Tryb offline24 w KSeF z perspektywy biura rachunkowego: faktura z 30-go, która przychodzi w październiku

Jedna faktura, dwa miesiące

Wasz klient prowadzi małą hurtownię. 30 września o 19:40 w magazynie pada internet i ostatnia faktura miesiąca wychodzi w trybie offline24: PDF z dwoma kodami QR, wręczony kierowcy. Następnego ranka ktoś wysyła ją do KSeF i 1 października dostaje numer.

Nikt nie zrobił nic złego. Offline24 jest właśnie po to. Ale zobaczcie, co ta jedna faktura robi w Waszym biurze.

U sprzedawcy należy do września: obowiązek podatkowy powstaje na zwykłych zasadach, a faktura ma datę 30-go. U nabywcy została otrzymana 1 października, bo fakturę wystawioną offline uznaje się za otrzymaną w dniu nadania jej numeru w KSeF. Jeśli prowadzicie księgi obu firm, macie jeden dokument, który żyje w dwóch okresach.

A jeśli wrześniowe pobranie faktur zakupowych poszło rano 1 października z filtrem po dacie wystawienia, tej faktury w KSeF jeszcze nie było. W październikowej paczce też jej nie będzie, jeśli ta również filtruje po dacie wystawienia. Wypadła między dwa zapytania.

Nic tego nie zgłasza. Nic się nie wysypuje.

O tej dziurze jest ten tekst. W zeszłym tygodniu pisałem o uprawnieniach KSeF, czyli o dostępie, którego nikt nie spisał. Faktury offline to druga połowa tego samego tematu: rzeczy, które nie psują się z hukiem, tylko po cichu znikają.

Cztery tryby, trzy terminy

KSeF 2.0 ma kilka sposobów wystawiania poza systemem i każdy ma swój zegar.

Offline24. Decyzja samego podatnika, z dowolnego powodu, czy KSeF działa, czy nie. Faktura trafia do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego po wystawieniu. To z tego trybu Wasi klienci będą korzystać w praktyce: słabe łącze, handlowiec na targach, laptop, który nie chce się uwierzytelnić.

Niedostępność KSeF. Ministerstwo ogłasza, że system nie działa (planowo albo nie). Faktury z tego okna idą do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego po jego zakończeniu.

Awaria. Ogłaszana w BIP Ministerstwa i przekazywana do programów. Tu termin to 7 dni roboczych od zakończenia awarii. To najdłuższy zegar ze wszystkich i to on psuje zamknięcie miesiąca, bo siedem dni roboczych łatwo wchodzi w kolejny okres VAT.

Awaria całkowita. Ogłaszana w mediach. Faktury wystawia się poza KSeF i w ogóle nie trzeba ich później przesyłać. Zdarza się rzadko, ale oznacza, że „brak numeru KSeF” nie jest automatycznie błędem.

Faktury offline mają dwa kody QR. Pierwszy pozwala każdemu zweryfikować fakturę, gdy już jest w KSeF. Drugi potwierdza, kto ją wystawił, i podpisuje się go certyfikatem KSeF typu offline. Jeśli klient wystawia offline, ktoś po jego stronie musi ten certyfikat mieć. To kolejna data ważności do rejestru z zeszłego tygodnia.

I jeszcze jedno, ważne dla harmonogramu: kary za naruszenia w KSeF zaczynają obowiązywać dopiero od 2027 r. W 2026 r. faktura offline wysłana trzy dni po terminie albo wcale nie kosztuje klienta ani złotówki kary. I tu jest pułapka. Nawyki wyrabiają się w roku bez sankcji, a kary przychodzą rok później.

Gdzie to boli biuro

O tym, kiedy wystawić offline, decyduje klient. Skutki lądują u Was, w trzech miejscach.

Zamknięcie miesiąca. Większość biur pobiera faktury zakupowe za zamknięty miesiąc dzień, dwa po jego końcu. Przy offline24 to zwykle wystarcza. Przy awarii z jej siedmioma dniami roboczymi już nie. Faktura wystawiona 29-go w trakcie awarii może zgodnie z prawem trafić do KSeF około 9-go następnego miesiąca. Jeśli zamykacie 5-go, tej faktury po prostu jeszcze nie ma.

Dwie daty, jeden filtr. Metadane KSeF zawierają i datę wystawienia, i datę przyjęcia faktury przez KSeF. Wasza integracja filtruje po jednej z nich. Po której? Pytałem o to w kilku biurach i szczera odpowiedź brzmiała zwykle: „po tej, która była domyślnie”. Filtr po dacie wystawienia gubi spóźnialskie faktury. Filtr po dacie KSeF przenosi faktury offline do następnego miesiąca, co jest dobre dla nabywcy i złe dla sprzedawcy. Żadne z tych ustawień nie jest złe zawsze. Błąd polega na tym, że nie wiecie, którego używacie.

Faktura, która nigdy nie dotarła. Offline24 opiera się na tym, że ktoś następnego dnia pamięta o wysyłce. Jeśli nikt nie pamięta, KSeF nie pokazuje niczego. Nabywca jej nie ma, biuro jej nie widzi, a w księgach sprzedawcy jest sprzedaż, która istnieje tylko jako PDF. To ten sam problem braku zamiast błędu, który opisałem przy brakującym UPO: nic się nie wysypuje, więc nikt nie patrzy.

Co sprawdzać i jak często

Nic z tego nie wymaga oceny. Wymaga listy, którą ktoś przeczyta. Tak wygląda kontrola, którą buduję w biurach, i działa wyłącznie do odczytu:

• Co noc, dla każdego klienta: metadane faktur z ostatnich 10 dni roboczych. Oznaczamy każdą fakturę, której data w KSeF jest późniejsza niż data wystawienia. To Wasze faktury z offline i z awarii. Większość rozjedzie się o jeden dzień roboczy i będzie niegroźna.
• Co noc, dla każdej serii sprzedażowej: luki w numeracji. Jeśli w KSeF są FV/09/112 i FV/09/114, a 113 nie ma, to albo ją anulowano, albo leży gdzieś jako PDF. Klienci z kilkoma seriami (sklep, hurt, korekty) potrzebują tego osobno dla każdej serii. Właśnie dlatego nikt nie robi tego ręcznie.
• Jeśli macie też dostęp do programu, w którym klient fakturuje: lista sprzedaży, która dwa dni robocze po wystawieniu nadal nie ma numeru KSeF. Zapomnianą wysyłkę łapie to pewniej niż luki w numeracji.
• Trzeciego i ósmego dnia roboczego każdego miesiąca: ponowne pobranie poprzedniego miesiąca po dacie wystawienia i porównanie z tym, co już zaksięgowane. Wszystko, co nowe, to spóźnialska faktura, która po stronie sprzedawcy należy do VAT za poprzedni miesiąc.

Agent niczego nie wysyła, niczego nie poprawia i nie dotyka certyfikatu klienta. Daje konkretnej osobie krótką listę: klient X, brak faktury 113; klient Y, trzy faktury przeszły na październik. Reszta to telefon. Szerzej o tym, jak podchodzę do takich wdrożeń, piszę na stronie agenci AI dla firm.

Jeśli chcecie zobaczyć, jak trzy główne ERP-y obsługują status KSeF i skąd te fakty da się odczytać z zewnątrz, zajrzyjcie do porównania KSeF w enova365, Optimie i Subiekcie. O stronie pobierania piszę w tekście o automatycznym pobieraniu faktur z KSeF.

Dwie liczby na ten tydzień

1. Ile faktur z zeszłego miesiąca, u wszystkich klientów razem, ma datę KSeF późniejszą niż datę wystawienia? Jeśli nie odpowiecie w pięć minut, nie wiecie, po której dacie filtruje Wasza integracja.
2. Ile z nich przeszło przez granicę miesiąca? Przy każdej sprawdźcie, czy siedzi we właściwym okresie po obu stronach.

Chcecie, żeby nocna wersja tej kontroli działała u Was? Napiszcie do mnie. Zwykle to druga kontrola, jaką buduję w biurze, zaraz po dostępach.