Wysłano to nie złożono: brak UPO i kontrola, którą biuro powinno robić po każdym terminie

Pytanie, po którym na sali robi się cicho

Zapytajcie biuro rachunkowe, ile zeszłomiesięcznych wysyłek ma odebrane UPO. Prawie każdy odpowie, że wszystkie. Potem poproście, żeby to pokazali — i robi się cicho.

Zazwyczaj zresztą się nie mylą — mają rację albo prawie. Kłopot w tym, że nikt w pokoju nie potrafi tego udowodnić w ciągu godziny. Biuro pilnuje czegoś innego: tego, czy plik wyszedł. Program pokazuje wysłano, operator odhacza klienta, miesiąc leci dalej.

Wczorajszy tekst o module Operacje wielofirmowe w Optimie omawiał pięć statusów deklaracji, które ten moduł prowadzi dla każdego klienta i miesiąca: brak → w buforze → zatwierdzona → wysłano → odebrano UPO. Cztery z nich to zapis tego, co program zamierzał zrobić. Tylko jeden jest dowodem, który przyszedł z zewnątrz. Dziś o luce między dwoma ostatnimi. To najtańsza kontrola, jaką biuro może zbudować — i prawie nikt jej nie ma.

Czym właściwie jest UPO

Wysyłacie JPK_V7 albo e-deklarację na bramkę Ministerstwa Finansów i odpowiedzi nie dostajecie. Dostajecie numer referencyjny. Wszystko, co dzieje się potem, to status przypięty do tego numeru. Te kody trzeba znać na pamięć:

• 100 / 120 — sesja przesyłania się rozpoczęła albo zakończyła i trwa weryfikacja dokumentu.
• 301, 302, 303 — nadal w przetwarzaniu: weryfikacja formalna, sprawdzanie certyfikatu, weryfikacja podpisu.
• 200 — przetwarzanie zakończone poprawnie, UPO do pobrania.
• 4xx — odrzucenie. Klasyk to 401: plik niezgodny ze schematem XSD. Pozostałe kody z tej grupy dotyczą podpisów, certyfikatów i uszkodzonych paczek.

Złożona jest tylko deklaracja ze statusem 200. Plik z kodem 4xx nigdy nie został złożony, cokolwiek pokazuje Wasz ekran.

Prawo patrzy na to tak samo. Ordynacja podatkowa (art. 12 § 6) uznaje termin w formie elektronicznej za zachowany, kiedy nadawca ma dowód otrzymania. Bez UPO nie macie więc deklaracji spóźnionej, tylko niepotwierdzoną. Na kontroli jedno od drugiego niewiele się różni.

Wysyłki do ZUS z Płatnika działają tak samo, z własnym potwierdzeniem i własnymi stanami. Wszystko, co piszę dalej, dotyczy ich w całości.

Trzy sposoby, w jakie plik jest wysłany, a nie złożony

W praktyce luka ma trzy źródła i każde wymaga czego innego.

1. Odrzucenie, którego nikt nie przeczytał. Plik poszedł. Program do wysyłki zapisał wysłano. Godzinę później bramka odpowiedziała kodem 401, a ta odpowiedź wylądowała w oknie statusów, do którego nikt nie zagląda, kiedy klient jest już odhaczony. Ten przypadek kosztuje najwięcej. Deklaracji nie ma, termin mija, a biuro dowiaduje się o wszystkim z pisma.

2. Plik zawieszony w przetwarzaniu w szczycie. Około 25. bramka zwalnia. Statusy stoją w 301 albo 302 godzinami. Operator zamyka okno, bo sprawdzi później, i bierze się za trzydziestu kolejnych klientów. Większość takich plików sama przechodzi na 200. Niektóre nie. A dopóki ktoś nie odpyta ponownie numeru referencyjnego, wyglądają dokładnie tak samo jak te, które przeszły.

3. UPO, które przyszło i nigdzie nie trafiło. Pobrane do jakiegoś folderu albo zostawione w programie do wysyłki, niepodpięte pod klienta i miesiąc. Prawnie nic się nie stało, dokument został odebrany. Ale w każdym raporcie taki wiersz wygląda tak samo jak przypadki 1 i 2 — zawyża lukę i uczy ludzi, żeby ją ignorowali.

Każdy z tych przypadków ma też paskudną odmianę: zgubiony numer referencyjny. O status można zapytać tylko po tym numerze, więc jego odzyskanie oznacza grzebanie w logach programu do wysyłki albo telefon na infolinię. Dlatego trzymajcie numer referencyjny jako osobne pole, obok klienta i miesiąca. Bez tej jednej zmiany nic z dalszej części tekstu nie zadziała.

KSeF to inne pytanie

Kusi, żeby wrzucić faktury z KSeF do tej samej kontroli. Nie róbcie tego — sprawdzalibyście nie to, co trzeba.

Według ustawy o VAT faktura ustrukturyzowana jest wystawiona w dniu przesłania do KSeF i otrzymana w dniu nadania jej numeru KSeF. Ministerstwo wyjaśniało też, że nie ma obowiązku pobierania i archiwizowania UPO z KSeF, które zresztą jest dostępne dopiero po zamknięciu sesji. Liczy się więc nie UPO z KSeF, tylko numer KSeF.

W KSeF kontrola wygląda zatem tak: faktury z numerem referencyjnym sesji, ale bez numeru KSeF. Dla nabywcy taka faktura nie istnieje. Nie pojawi się w jego automatycznym pobieraniu z KSeF, a pierwszym sygnałem kłopotu jest telefon w sprawie niezapłaconego dokumentu, o którym klient mówi, że nigdy go nie dostał. Mechanizm ten sam co w JPK. Pole inne.

Sama kontrola

Jedna tabela. Jeden wiersz na wysyłkę: klient, okres, formularz, numer referencyjny, godzina wysłania, ostatni znany kod statusu, UPO tak lub nie. Biuro z czterdziestoma klientami ma takich wierszy około stu miesięcznie, jeśli policzyć VAT, ZUS i zaliczki na podatek dochodowy.

Do tego jedna liczba: wiersze wysłane bez statusu 200. Trzy dni robocze po 25. ma być zero. Jeśli nie jest, każdy pozostały wiersz to konkretne pytanie do konkretnej osoby.

Szumu tu nie ma. I to odróżnia tę kontrolę od prawie każdego innego dashboardu, jaki biuro może sobie zbudować. Tablica gotowości z wczorajszego tekstu potrzebuje mapy stosowalności, zanim przestanie kłamać. Lista należności z tekstu o rozrachunkach w enova365 potrzebuje filtra fałszywych zaległości. Ta nie potrzebuje niczego. Każdy wiersz albo jest w porządku, albo jest problemem.

W biurach, w których to liczyłem, za pierwszym razem rzadko wychodziło zero. Zwykle kilka wierszy, najczęściej z przypadku 3, czasem z przypadku 1. Nikt o nich nie wiedział. Nikt ich wcześniej nie policzył.

Co tu robi agent, a czego robić nie może

Na pierwsze zadanie dla agenta w biurze rachunkowym trudno o coś lepszego. Agent tylko czyta i pracuje na danych, które biuro już ma.

Agent może:

• ponownie pytać o każdy numer referencyjny, który po 24 godzinach nadal jest w 30x;
• podpinać każde UPO pod właściwego klienta i okres, gdy tylko przyjdzie;
• przełożyć kod 4xx na zdanie, z którym człowiek wie, co zrobić (niezgodność ze schematem w części C, prawdopodobnie stara wersja formularza);
• przekazać osobie odpowiedzialnej za klienta wszystko, co po 48 godzinach wciąż wisi.

Nie może natomiast wysyłać ponownie. Poprawiony plik wysłany do urzędu to złożenie dokumentu w imieniu klienta — krok, który w tekście o tym, kto podpisuje postawiłem po drugiej stronie granicy. Agent przygotowuje sprawę w minutę: co poszło, co wróciło, co jest prawdopodobnie nie tak, ile zostało czasu. Decyduje człowiek. Jeśli odrzucony plik to JPK_V7, decyzja często obejmuje też korektę, a korekty rzadko są problemem z danymi.

Dlaczego zacząć właśnie tutaj

Większość biur chce zaczynać automatyzację od dekretacji, bo tam uciekają godziny. Rozumiem. Tyle że dekretacja wymaga mapowań, wyjątków i miesiąca strojenia, zanim ktokolwiek jej zaufa. Luka UPO wymaga jednej tabeli, jednego tygodnia i zero decyzji o tym, co jest poprawne. Te decyzje podjął już urząd.

Dostajecie przy okazji wskaźnik, który naprawdę coś mówi: udział miesięcy klienckich z UPO do 27. dnia miesiąca. To ten sam pomysł z rozkładem co w tekście o zamknięciu miesiąca, tylko przyłożony do tego, za co biuro faktycznie bierze pieniądze. Gdzie ta kontrola mieści się w pełnym agencie dla biura, pokazuje opis tego, jak działa agent AI w biurze rachunkowym, a zakres wdrożeń opisuję na stronie agenci AI dla firm.

Wiecie, ile zeszłomiesięcznych wysyłek w Waszym biurze ma UPO? Odezwijcie się. Zwykle wystarczy jeden eksport z programu do wysyłki, żeby to sprawdzić. A z odpowiedzi od razu widać, czy w ogóle jest tu materiał na projekt.