Faktura korygująca w KSeF z perspektywy biura rachunkowego: bez not, z błędnym NIP i z korektą, na którą czekacie

Noty już nie ma

Przez lata najszybszą poprawką w biurze rachunkowym była nota korygująca. Dostawca przekręcił ulicę klienta albo termin płatności, nabywca wystawiał notę, dostawca ją akceptował i po sprawie. Pięć minut, bez dzwonienia do działu fakturowania dostawcy.

To się skończyło. Art. 106k ustawy o VAT uchylono z dniem 1 lutego 2026 r. Od tego dnia każdą pomyłkę na fakturze, nawet literówkę w adresie, poprawia sprzedawca fakturą korygującą. Nie ma znaczenia, czy oryginał przeszedł przez KSeF, czy nie. Nabywca nie poprawi już niczego po swojej stronie.

Brzmi jak szczegół formalny. Dla biura zmienia to, kto trzyma długopis. Każda pomyłka, którą dostają Wasi klienci, staje się prośbą do cudzego działu fakturowania. I czekaniem. Ktoś w biurze musi pamiętać, że na coś czekacie.

Wczoraj pisałem o fakturach w trybie offline24, czyli o tych, które wypadają między dwa pobrania. Korekty to druga połowa bałaganu na koniec miesiąca: dokumenty, które wskazują wstecz, na faktury już zaksięgowane, wykazane w JPK albo w ogóle nieotrzymane.

Trzy dokumenty na jedną literówkę

Przypadek, który najbardziej zaskakuje biura, to błędny NIP nabywcy.

Przed KSeF błędny NIP był błędem formalnym i zwykle wystarczała nota. W KSeF NIP jest też adresem doręczenia: kto ma ten NIP, ten dostaje fakturę w swoim KSeF. Faktura wysłana na zły NIP nie tylko zawiera błąd. Trafia do firmy, która niczego nie kupiła.

Ministerstwo Finansów odpowiada na to trzema dokumentami. Oryginał z błędnym NIP zostaje w KSeF, bo z KSeF nic się nie usuwa. Sprzedawca wystawia do niego korektę do zera. Potem wystawia nową fakturę na właściwy NIP. Zwykła korekta nie przeniesie faktury do innego nabywcy, struktura na to nie pozwala.

Co to oznacza w biurze? Zależy, po której stronie stoi Wasz klient.

Jeśli Wasz klient jest sprzedawcą: korekta do zera idzie do okresu faktury pierwotnej, bo błąd istniał od dnia wystawienia. Jeśli oryginał jest w złożonym już JPK, ten JPK trzeba skorygować. Nowa faktura idzie do swojego okresu. Sprzedawca, który wystawił fakturę 28., zauważył błąd 3. i poprawił go 4., ma dokumenty w dwóch miesiącach i JPK do otwarcia. O tym, jak działają takie korekty i czego agent tam nie zrobi, pisałem w tekście o korektach JPK_V7.

Jeśli Wasz klient jest tym złym nabywcą: w jego KSeF pojawia się faktura od dostawcy, z którym nigdy nie handlował. Jeśli Wasze pobieranie księguje wszystko, co przyjdzie, to właśnie zaksięgowaliście mu koszt. Kilka dni później przychodzi korekta do zera. Jeśli obie trafiły do tego samego miesiąca, per saldo nic się nie stało, macie tylko szum. Jeśli rozjechały się na przełomie miesiąca, odliczyliście VAT od zakupu, którego nie było, i w następnym miesiącu trzeba to odkręcić.

Jeśli Wasz klient jest właściwym nabywcą: dalej czeka na swoją fakturę. Pojawi się dopiero wtedy, gdy sprzedawca dojdzie do trzeciego dokumentu.

Na co wskazuje korekta

Faktura korygująca w KSeF zawiera numer KSeF faktury, którą koryguje. To dobra wiadomość: w teorii sparowanie korekty z oryginałem to wyszukanie po numerze, a nie zgadywanie.

Jest jeden wyjątek. Jeśli oryginał wystawiono poza KSeF, na przykład zanim klienta objął obowiązek 1 lutego albo 1 kwietnia, albo w czasie awarii całkowitej, pole numeru KSeF zostaje puste. Przepisy mówią wprost, że ma zostać puste, a nie zawierać jakiś zastępczy ciąg znaków. Powiązanie opiera się wtedy na numerze i dacie wystawienia oryginału, tak jak zawsze.

Do końca 2026 r. będzie tego sporo: korekty wystawione w KSeF do faktur ze stycznia czy marca, które przez KSeF nigdy nie przeszły. I tu automatyczne parowanie się sypie, bo „FV/03/112” od jednego dostawcy może pasować do trzech dokumentów, jeśli jego numeracja co roku startuje od nowa.

Dwie rzeczy są jeszcze ważne dla terminów:

• Dla nabywcy korekta otrzymana przez KSeF jest otrzymana w dniu nadania jej numeru w KSeF. Ta sama zasada co przy każdej innej fakturze.
• Korekta obniżająca cenę i korekta błędnego NIP niekoniecznie idą do tego samego okresu. Pierwsza zwykle idzie według daty korekty, druga wraca do okresu oryginału. Program Wam tego nie powie. Może to zrobić pole z przyczyną korekty, o ile dostawca je wypełnił.

Trzy listy, które warto generować co noc

Większość z tego nie wymaga oceny. Wymaga listy, którą ktoś przeczyta. Tak wygląda kontrola, którą buduję w biurach. Działa wyłącznie w trybie odczytu:

1. Korekty bez pary. Dla każdej korekty pobranej w ostatnich 10 dniach roboczych szukamy oryginału w księgach klienta: po numerze KSeF, a gdy to pole jest puste, po numerze i dacie wystawienia. Wszystko bez dopasowania trafia na listę, w podziale na „oryginału nie pobrano”, „oryginał sprzed KSeF, sprawdzić ręcznie” i „kilka możliwych dopasowań”.
2. Pary, które sumują się do zera. Oryginał plus korekta daje zero. Każda taka para to albo anulowana sprzedaż, albo błędny NIP. Jeśli dokumenty siedzą w różnych okresach VAT albo oryginał jest w złożonym już JPK, para idzie na samą górę listy. Po stronie zakupów dochodzi filtr na dostawców, od których klient nigdy wcześniej nie kupował. Tak zwykle zdradza się faktura na zły NIP.
3. Korekty, na które czekacie. Skoro not już nie ma, księgowe oznaczają faktury zakupowe jako „poproszono o korektę”. Agent co noc sprawdza, czy przyszła korekta wskazująca na ten numer KSeF. Jeśli po 14 dniach jej nie ma, faktura wraca do osoby, która prosiła, z nazwą dostawcy i datą prośby.

Agent niczego nie księguje, niczego nie koryguje i nigdy nie pisze do dostawców. Daje konkretnej osobie trzy krótkie listy: klient X, korekta do zera faktury z sierpniowego JPK, już złożonego; klient Y, dwie korekty bez oryginału; klient Z, od 16 dni czeka na korektę od firmy kurierskiej. Reszta to telefon. Szerzej o tym, jak podchodzę do takich wdrożeń, piszę na stronie agenci AI dla firm.

Jeśli dopiero decydujecie, skąd mają przychodzić faktury, zacznijcie od tekstu o automatycznym pobieraniu faktur z KSeF. Ta kontrola pracuje na tym, co pobieranie ściągnie.

Dwie liczby na ten tydzień

1. Ile korekt dostali Wasi klienci we wrześniu i ile z nich umiecie sparować z oryginałem bez otwierania PDF-a? Różnica między tymi liczbami to mniej więcej Wasza ręczna praca co miesiąc.
2. Ile faktur zakupowych czeka teraz na korektę i kto to śledzi? Jeśli odpowiedź brzmi „księgowa pamięta”, to tak naprawdę brzmi „nikt”.

Chcecie, żeby nocna wersja tych list działała u Was? Napiszcie do mnie. Zwykle to trzecia kontrola, jaką buduję w biurze, po dostępach i fakturach offline.