Agent AI dla biura rachunkowego — jak to działa od środka

Biuro rachunkowe z setką klientów przerabia kilka tysięcy dokumentów miesięcznie. Zapytaj kogokolwiek, kto tam pracuje, co zjada dzień, a nikt nie powie, że decydowanie, jak coś zaksięgować. Wszyscy mówią: przepisywanie. Otwieranie załącznika, odczytanie kwoty, wpisanie jej w drugie okno, sprawdzenie kontrahenta na białej liście, ustalenie, że klient nigdy nie przysłał faktury do tego przelewu na 8 000 zł z jedenastego.

Ocena sytuacji to ta część, za którą warto płacić księgowej. Przepisywanie nie. Więc agent, którego buduję, zabiera przepisywanie i oddaje ocenę — już posortowaną.

Poniżej to, co naprawdę dzieje się między „dokument przyszedł" a „księgowa klika akceptuj". Dziewięć kroków, cztery diagramy i jedna zasada, która kształtuje całą resztę.

Jedna zasada, na której stoi wszystko

System nigdy nie księguje.

Zapisuje dokument wraz z proponowanym dekretem do systemu księgowego i tam się zatrzymuje. O tym, czy to stanie się prawdziwym zapisem, decyduje człowiek. To nie jest ustawienie, nie jest to plan na drugi etap i nie jest to suwak, który ktoś przesunie, gdy zaufanie wzrośnie. Jest wymuszone w kodzie: przejście ze stanu oczekuje na akceptację do publikacji to jedyna droga do systemu księgowego i nie wykona się bez identyfikatora użytkownika i znacznika czasu.

Z tego wynika cała reszta. Skoro maszyna nie może zaksięgować, to maszyna trafiająca w 95% jest naprawdę użyteczna, a nie naprawdę niebezpieczna — bo pozostałe 5% ląduje przed człowiekiem, a nie w księgach.

Skąd biorą się dokumenty

Trzy kanały, jeden proces.

Skrzynka. Agent czyta pocztę biura przez IMAP co kilka minut, pobiera załączniki i pomija oczywisty szum — obrazki w stopce, logotypy, drobną grafikę. PDF zawierający sześć faktur zostaje rozdzielony na sześć dokumentów; gdy wykrycie zakresów stron nie jest wystarczająco pewne, plik trafia do kolejki ręcznego podziału, zamiast zostać przecięty w złym miejscu.

KSeF przez system księgowy. Tam, gdzie ERP już pobiera ustrukturyzowane faktury z KSeF, agent czyta je stamtąd. Te omijają odczyt w całości — przychodzą jako pola, a nie jako obraz pól, i nie ma czego interpretować.

Ręczne wgranie. Ktoś wrzuca plik w panelu i wskazuje klienta.

Niezależnie od kanału dokument jest sprawdzany pod kątem duplikatu po zestawie: klient, NIP sprzedawcy, numer dokumentu, kwota brutto i data wystawienia — plus numer KSeF tam, gdzie istnieje, co rozstrzyga sprawę definitywnie. Plik źródłowy jest przechowywany nienaruszony na zawsze; poprawki nigdy go nie nadpisują.

Potem rozpoznawany jest klient, w ustalonej kolejności: najpierw NIP nabywcy z dokumentu, potem adres nadawcy wobec listy dozwolonych adresów danego klienta, potem alias skrzynki. Brak dopasowania oznacza, że dokument czeka w kolejce, aż człowiek przypisze go jednym kliknięciem — nigdy zgadywanie, do czyich ksiąg należy.

Co agent odczytuje

Z każdego dokumentu: dane sprzedawcy i nabywcy wraz z NIP i numerem VAT-UE, numer dokumentu i numer KSeF, datę wystawienia, datę sprzedaży, termin i formę płatności, walutę, kwoty netto, VAT i brutto w rozbiciu na każdą stawkę, numer rachunku oraz wszystkie pozycje z ilością, ceną jednostkową, stawką i kwotami.

Dwie rzeczy z tej listy znaczą więcej niż jej długość.

Każde pole ma własny poziom pewności. Nie jedna ocena dla dokumentu — ocena osobno dla pola, bo w praktyce suma bywa odczytana bezbłędnie, a data jest niejednoznaczna, i traktowanie ich tak samo marnuje uwagę księgowej w złym miejscu.

Wyciągi bankowe nigdy nie trafiają do modelu. MT940 i CAMT.053 są parsowane deterministycznie, znak po znaku. Wyciąg to arytmetyka, a arytmetyka nie potrzebuje modelu językowego. Przez odczyt przechodzą tylko wyciągi w PDF i te dostają dodatkową kontrolę: saldo otwarcia plus obroty musi się zgadzać z saldem zamknięcia, inaczej wyciąg zostaje oznaczony.

Waluty obce rozliczane są po średnim kursie NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień powstania obowiązku podatkowego. Weekendy i święta cofają się wstecz, nigdy do przodu. Deterministycznie, audytowalnie, zawsze ta sama odpowiedź.

Co zatrzymuje dokument

Na każdym dokumencie uruchamia się jedenaście reguł. Osiem z nich potrafi go zatrzymać.

Szczegół wart zatrzymania to trzeci wynik. Gdy biała lista albo VIES po prostu nie odpowiada — a publiczne rejestry bywają niedostępne — reguła zwraca oczekuje, a nie zaliczone. Dokument czeka, a próba się powtarza. Awaria rejestru nigdy nie staje się cichą akceptacją. To rozróżnienie brzmi pedantycznie do miesiąca, w którym uchroni biuro przed odliczeniem VAT z faktury firmy wykreślonej dwa tygodnie wcześniej.

Blokadę można zdjąć ręcznie, ale uzasadnienie jest obowiązkowe, trafia do dziennika zdarzeń i zostaje widoczne na dokumencie na stałe. Każdy wynik reguły zapisuje też dane wejściowe, na których powstał, więc decyzję da się wytłumaczyć podczas kontroli także za trzy lata.

Propozycja dekretu

Plan kont jest pobierany z systemu księgowego osobno dla każdego klienta, nocą i na żądanie. Na jego podstawie agent proponuje konto dla każdego dokumentu, wraz z krótkim uzasadnieniem i poziomem pewności. Uwzględnia NKUP, ograniczenia dla samochodów osobowych oraz odwrotne obciążenie przy WNT i imporcie usług.

Propozycja jest doradcza i przedstawiana jako propozycja — nigdy jako decyzja już podjęta. Gdy księgowa ją zmieni, zmiana zapisuje się razem z pierwotną sugestią, dzięki czemu skuteczność jest mierzalna per klient i per biuro, a nie pozostaje kwestią wrażenia. Ta liczba jest uczciwą podstawą do oceny, czy całość działa.

Ekran akceptacji

Ten ekran jest używany setki razy dziennie, więc został zbudowany pod szybkość, a nie pod prezentację. Z jednej strony podgląd dokumentu, z drugiej odczytane pola; kliknięcie w pole podświetla miejsce, z którego pochodzi. Poprawki robi się na miejscu.

Praca jest podzielona na kolejki — do akceptacji, do uzupełnienia, zatrzymane przez walidację, opublikowane, nieudane. Dokumenty powyżej progu pewności i bez blokad można zaakceptować zbiorczo. Pętla akceptuj-i-następny działa z klawiatury, bo przy takim wolumenie to wędrówki myszą są głównym kosztem.

Każdy dokument zachowuje pełną historię: każdą zmianę, kto ją wprowadził i kiedy, akceptację, publikację oraz powstały numer w systemie księgowym.

Druga połowa: czego brakuje

Zaksięgowanie tego, co przyszło, to dopiero połowa miesiąca. Druga połowa to dokumenty, które nigdy nie dotarły.

Agent czyta wyciągi bankowe, ustala, które operacje powinny mieć dokument, i pilnuje tych, które go nie mają.

Wyłączenia są tu równie ważne jak same luki. Przelewy między własnymi kontami klienta, podatki i ZUS, wynagrodzenia, opłaty bankowe — żadne z nich nie potrzebuje faktury, a system, który je zgłasza, uczy wszystkich, żeby go ignorować. Księgowa może też raz oznaczyć operację jako stałą bez dokumentu i reguła obowiązuje od tego momentu. Każde wyłączenie zapisuje powód zastosowania, bo wyłączenie bez wyjaśnienia jest nie do odróżnienia od błędu.

To, co zostaje, jest uszeregowane, a nie tylko wypisane. Luka na 40 zł z zeszłego wtorku i luka na 12 000 zł sprzed sześciu tygodni to nie ten sam problem, a ranking zaostrza się automatycznie w miarę zbliżania się terminu JPK_V7.

Widok biura składa to w całość: którzy klienci są gotowi do zamknięcia okresu, u których są luki krytyczne, ile dokumentów czeka na akceptację. Listę luk można wyeksportować do XLSX, per klient albo dla całego biura.

Upominanie klientów bez wysyłania czegokolwiek samemu

Agent układa treść przypomnienia — data, kwota, kontrahent, tytuł przelewu, wszystko, czego klient potrzebuje, żeby odnaleźć dokument u siebie — i czeka. Nigdy nie wysyła samodzielnie. Partie wychodzą dopiero po zatwierdzeniu przez kogoś z biura, częstotliwość i szablony ustawia się per klient, a operacja, o którą już upominano, nie wraca w okresie ciszy.

Powód ten sam, co przy księgowaniu: przygotowanie treści to praca, wysłanie to relacja.

Gdzie są dane

Każde biuro dostaje własny schemat bazy, a nie kolumnę z identyfikatorem we wspólnych tabelach. Jedna zapomniana klauzula WHERE przy wspólnych tabelach wypuszcza dokumenty klientów jednego biura do drugiego, a w tej branży to nie jest błąd do załatania — to koniec działalności. Rozdzielenie schematów sprawia, że sięgnięcie do cudzych danych wymaga błędu celowego, a nie przeoczenia.

Dokumenty są szyfrowane kluczem biura, zanim opuszczą proces, więc magazyn obiektów przechowuje bajty, których nie potrafi odczytać. Do przeczytania dokumentu potrzebna jest właściwa ścieżka i właściwy klucz.

Konektor stojący w biurze jest celowo cienki: przekazuje polecenia i nie ma w sobie logiki biznesowej, stanu biznesowego ani decyzji. Nie da się go nawet skompilować przeciwko kodowi domenowemu — build się wywala, gdy ktoś spróbuje. To właśnie utrzymuje go konektorem, zamiast pozwolić mu powoli stać się drugą, nieudokumentowaną wersją systemu.

Czego agent nie robi

• Nie księguje. Napisane wyżej, ale należy się też tej liście.
• Nie prowadzi rozrachunków. Powiązanie płatności z konkretną fakturą w systemie księgowym jest poza zakresem.
• Nie gwarantuje procentu trafności dekretu. Trafność to cel jakościowy, który się mierzy i raportuje, a nie liczba sprzedawana z góry. Kto obiecuje gwarantowany poziom, nie prowadził tego na produkcji.
• Nie zastępuje księgowej. Zastępuje przepisywanie. Decyzje oceniające, kwestie podatkowe i relacje z klientami zostają dokładnie tam, gdzie były.

Od czego zacząć

Nie od wszystkiego naraz. Wybierz ten jeden obieg dokumentów, który boli najbardziej — zwykle faktury zakupowe przychodzące mailem — i przepuść go od początku do końca przez miesiąc, na prawdziwych dokumentach i prawdziwych akceptacjach. Skuteczność widać od drugiego tygodnia i to ona uczciwie mówi, czy warto podłączać kolejny obieg.

Jeśli prowadzisz biuro rachunkowe i brzmi to jak opis twojego miesiąca — napisz do mnie, przejdziemy przez twój rzeczywisty wolumen dokumentów.