JPK_EWP za 2026 r. w biurze rachunkowym: ryczałtowcy wysyłają tylko sprzedaż, a KSeF zna ją co do faktury

Najprostszy plik JPK i najłatwiejszy do sprawdzenia

Klienci na ryczałcie, którzy składają miesięczny JPK_V7M, wysyłają pierwszy roczny JPK_EWP za 2026 r. do 30 kwietnia 2027 r. Pozostali ryczałtowcy rok później. To ten sam kalendarz co przy JPK_PKPiR, więc większość biur potraktuje oba pliki jako jedną wiosenną robotę.

To nie jest ta sama robota. KPiR to głównie koszty, a koszty przychodzą od innych: PDF-y, zdjęcia, zagraniczni dostawcy, faktury, których klient zapomniał przesłać. Z ewidencją przychodów ryczałtowca jest odwrotnie. Kosztów nie ma w niej wcale. Jest tylko sprzedaż klienta, a od kiedy KSeF jest obowiązkowy, klient wystawia te faktury przez KSeF. Urząd nie potrzebuje JPK_EWP, żeby wiedzieć, co Wasz ryczałtowiec zafakturował w czerwcu. Te faktury już ma.

Dla urzędu JPK_EWP to więc niewiele nowego. To raczej test: czy ewidencja prowadzona przez biuro zgadza się z danymi, które urząd już ma. Dlatego ten plik JPK najłatwiej sprawdzić z wyprzedzeniem.

I najgłupiej byłoby go zepsuć.

Kto wysyła i kiedy

Obowiązek wynika z ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym (art. 15 ustawy z 20 listopada 1998 r.) i wchodzi etapami, tak samo jak JPK_PKPiR:

• Fala 1, rok 2026. Ryczałtowcy składający JPK_V7M. Ewidencja przychodów prowadzona elektronicznie od 1 stycznia 2026 r., plik za cały rok do 30 kwietnia 2027 r.
• Fala 2, rok 2027. Wszyscy pozostali na ryczałcie: składający JPK_V7K i zwolnieni z VAT. Pierwszy plik za 2027 r., wysyłany w 2028 r.
• Osobno: JPK_ST. Wykaz środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych idzie jako osobna struktura. Też dostał w 2026 r. nowe pola, między innymi numer KSeF faktury zakupu i datę wytworzenia.

Pierwsze zadanie jest takie samo jak przy KPiR i zajmie jedno popołudnie: lista klientów na ryczałcie z oznaczeniem V7M albo V7K/zwolniony. Kto w 2026 r. zmienił status VAT albo częstotliwość rozliczeń, trafia na kupkę „najpierw sprawdzić”. Sporo ryczałtowców to małe firmy zwolnione z VAT, więc fala 1 może okazać się krótszą listą, niż się spodziewacie.

Jak teraz wygląda wiersz

Plik ma strukturę JPK_EWP(4). Każdy wiersz przychodu zawiera:

• datę wpisu i datę uzyskania przychodu,
• numer dowodu,
• numer KSeF faktury,
• kod kraju i numer identyfikacyjny kontrahenta,
• kwotę przychodu,
• stawkę ryczałtu dla tego przychodu,
• opcjonalne uwagi.

Trzy z nich ważą więcej niż reszta.

Numer KSeF i NIP są w schemacie opcjonalne. To nie zaproszenie, żeby zostawiać je puste. Są opcjonalne, bo sprzedaż z kasy dla osoby prywatnej nie ma ani jednego, ani drugiego. Faktura dla firmy, która jest w KSeF, a w ewidencji leży bez numeru, to wiersz, który urząd potrafi dopasować, a Wy nie. Powinno być odwrotnie.

Stawka jest w każdym wierszu. Klient, którego główna usługa idzie po 12%, a od czasu do czasu sprzedaje coś według innej stawki, ma dwa rodzaje wierszy, a plik pokazuje, który przychód poszedł po jakiej stawce. Wcześniej zła stawka przy jednej usłudze ginęła w sumie miesięcznej. Teraz to kolumna, tuż obok NIP-u kontrahenta.

Koniec wpisów zbiorczych. Od 2026 r. dzienne zestawienie faktur nie jest już dowodem księgowym. Sprzedaż fakturowana idzie fakturą po fakturze. Sprzedaż z kasy dla osób prywatnych nadal wpisuje się z raportu dobowego. Ustawodawca zniósł też obowiązek wykazywania w ewidencji odliczeń od przychodu przy liczeniu ryczałtu za miesiąc, więc ewidencja jest teraz czystszą listą sprzedaży.

Gdzie ewidencje ryczałtowców się rozjeżdżają

Dzięki KSeF główne sprawdzenie jest prawie banalne: lista faktur wystawionych przez klienta obok listy wierszy w ewidencji. Ciekawsze jest co innego: z jakich powodów listy się nie zgadzają i które z tych powodów są w porządku.

Wiersze bez numeru KSeF, które mają do tego prawo:

• sprzedaż z kasy na podstawie raportu dobowego,
• faktury wystawione, zanim klienta objął obowiązek KSeF (dla większości firm 1 kwietnia 2026 r.),
• faktury najmniejszych sprzedawców, którzy do końca 2026 r. mogli wystawiać poza KSeF, dopóki ich miesięczna sprzedaż fakturowana nie przekraczała 10 000 zł. Wielu ryczałtowców mieści się dokładnie tu,
• faktury offline przed nadaniem numeru (o trybie offline24 pisałem osobno),
• faktury dla zagranicznych odbiorców wystawione poza KSeF tam, gdzie było to dozwolone.

Prawdziwe problemy:

1. Faktura w KSeF bez wiersza. Klient wystawił ją w swoim programie do faktur i nie dał znać biuru. Najczęstszy przypadek. Urząd ten przychód widzi, ewidencja nie.
2. Wiersz bez numeru KSeF dla faktury, która go ma. Zwykle wpisany z PDF-a albo z miesięcznego zestawienia sprzedaży, które przysłał klient.
3. Faktura do paragonu. Kupujący płaci przy kasie, potem prosi o fakturę na NIP. Paragon już siedzi w raporcie dobowym. Jeśli faktura też trafi do ewidencji jako sprzedaż, ten sam przychód jest policzony dwa razy. Stara pułapka, tyle że w 2026 r. ta faktura jest też w KSeF. Sprawdzenie, które nie szuka odwołania do paragonu, chętnie ją „znajdzie” i oznaczy jako brakującą.
4. Stawka, która się przesunęła. Ten sam klient, ten sam rodzaj usługi, osiem miesięcy po 12% i jeden po 15%. Czasem słusznie. Często to ustawienie domyślne w programie do faktur.
5. Resztki zestawień. „Sprzedaż wg zestawienia, maj” jako jeden wiersz. Stare nawyki.

Fakturę do paragonu omówcie z zespołem, zanim ktokolwiek uruchomi sprawdzenie. Naiwna wersja sprawdzenia popycha w złą stronę. Mówi: „ta faktura z KSeF nie ma wiersza, dopisz ją”, a poprawna odpowiedź brzmi: „ten przychód już jest w ewidencji przez raport dobowy”.

Próbny eksport za styczeń–wrzesień

Dla każdego klienta z fali 1 wygenerujcie JPK_EWP(4) za okres od 1 stycznia do 30 września. Nie wysyłajcie go. Potem pobierzcie z KSeF faktury wystawione przez klienta za ten sam okres. Jeśli już automatycznie ściągacie faktury z KSeF, to pewnie tylko zakupowe, więc dołóżcie stronę sprzedaży (zob. automatyczne pobieranie faktur z KSeF).

Policzcie pięć rzeczy:

1. Faktury z KSeF bez pasującego wiersza (dopasowanie po numerze faktury, NIP nabywcy i kwocie).
2. Wiersze z datą po wejściu klienta do KSeF bez numeru KSeF, minus uzasadnione wyjątki z listy wyżej.
3. Faktury z KSeF z odwołaniem do paragonu i to, czy ten przychód już jest w raporcie dobowym.
4. Wiersze ze stawką inną niż dominująca u klienta dla tego rodzaju przychodu.
5. Wiersze, które wyglądają na zestawienia.

Potem JPK_ST: środki w wykazie bez nowych pól i zakupy z 2026 r., które wyglądają na środek trwały, a do wykazu nie trafiły. Wersję tego problemu dla pełnych ksiąg opisałem w tekście o JPK_ST_KR i większość z niego da się tu przenieść.

Ile to kosztuje przy całym portfelu

Policzmy z grubsza, na przykładzie wymyślonego biura. Ma 40 klientów na ryczałcie, 15 z nich na V7M. Przeciętny klient z fali 1 wystawia 35 faktur miesięcznie. Dziewięć miesięcy to 315 wierszy na klienta, około 4 700 w całej fali 1.

To mniejsza kupka niż po stronie KPiR i kusi, żeby powiedzieć, że ktoś przejrzy ją ręcznie w tydzień. Raz by się dało. Kłopot w tym, że to nie jest robota na raz. Klient, który w czerwcu zapomniał o trzech fakturach, w listopadzie zapomni znowu, a plik w kwietniu obejmie oba miesiące. To porównanie dwóch list, które powinno chodzić co miesiąc.

Co robi agent, a co zostaje przy księgowej

Agent działa tylko do odczytu. Nie dopisuje, nie zmienia i nie usuwa wierszy.

• Pobiera z KSeF faktury wystawione przez każdego klienta na ryczałcie i co miesiąc porównuje je z ewidencją.
• Wypisuje luki w obie strony: faktury z KSeF bez wiersza i wiersze bez numeru KSeF, razem z numerem, który powinien tam być.
• Wyłapuje faktury do paragonów po odwołaniu do paragonu i sprawdza, czy przychód jest już w raporcie dobowym. Na liście stoi wtedy „możliwe podwójne ujęcie”, a nie „brak”.
• Oznacza nietypowe stawki dla klienta i rodzaju przychodu.
• Sprawdza JPK_ST pod kątem brakujących pól i prawdopodobnie pominiętych środków.

Czego nie robi: nie decyduje, jaka stawka należy się usłudze, nie uznaje sprzedaży za prywatną zamiast firmowej i nie poprawia wierszy. Klasyfikacja stawki według ustawy o ryczałcie to osąd z konsekwencjami i zostaje przy osobie, która podpisuje. Gdzie przebiega ta granica, opisałem w tekście agent AI a odpowiedzialność, a jak wygląda taka współpraca w praktyce, na stronie agenci AI dla firm. Agent przygotowuje listę, księgowa decyduje, co znaczy każda pozycja.

Kalendarz

• Październik: podział klientów na ryczałcie na falę 1, falę 2 i „najpierw sprawdzić”. Próbny eksport dla fali 1, ze sprzedażą pobraną z KSeF.
• Listopad: domknięcie luk, zaczynając od największych klientów. Rozstrzygnięcie przypadków faktur do paragonów z uwzględnieniem tego, jak każdy klient korzysta z kasy. Ustalenie, kto podpisuje każdy plik.
• Grudzień: ponowny eksport za styczeń–listopad, zanim zamknięcie roku zje cały miesiąc.
• Styczeń–kwiecień 2027: comiesięczne powtórki, potem właściwy plik. Fala 2 zaczyna swój rok 1 stycznia, więc u niej sprawdzenie rusza od pierwszego miesiąca.

Jedna liczba na początek

Weźcie trzech największych klientów na ryczałcie rozliczających się przez V7M. Dla każdego policzcie faktury wystawione w KSeF we wrześniu i wrześniowe wiersze ewidencji z numerem KSeF. U ryczałtowca te liczby powinny być prawie równe: każda zafakturowana sprzedaż jest jego własna, a różnica bierze się tylko ze sprzedaży, o której biuro się nie dowiedziało, albo z paragonu, który już był policzony. Jeśli są daleko od siebie, znaleźliście swój listopad.

Jeśli chcecie, żeby ktoś drugi przejrzał to liczenie, albo zobaczyć, jak agent robi je dla całego portfela, napiszcie do mnie.