo stoi na stanowisku, że faktury odrzuconej nie uznaje się za wystawioną. Nie dostaje numeru KSeF. Nie można jej skorygować ani anulować. Sprzedawca ją poprawia i wysyła ponownie, a datą wystawienia jest nowa data przesłania.

Kłopot w tym, że wiele programów do faktur trzyma odrzuconą fakturę na liście, z numerem i kwotą, a obok kolumnę statusu, której nikt nie czyta. Faktura trafia do eksportu, eksport trafia do biura i w rejestrze siedzi sprzedaż, której prawnie nie ma. Jeśli klient potem wyśle poprawioną wersję, możecie mieć w rejestrze obie.

Wiersze, które mogą nie mieć numeru KSeF

Nie każdy wiersz sprzedaży bez numeru KSeF to błąd. Po stronie sprzedaży w 2026 r. uzasadnione są:

• faktury wystawione, zanim klienta objął obowiązek KSeF (1 lutego 2026 r. dla największych firm, 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych),
• faktury najmniejszych sprzedawców, którzy do końca 2026 r. mogli zostać poza KSeF, dopóki ich miesięczna sprzedaż fakturowana nie przekraczała 10 000 zł,
• faktury z trybu offline24, które numer KSeF dostały później i trzeba go uzupełnić, kiedy już jest,
• sprzedaż z kasy dla osób prywatnych, księgowana z raportu dobowego,
• dokumenty, które w rozumieniu KSeF nigdy nie były fakturami.

Każdy z nich potrzebuje właściwego oznaczenia w JPK_V7. Omawiam je w tekście o oznaczeniach OFF, BFK i DI, razem z wierszem BFK obok NIP-u nabywcy, czyli klasycznym znakiem, że sprzedaż powinna była przejść przez KSeF.

Porównanie przed 25.

Samo sprawdzenie łatwo opisać. Dla każdego klienta VAT-owskiego, zanim pójdzie JPK_V7 za dany miesiąc:

1. Pobierzcie wszystkie faktury, które klient w tym miesiącu wystawił w KSeF. Większość biur ma już od klienta dostęp do faktur, bo pobiera zakupy, więc zwykle brakuje zapytania, a nie uprawnienia. Jeśli Wasze narzędzie patrzy na klienta tylko jako na nabywcę, od tego zacznijcie (zob. automatyczne pobieranie faktur z KSeF).
2. Dopasujcie je do rejestru sprzedaży po numerze KSeF, a wiersze bez numeru po numerze faktury, NIP-ie nabywcy i kwocie brutto.
3. Policzcie pięć rzeczy:
   • Faktury z KSeF bez wiersza. Sprzedaż, którą urząd widzi, a rejestr nie.
   • Wiersze bez numeru KSeF po dacie wejścia klienta do KSeF, minus uzasadnione wyjątki z listy wyżej.
   • Wiersze, którym nic w KSeF nie odpowiada. Kandydaci na fakturę odrzuconą, która nigdy nie została wystawiona.
   • Daty przesłania w innym miesiącu niż data w rejestrze, u klientów, u których obowiązek podatkowy może iść za datą wystawienia.
   • Korekty w KSeF, których nie ma w rejestrze.

Pierwsze dwie to mechanika. Trzecia jest najciekawsza, bo poprawka nie brzmi „dopisz numer KSeF”. Brzmi „sprawdź, czy ta sprzedaż w ogóle istnieje”.

Ile to kosztuje przy całym portfelu

Liczby orientacyjne, przykład hipotetyczny. Biuro ma 120 klientów VAT-owskich, każdy wystawia średnio 60 faktur sprzedaży miesięcznie. To około 7 200 wierszy sprzedaży co miesiąc. Jeśli 1% z nich w jakiś sposób nie zgadza się z KSeF, ktoś musi co miesiąc obejrzeć 72 wiersze. To jeszcze nie jest straszne. Straszne jest to, że dziś nikt ich nie ogląda, bo nikt nie porównuje.

Ręcznie to porównanie trwa na tyle długo, że nigdy nie wchodzi do rutyny przed 25. Puszczone przez program to po prostu lista, która rano 20. dnia miesiąca już na Was czeka.

Co robi agent, a co zostaje przy księgowej

Agent działa tylko do odczytu. Niczego nie dopisuje, nie zmienia ani nie usuwa, ani w rejestrze, ani w KSeF.

• Pobiera z KSeF faktury wystawione przez każdego klienta VAT-owskiego, co miesiąc, razem ze stroną zakupową.
• Dopasowuje je do rejestru sprzedaży i wypisuje luki w obie strony, z numerem KSeF, który powinien być w wierszu.
• Oznacza wiersze bez odpowiednika w KSeF jako „możliwie odrzucona albo niewysłana”, a nie jako błąd do poprawienia.
• Porównuje datę przesłania z datą w rejestrze i wypisuje faktury, które przeskoczyły granicę miesiąca.
• Znajduje korekty wystawione w KSeF bez wiersza w rejestrze i łączy każdą z fakturą pierwotną.
• Podpowiada oznaczenia (OFF, BFK) dla wierszy, które mają prawo nie mieć numeru KSeF.

Czego nie robi: nie ustala momentu powstania obowiązku podatkowego, nie decyduje o stawce VAT i nie przesądza, czy dokument w ogóle księgować. To osądy, które zostają przy osobie podpisującej plik. Gdzie przebiega ta granica, opisałem w tekście agent AI a odpowiedzialność, a jak wygląda taka współpraca w praktyce, na stronie agenci AI dla firm.

U klientów na ryczałcie to samo porównanie zasila ewidencję przychodów. Pułapkę faktury do paragonu po tamtej stronie opisałem przy JPK_EWP.

Jedna liczba na początek

Weźcie pięciu największych klientów VAT-owskich. Dla każdego policzcie wrześniowe faktury wystawione w KSeF i wiersze rejestru sprzedaży z numerem KSeF. U klienta, który w całości jest w KSeF, te liczby powinny być równe. Jeśli nie są, różnica to albo sprzedaż, o której nie wiedzieliście, albo sprzedaż, której nie było. O jednym i drugim lepiej wiedzieć, zanim zapyta urząd.

Jeśli chcecie zobaczyć, jak to porównanie wygląda dla całego portfela, napiszcie do mnie.