KSeF w enova365, Optimie i Subiekcie GT: siedem miesięcy po starcie

Dlaczego ten tekst jest z września, a nie ze stycznia

Każde porównanie obsługi KSeF w polskich ERP-ach powstało, zanim obowiązek wystartował. Wszystkie zadawały to samo pytanie — czy Wasz system będzie gotowy — i wszystkie straciły ważność w kwietniu, kiedy obowiązek objął wszystkich poniżej progu 200 milionów złotych. Duzi podatnicy weszli pierwsi, 1 lutego. Reszta 1 kwietnia.

Dziś sensowne pytanie brzmi inaczej. Przez te systemy przeszło siedem miesięcy prawdziwych faktur. Co się zepsuło i czy wybór ERP-a cokolwiek z tego tłumaczy?

Prawie nic — i nie tam, gdzie większość się tego spodziewa. Piszę tu głównie o enova365, Optimie i Subiekcie GT jako o celach integracji, a niedawno postawiłem ich API obok siebie. To jest rozwinięcie wiersza „KSeF" z tamtej tabeli — a jego uczciwa wersja jest krótsza i dziwniejsza, niż pozwoliłoby porównanie dostawców.

Wszystkie trzy wysyłają. Zamknijcie ten wiersz.

enova365 wypuściła obsługę API 2.0 z zapasem przed terminem i ma ją w systemie. Comarch trzyma moduł KSeF w Optimie od linii 2023/2024, więc każdy na wspieranej wersji już go ma. InsERT dowiózł KSeF w fali 1.89 Subiekta GT — czyli w wersji, do której Wasza licencja Sfery i tak Was popycha.

Trzech dostawców, trzy różne architektury, jeden identyczny wynik: faktura wychodzi z systemu, rejestr krajowy ją przyjmuje, wraca numer KSeF. Przez siedem miesięcy nie trafiłem na projekt, w którym to wysyłka była tym, co zawiodło.

Z tego płynie praktyczny wniosek. Jeśli oferta dostawcy wokół KSeF nadal opowiada o wysyłce — o zgodności, o gotowości — wycenia Wam problem, który przyszedł razem z licencją. Zapytajcie go zamiast tego o odbiór i zobaczcie, co się stanie.

Połowa, której nikt nie wycenił

To jest ta zmiana, której nikt porządnie nie policzył. Przed obowiązkiem faktura zakupowa przychodziła, bo dostawca postanowił Wam ją wysłać: mailem, PDF-em, czasem papierem. Jej przyjście było czyjąś decyzją, a jak nie przyszła, dostawca prędzej czy później się upomniał.

Teraz fakturą jest ustrukturyzowany dokument w KSeF. PDF w skrzynce to kopia grzecznościowa dokumentu, który już prawnie odebraliście. Nikt nie musi Wam niczego przysyłać.

Czyli dostawca, który przestał mailować — a czemu miałby nie przestać, skoro wystawił do systemu krajowego — to dostawca, którego faktury po cichu znikają z Waszych ksiąg. Nic się nie wysypuje. Niczego nie brakuje w sensie, w jakim system potrafi to wykryć. Z punktu widzenia ERP-a ten dostawca po prostu zamilkł.

To ten sam kształt awarii, na który wciąż trafiam gdzie indziej: pole nieobecne to nie jest pole puste, a systemy raportują brak jako spokój. Dokument, po który nigdy nie sięgnęliście, wygląda dokładnie tak samo jak dokument, którego nie ma.

Ten pomiar zajmuje godzinę. Weźcie jeden zamknięty miesiąc. Pobierzcie za niego listę przychodzącą z KSeF — każdą ustrukturyzowaną fakturę wystawioną na Wasz NIP w tym okresie. Policzcie. Teraz policzcie faktury zakupowe w rejestrze za ten sam miesiąc. Dwie liczby.

Nie zgodzą się. Kierunek różnicy mówi Wam, z czym macie do czynienia. Więcej w KSeF niż w księgach to ten drogi wariant: to odliczenia, których nie wzięliście, i dokumenty, o których nie wiecie, że je macie. Widziałem tę lukę na dwucyfrowych procentach w firmach, które uważają swoją księgowość za poukładaną, a przyczyna jest zawsze ta sama — proces wciąż zaczyna się od maila.

Każdy z tych trzech ERP-ów potrafi pobrać listę przychodzącą. I żaden nie powie Wam, że nigdy do niej nie zajrzeliście.

Trzy ciche stany

Wysyłka działa, tylko że ryzyko przeniosło się do niewysłania — a tu wszystkie trzy systemy zachowują się tak samo nieprzydatnie: awaria jest brakiem.

Pierwszy: wystawione, nigdy niewysłane. Dokument siedzi w księgach z numerem z serii i bez numeru KSeF. Nie odrzucony — nikt nigdy nie spróbował. Wysyłka poległa na uprawnieniu, na kolejce, na usłudze, która stanęła, albo na człowieku, który miał się tym zająć później. W ERP-ie leży dokument, który z punktu widzenia skarbówki nie jest fakturą. Nie zapala się żaden błąd, bo żadna operacja nie zawiodła. Żadnej operacji nie było.

Drugi: wysłane, odrzucone, nieprzeczytane. Wysyłka wróciła z odmową — walidacja, schemat, przeterminowane uprawnienie. Gdzieś leży komunikat, który to mówi. Odrzucenia zdarzają się na tyle rzadko, że nikt nie wyrobił sobie nawyku sprawdzania, a rzeczy rzadkie i bez przypiętego nawyku wychodzą na kontroli, nie w raporcie.

Trzeci: offline24, zegar biegnie. Faktura wystawiona w trybie offline musi trafić do KSeF w ciągu doby. I to jest naprawdę nowe: jedyny termin w polskiej księgowości liczony w godzinach. Cała reszta kalendarza chodzi w dniach albo miesiącach — 15., 20., 25. — a zespół poukładany wokół rytmu miesięcznego nie ma odruchu na zegar, który wygasa w nocy. Offline24 kładzie też na jednym dokumencie dwie daty: datę wystawienia offline i datę przyjęcia przez KSeF, a do przypisania okresu nie są wymienne. Zanim oprzecie się na którejkolwiek, sprawdźcie, którą Wasz system przechowuje i którą czytają Wasze raporty.

Żaden z tych trzech systemów nie zaalarmuje o żadnym z tych stanów. I to nie z niedbalstwa dostawców — ERP alarmuje o operacjach, które zawiodły, a to wszystko są operacje, które nigdy nie ruszyły.

Co agent realnie z tego odczyta

Tu porównanie API znów zaczyna mieć znaczenie i tu te systemy faktycznie się rozjeżdżają — nie w możliwościach KSeF, tylko w tym, jak tanio coś spoza ERP-a może zobaczyć stan.

enova365 wystawia przez WebAPI zapis faktury, jej numer KSeF i stan wysyłki, więc nocne uzgodnienie to naprawdę mała robota. Przy Optimie odpowiedź zależy od wersji i od licencji modułów — i to jest motyw przewodni całej Optimy: możliwość zwykle istnieje, pytanie brzmi, czy Wasza konkretna instalacja ma ten endpoint. Subiekt GT zachowuje się tak jak zawsze — dane są osiągalne przez Sferę na hoście z Windowsem, kosztem małej usługi, która trzyma sesję COM i wymaga pilnowania.

Różny nakład, te same osiągalne fakty. W każdym z trzech przypadków da się z zewnątrz odpowiedzieć na trzy pytania, które naprawdę mają znaczenie: które dokumenty nie mają numeru KSeF, które wysyłki wróciły z odmową i które faktury offline są jeszcze w swojej dobie.

Audyt i pierwsza rzecz warta zbudowania

Jedno popołudnie, na własnych danych, bez żadnego dostawcy:

1. Pokrycie po stronie odbioru. Liczba z listy przychodzącej KSeF kontra liczba z rejestru zakupu, jeden zamknięty miesiąc. Różnica jest Waszą liczbą.
2. Wystawione i ciche. Dokumenty sprzedaży, które leżą w księgach bez numeru KSeF i bez zapisanego błędu wysyłki — wylistujcie je z wiekiem w dniach. Najstarszy powie Wam, jak długo dokument potrafi przeleżeć w Waszym procesie niezauważony.
3. Odrzucenia. Każda odmowa z ostatniego półrocza, a przy każdej: ile dni minęło, zanim człowiek zareagował. Jeśli nie potraficie odpowiedzieć — to też jest odpowiedź.
4. Kto to trzyma. Kto wygenerował Wasz certyfikat KSeF i kiedy on wygasa? Jest ważny najwyżej dwa lata od wytworzenia, czyli u większości firm data wygaśnięcia wypada gdzieś w 2028 — i nie ma jej w niczyim kalendarzu. Przy certyfikacie typu drugiego wygaśnięcie oznacza, że nie wystawicie już nic offline. Rok 2028 nie jest pilny. Pilne jest to, że certyfikat trzyma jedna imiennie wskazana osoba i nikt poza nią się do niego nie dostanie — a to dokładnie to samo pytanie o dostęp, które przewiduje przebieg każdego projektu integracyjnego.

A potem zbudujcie tę nudną rzecz. Nocne zadanie tylko do odczytu, które wysyła trzy liczby do jednej osoby. Bez prawa zapisu, bez zatwierdzeń, bez ryzyka — a pokazuje klasę problemów, której dziś nie widać w żadnym z tych trzech systemów. Jeśli przez miesiąc każdego ranka przyjdą zera, kupiliście pewność za grosze. To też jest dobry wynik. I najtańszy z dostępnych.

Pracujecie na enova365, Optimie albo Subiekcie GT i nie wiecie, czego KSeF Wam po cichu nie mówi? Odezwijcie się. Dokładnie takie agenty AI dla firm buduję — i na enova365, i na pozostałych dwóch. To uzgodnienie tylko do odczytu stawiam na każdym z tych trzech systemów jako pierwsze: kosztuje mało, z niczym się nie kłóci i jest jedynym uczciwym sposobem, żeby sprawdzić, czy w ogóle jest tu większy projekt.