JPK_PKPiR za 2026 r. w biurze rachunkowym: plik, który piszecie od stycznia, choć wyślecie go w kwietniu 2027

Tego pliku nie przygotowujecie. Piszecie go od stycznia

Klienci na KPiR, którzy składają miesięczny JPK_V7M, wysyłają pierwszy roczny JPK_PKPiR za 2026 r. do 30 kwietnia 2027 r., czyli w terminie na zeznanie roczne. Pozostali klienci na KPiR rok później. Tyle w skrócie. I właśnie dlatego większość biur w myślach odłożyła ten plik do szuflady „wiosna”.

Zła szuflada. JPK_PKPiR nie jest raportem, który zbierzecie w kwietniu. To eksport księgi w takim stanie, w jakim jest, a dziewięć miesięcy tej księgi już istnieje. Każdy wiersz wpisany od stycznia, według zasad, które też zmieniły się w styczniu, trafi do pliku dokładnie tak, jak go wpisano. Nic go nie sprawdza aż do dnia, w którym ktoś wygeneruje plik. Jeśli to będzie 28 kwietnia 2027 r., każdy znaleziony błąd będziecie poprawiać w pośpiechu.

Październik to najtańszy moment, żeby do niego zajrzeć. Oto na co patrzeć.

Kto wysyła i kiedy

Obowiązek wynika z art. 24a ustawy o PIT i wchodzi etapami, według częstotliwości rozliczeń VAT:

• Fala 1, rok 2026. Podatnicy PIT na KPiR składający JPK_V7M. Księga prowadzona elektronicznie od 1 stycznia 2026 r., plik za cały rok do 30 kwietnia 2027 r.
• Fala 2, rok 2027. Wszyscy pozostali na KPiR: składający JPK_V7K i zwolnieni z VAT. Pierwszy plik za 2027 r., w terminie na zeznanie w 2028 r. 30 kwietnia 2028 r. wypada w niedzielę, a 1 maja to święto, więc w praktyce 2 maja 2028 r.
• Poza KPiR. Ryczałtowcy składają JPK_EWP. Klienci na pełnych księgach są w świecie JPK_CIT, o którym pisałem w tekście o JPK_CIT.

Ewidencja środków trwałych klientów na KPiR nie wchodzi do JPK_PKPiR. Wysyła się ją osobno, jako JPK_ST.

Pierwsze zadanie to więc lista. Zajmie jedno popołudnie: każdy klient na KPiR z oznaczeniem V7M albo V7K/zwolniony. Jeśli ktoś w 2026 r. zmienił częstotliwość rozliczeń, odłóżcie go na trzecią kupkę i sprawdźcie, jak traktuje się jego przypadek, zanim przypiszecie go do którejkolwiek fali. Tu nie zgadujcie.

Co zmieniło się w samej księdze w styczniu

Plik jest nowy, ale większa zmiana dotyczy księgi, z której powstaje. Od 1 stycznia 2026 r. obowiązuje nowe rozporządzenie w sprawie prowadzenia KPiR z 6 września 2025 r. Dla eksportu liczą się cztery rzeczy:

• Kolumna na numer KSeF faktury. Każda faktura, która jest w KSeF, powinna mieć w księdze swój numer.
• Kolumna na identyfikator podatkowy kontrahenta. Wystarczy NIP. Wiersz z nazwą i bez NIP-u kiedyś nikomu nie przeszkadzał. Teraz to puste pole w ustrukturyzowanym pliku.
• Koniec zestawień zbiorczych. Dzienne zestawienia faktur sprzedaży przestały być dowodem księgowym. Wpisy idą fakturą po fakturze. Nawyki („sprzedaż wg zestawienia, 14 faktur”) żyją dłużej niż przepisy, zwłaszcza u klientów, którzy sami wprowadzają sprzedaż.
• Tylko forma elektroniczna. Klienci z fali 1 prowadzą księgę w programie od 1 stycznia. Klient, który do grudnia miał papierową księgę, a styczeń wklepał z opóźnieniem, i tak wygeneruje strukturalnie poprawny plik. Czy treść się zgadza, to inna sprawa.

W programach obowiązuje teraz struktura JPK_PKPiR(3). Dokumentacja Comarch ERP Optima podaje na przykład, że zakres dat nie może przekraczać roku kalendarzowego, plików nie da się scalać, a podpis niekwalifikowany dla tej struktury nie jest dostępny. Sprawdźcie przed kwietniem, jak faktycznie zostanie podpisany plik każdego klienta. Kto podpisuje i na jakiej podstawie, to pytanie na październik, nie na ostatni tydzień.

Kolumna, która zaboli: numery KSeF

Od 1 lutego 2026 r. każda firma odbiera faktury ustrukturyzowane przez KSeF. Od lutego większość krajowych faktur zakupowych ma więc w KSeF swój numer. Tylko czy ten numer trafił do księgi?

Często nie. Powód jest nudny. Faktura przyszła do biura jako PDF w mailu albo zdjęcie od klienta i ktoś zaksięgował ją z tego. Kopia w KSeF była tam cały czas, tylko nikt jej nie podpiął.

Część wierszy nie ma numeru KSeF i tak ma być. Te trzeba odsiać najpierw, inaczej będziecie gonić duchy:

• faktury od zagranicznych dostawców,
• paragony z NIP,
• faktury od sprzedawców, których obowiązek KSeF jeszcze nie objął (najmniejsi mają czas do 1 stycznia 2027 r.),
• faktury offline przed nadaniem numeru (o trybie offline24 pisałem osobno).

Całą tę listę rozpisałem w tekście o dokumentach poza KSeF. Po ich odjęciu zostaje prawdziwa luka: wiersze w księdze dla faktur, które w KSeF są, a numeru nie mają. Każdy z osobna to drobiazg. W skali roku i portfela to różnica między plikiem, który zgadza się z danymi urzędu, a takim, który się nie zgadza.

Jest też druga strona lustra: faktury, które leżą w KSeF i nigdy nie trafiły do księgi. Część to zakupy prywatne na firmowy NIP, słusznie pominięte. Część to koszty, których klient nie przesłał. Urząd widzi w KSeF wszystkie. Księga to miejsce, w którym biuro może wyjaśnić, która jest która, a w październiku wyjaśnia się to dużo łatwiej niż po tym, jak przyjdzie pytanie.

Próbny eksport za styczeń–wrzesień

Najtańsza diagnoza: wygenerować plik wcześniej. Dla każdego klienta z fali 1 zróbcie JPK_PKPiR(3) za okres od 1 stycznia do 30 września. Nie wysyłajcie go. Otwórzcie i policzcie cztery rzeczy:

1. Wiersze kosztowe od lutego z pustym numerem KSeF, minus uzasadnione wyjątki z listy wyżej. To jest luka numerów KSeF.
2. Faktury zakupowe z KSeF za ten okres bez odpowiadającego wiersza w księdze. Dopasowanie po NIP, numerze faktury i kwocie brutto.
3. Wiersze bez identyfikatora kontrahenta tam, gdzie on oczywiście istnieje.
4. Wpisy zbiorcze. Szukajcie w opisie „zestawienie”, „wg zestawienia”, „sprzedaż dzienna” i podobnych.

Potem to samo dla JPK_ST: środki amortyzowane w księdze, których nie ma w ewidencji, i odwrotnie.

Wynikiem nie jest „zdał/nie zdał”. Wynikiem jest lista klientów posortowana według skali problemu. Ta kolejność mówi, na co pójdzie listopad.

Ile to kosztuje przy całym portfelu

Policzmy z grubsza. Załóżmy, że biuro ma 60 klientów na KPiR, 25 z nich na V7M, a przeciętny klient księguje 60 dokumentów kosztowych miesięcznie. Dziewięć miesięcy to 540 wierszy na klienta, około 13 500 w całej fali 1.

Nikt nie porówna ręcznie 13 500 wierszy z KSeF. W praktyce biura robią próbki, znajdują kilka problemów u klientów, o których i tak się martwią, a resztę przepuszczają. Samo sprawdzenie jest mechaniczne: dwie listy faktur i dopasowanie po trzech polach. To dokładnie ta praca, do której nie powinna być potrzebna księgowa, i dokładnie ta, którą się pomija, bo w praktyce i tak spada na księgową.

Co robi agent, a co zostaje przy księgowej

Agent działa tu tylko do odczytu. Nic nie księguje.

• Generuje albo czyta próbny eksport dla każdego klienta, według harmonogramu. Od teraz co miesiąc, a nie raz w kwietniu.
• Dopasowuje wiersze księgi do faktur pobranych z KSeF, które biuro i tak już ściąga (zob. automatyczne pobieranie faktur z KSeF). Wynik: wiersze bez numeru, który powinien tam być, razem z tym numerem, oraz faktury z KSeF bez wiersza w księdze.
• Wyłapuje pozostałości: wpisy zbiorcze, brak NIP, wiersze spoza okresu.
• Uzgadnia ewidencję środków trwałych z amortyzacją w księdze.

Czego nie robi: nie decyduje, że niezaksięgowana faktura z KSeF to zakup prywatny, nie przenosi kosztu do innego miesiąca i nie zmienia wierszy. To są osądy i zostają przy osobie, która podpisuje. Gdzie przebiega ta granica, opisałem w tekście agent AI a odpowiedzialność, a jak wygląda taka współpraca w praktyce, na stronie agenci AI dla firm. Podział jest ten sam co wszędzie w księgowości: agent przygotowuje listę, człowiek decyduje.

Kalendarz

• Październik: podział portfela na falę 1, falę 2 i „najpierw sprawdzić”. Próbny eksport dla fali 1.
• Listopad: luka numerów KSeF i niezaksięgowane faktury z KSeF, zaczynając od największych klientów. Ustalenie, jak zostanie podpisany każdy plik.
• Grudzień: ponowny eksport za styczeń–listopad. Lista powinna być krótka. Zróbcie to, zanim zamknięcie roku zabierze każdą wolną godzinę.
• Styczeń–kwiecień 2027: comiesięczne powtórki, a potem właściwy plik razem z zeznaniem. Fala 2 zaczyna swój rok 1 stycznia, więc u niej to samo sprawdzenie rusza od pierwszego miesiąca.

Jedna liczba na początek

Weźcie trzech największych klientów na KPiR rozliczających się przez V7M. Dla każdego policzcie faktury zakupowe w KSeF za wrzesień i wrześniowe wiersze w księdze z numerem KSeF. Jeśli te liczby są równe, plik za 2026 r. jest w lepszym stanie niż u większości. Jeśli jedna jest połową drugiej, wiecie już, jak wyglądałby kwiecień.

Chcecie, żeby ktoś drugi spojrzał na to liczenie, albo zobaczyć, jak agent robi je dla całego portfela? Napiszcie do mnie.