JPK_CIT za 2026 rok w biurze rachunkowym: znacznik idzie na konto, więc problemem jest plan kont

Pierwszy rok, który się liczy, ma już dziewięć miesięcy

Dla większości klientów na pełnej księgowości w typowym biurze rachunkowym 2026 to pierwszy rok, który trafi do JPK_CIT. Sam plik składa się dopiero z zeznaniem rocznym: do 31 marca 2027 r. w spółce z rokiem podatkowym równym kalendarzowemu, do 30 kwietnia 2027 r. u podatnika PIT na pełnych księgach. Przez ten termin łatwo uznać, że to problem na wiosnę.

A nie jest. Dane, które pójdą do pliku, księguje się od stycznia. W jakim stanie są dziś plany kont klientów, w takim stanie będzie plik za 2026. Chyba że ktoś je poprawi, póki to jeszcze tanie.

Krótko, kto co składa. Ministerstwo Finansów wprowadza obowiązek w trzech etapach. Podatnicy z przychodami powyżej 50 mln euro i podatkowe grupy kapitałowe zaczęli od 2025 r. (a ich pierwszy termin przesunięto na 31 lipca 2026 r.). Za lata podatkowe rozpoczynające się po 31 grudnia 2025 r. dochodzą pozostali podatnicy CIT obowiązani do przesyłania JPK_VAT oraz podatnicy PIT przesyłający JPK_VAT, każdy ze strukturą odpowiadającą swojej ewidencji: JPK_KR_PD przy pełnych księgach, JPK_PKPiR przy KPiR, JPK_EWP przy ryczałcie, do tego ewidencje środków trwałych. Reszta rok później. Dla biura to znaczy, że w 2026 r. wchodzi naraz większość czynnych podatników VAT na pełnej księgowości.

Ten tekst jest o JPK_KR_PD, bo tam jest robota.

Znacznik idzie na konto, a nie na zapis

JPK_KR_PD to księga plus znaczniki. Każde konto z saldem BO albo zapisami w okresie dostaje znaczniki ze słownika z rozporządzenia MF (załącznik nr 7 do rozporządzenia w sprawie dodatkowych danych dla ksiąg rachunkowych): bilansowe, rachunku zysków i strat oraz podatkowe, oznaczone „PD". Ten plik istnieje właśnie dla znaczników podatkowych. Łączą księgi z wyliczeniem CIT, żeby urząd widział, które koszty potraktowaliście jako podatkowe, bez pytania o Wasz arkusz.

Najważniejsze słowo to konto. Nie oznacza się zapisów. Oznacza się konta, a każdy zapis na koncie dziedziczy znacznik.

I tak pytanie o raportowanie zamienia się w pytanie o plan kont. Jeśli na koncie są koszty o jednakowym traktowaniu podatkowym, znacznik przypisuje się w minutę. Jeśli jest tam mieszanka, nie ma znacznika, który byłby poprawny. Konto trzeba rozdzielić. Zróbcie to w marcu 2027 r., a przenosicie zapisy z dwunastu miesięcy.

Gdzie się chowają konta mieszane

Każde biuro ma swoje, ale prawie w każdym planie kont, który oglądałem, powtarza się tych kilka:

• Reprezentacja i reklama na jednym koncie. Koszty reprezentacji nie są kosztem podatkowym (art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT), reklama co do zasady jest. Jedno konto „reprezentacja i reklama" to w małych firmach jeden z najczęstszych układów.
• Samochody. Wydatki na eksploatację samochodu osobowego używanego też prywatnie są kosztem w 75% (art. 16 ust. 1 pkt 51). Jedno konto „eksploatacja samochodów", na którym jest i auto mieszane, i firmowy bus, nie udźwignie jednego znacznika podatkowego.
• Odsetki. Odsetki od kredytu i odsetki od zaległości podatkowych zaskakująco często lądują na tym samym koncie „odsetki". Jedne są kosztem, drugie nie.
• Kary i odszkodowania. Kary umowne, mandaty i rekompensaty za opóźnienia razem w „pozostałych kosztach operacyjnych".
• Różnice kursowe. Zrealizowane i niezrealizowane na jednym koncie, a podatkowo liczy się, które są które.

Do tej pory większość biur radziła sobie z tym arkuszem w Excelu na koniec roku: saldo konta minus część niepodatkowa i gotowe. Plik już na to nie pozwala. Korekta musi być w księgach.

Ile to kosztuje przy całym portfelu

Policzmy z grubsza. Biuro ma 40 klientów na pełnej księgowości. Załóżmy, że typowy klient ma w tym roku 250 kont analitycznych z obrotami. Przypisanie znaczników do tych prostych, po mniej więcej minucie na konto, to cztery godziny na klienta, czyli 160 godzin na cały portfel. Miesiąc pracy jednej księgowej, zanim ktokolwiek dotknie pierwszego konta mieszanego.

A potem te mieszane. Jeśli rozdzielacie konto w październiku, zakładacie dwie nowe analityki, przeksięgowujecie dziewięć miesięcy zapisów (często kilkadziesiąt dokumentów) i do końca roku księgujecie już poprawnie. W marcu robicie to samo z dwunastoma miesiącami, w najgorętszych tygodniach roku, i pewnie jeszcze musicie przejrzeć zaliczki na CIT, które w międzyczasie policzyliście.

Zasada, której bym się trzymał: każde konto mieszane znalezione przed grudniem to poprawka planu kont, każde znalezione po styczniu to projekt korekt.

Wygenerujcie plik próbny teraz

W październiku najwięcej da jedno: próbny JPK_KR_PD za styczeń–wrzesień, wygenerowany dla każdego klienta. Optima, enova365 i inne popularne ERP-y obsługują już tę strukturę, a pomoc Comarchu ma stronę o znacznikach w Optimie od 2025 r. Tego pliku nie wysyłacie. Czytacie go.

Co mówi plik próbny:

1. Konta bez znaczników. ERP albo odmówi wygenerowania, albo zostawi luki. Ta lista to Wasza robota, klient po kliencie.
2. Zapisy bez NIP kontrahenta. W odpowiedziach MF identyfikator kontrahenta jest opcjonalny, ale zalecany. Duży odsetek pustych pól zwykle znaczy, że dokumenty księgowano z zestawień, a nie faktura po fakturze.
3. Zapisy bez numeru KSeF. Według odpowiedzi MF przy operacjach udokumentowanych fakturą wystawioną w KSeF pole z numerem KSeF jest wymagane. Jeśli faktury zakupowe klientów księguje się z PDF-ów i numer KSeF nigdy nie trafia do księgi, w 2026 r. to wyjdzie. Jak numer trafia do ksiąg, opisałem w tekście o automatycznym pobieraniu faktur z KSeF, a tę samą lukę po stronie VAT w tekście o oznaczeniach w JPK_V7.
4. Konta, które wyglądają na mieszane. Tego ERP nie powie. To się znajduje, czytając opisy zapisów.

Punkty 1–3 to liczenie. Punkt 4 to czytanie. Jedno i drugie żmudne. Jedno i drugie rośnie z każdym nowym klientem.

Jeszcze jeden szczegół z odpowiedzi MF, który lepiej poznać teraz niż w marcu: sekcję uzgodnienia podatkowego (RPD) wypełnia się tylko w pliku domykającym okres. W plikach cząstkowych wpisuje się tam zero. Plik próbny będzie więc wyglądał na kompletny, chociaż najtrudniejszej części uzgodnienia jeszcze w nim nie ma.

Co robi agent, a co zostaje przy księgowej

To niemal idealna robota dla agenta AI. W większości polega na przeczytaniu dużej ilości danych i oddaniu człowiekowi krótkiej listy.

Agent może:

• wygenerować plik próbny za styczeń–wrzesień dla każdego klienta i prowadzić status: wygenerowany, błąd, znalezione luki;
• wypisać konta bez znaczników i zaproponować znacznik na podstawie nazwy konta, jego historii i znaczników na podobnych kontach u innych klientów;
• przeczytać opisy zapisów na każdym koncie kosztowym i wskazać konta, na których układają się w grupy o różnym traktowaniu podatkowym („mandat", „kara umowna", „catering", „paliwo"). Ze „sprawdźcie każde konto" robi się „sprawdźcie te dziewięć";
• policzyć udział zapisów bez NIP kontrahenta i bez numeru KSeF, per klient i per miesiąc, żeby było widać, czy to nawyk, czy jeden zły miesiąc;
• porównać sumy kosztów podatkowych i niepodatkowych wynikające z proponowanych znaczników z kwotami przyjętymi do tegorocznych zaliczek na CIT i pokazać, gdzie się rozjeżdżają.

Księgowa zostawia sobie:

• każdą decyzję, czy koszt jest kosztem uzyskania przychodu. To ocena podatkowa, a propozycja agenta jest punktem wyjścia, nie odpowiedzią;
• decyzję o rozdzieleniu konta i sposób przeksięgowania;
• uzgodnienie RPD i końcowy plik;
• rozmowę z klientem o tym, co się zmieniło w jego planie kont i dlaczego.

To ta sama granica, którą stawiam w każdym projekcie dla księgowości: agent przygotowuje, człowiek podpisuje. Pisałem o tym szerzej w tekście agent AI a odpowiedzialność, a o granicach przy plikach JPK w tekście korekty JPK_V7 i czego agent nie zrobi. Jak wygląda taka współpraca w praktyce, opisuję na stronie agenci AI dla firm.

Kalendarz, który działa

• Październik: etap każdego klienta na liście. Pliki próbne. Liczba kont bez znaczników i zapisów bez NIP albo numeru KSeF.
• Listopad: poprawki planów kont. Rozdzielenie kont mieszanych, przeksięgowanie tegorocznych zapisów, znaczniki. Razem z potwierdzeniami sald, które i tak chodzą po tych samych rozrachunkach.
• Grudzień: drugi plik próbny, za styczeń–listopad. Luk w znacznikach powinno być prawie zero, a to, co zostało, jest imienną listą, a nie niespodzianką.
• Styczeń–marzec: zamknięcie roku, sekcja RPD, wysyłka.

Zamknięcie roku i bez tego jest najbardziej ściśniętym okresem w biurze, o czym pisałem przy zamknięciu miesiąca w biurze rachunkowym. JPK_CIT dokłada do niego kolejne zadanie. Przeniesienie pracy nad planami kont na październik i listopad to jedyna dźwignia, która nic nie kosztuje.

Jedna liczba na początek

Jeśli w tym miesiącu zrobicie tylko jedno, wygenerujcie plik próbny dla trzech największych klientów na pełnej księgowości i policzcie konta z obrotami bez znacznika podatkowego. Pomnóżcie przez liczbę klientów i macie uczciwy szacunek pracy do marca.

Chcecie, żeby ktoś drugi spojrzał na tę liczbę, albo zobaczyć, jak wygląda czytanie zapisów, kiedy robi to agent? Napiszcie do mnie. Przejdę z Wami przez plan kont jednego klienta i powiem uczciwie, czy przy Waszej skali automatyzacja ma sens.