BFK, DI czy OFF: sprzedaż klienta w JPK_V7 po KSeF, od strony biura rachunkowego

Jedna kolumna, cztery możliwe wartości

Do stycznia strona sprzedażowa JPK_V7 nie pytała, skąd pochodzi faktura. Od 1 lutego 2026 r. pyta. W strukturze JPK_V7(3) każdy wiersz ewidencji sprzedaży ma albo numer KSeF faktury, albo jedno z trzech oznaczeń: OFF, BFK lub DI. Dokładnie jedną z czterech wartości. Bez wyjątków.

Na papierze to drobiazg: jedno pole więcej w wierszu. W biurze rachunkowym oznacza to, że u każdego klienta, co miesiąc, ktoś musi wiedzieć, która z czterech wartości pasuje do każdego dokumentu sprzedaży. A większość tych dokumentów powstaje w programie do fakturowania klienta, we wtyczce sklepu albo w kasie. Nie w biurze.

W tym tygodniu pisałem o KSeF od strony zakupów: o fakturach w trybie offline24, o korektach, na które trzeba czekać i o dokumentach, które nigdy nie przyjdą przez KSeF. Dziś ten sam problem od strony rejestru sprzedaży klienta. Po ośmiu miesiącach błędy układają się w wyraźne wzorce.

Mapa

Krótka wersja, której używam z biurami. Jeden dokument sprzedaży, jedna wartość:

Dokument sprzedaży	Wartość w JPK_V7
Faktura B2B wystawiona w KSeF	numer KSeF
Faktura B2C wystawiona w KSeF (dobrowolnie)	numer KSeF
Faktura B2C na papierze albo w PDF-ie	BFK
Faktura z kasy rejestrującej albo od sprzedawcy w limicie 10 000 zł miesięcznie (do 31.12.2026)	BFK
Faktura z offline24, której numer KSeF jest znany w dniu złożenia JPK	numer KSeF
Faktura z offline24 bez numeru KSeF w dniu złożenia JPK	DI, potem korekta po nadaniu numeru
Faktura z czasu oficjalnie ogłoszonej awarii KSeF, jeszcze bez numeru	OFF, bez obowiązku korekty
Raport z kasy (RO), dokument wewnętrzny (WEW)	DI, obok typu dokumentu

Większość pracy robią dwie definicje. BFK to faktury, które wolno wystawić poza KSeF. DI to dokumenty, które nie są fakturami w rozumieniu KSeF, plus faktura z offline24, która nie dostała jeszcze numeru. Trzymajcie te dwa pojęcia osobno, a większość błędów opisanych niżej zniknie.

Błąd 1: faktury konsumenckie z DI

Najczęstszy błąd, jaki widzę: papierowa albo PDF-owa faktura dla osoby prywatnej trafia do JPK z oznaczeniem DI. Rozumowanie jest takie: „nie ma jej w KSeF, więc to jakiś inny dokument”. Tyle że to dalej faktura. Właściwe oznaczenie to BFK.

Ciekawiej robi się u klientów, którzy dużo sprzedają konsumentom. Wystawianie faktur B2C w KSeF jest dobrowolne. Część sprzedawców puszcza więc przez KSeF wszystkie faktury, żeby mieć jeden proces, a konsument dostaje dostęp przez kod QR na PDF-ie albo wydruku. Inni trzymają faktury konsumenckie poza KSeF. Jeszcze inni robią jedno i drugie, zależnie od tego, który moduł sklepu wystawił fakturę. U jednego klienta w jednym miesiącu mogą więc legalnie być faktury konsumenckie z numerem KSeF i faktury konsumenckie z BFK. Biuro nie wywnioskuje oznaczenia z typu nabywcy. Musi sprawdzić, czy numer KSeF istnieje.

Błąd 2: BFK przy NIP nabywcy

To nie błąd oznaczenia. To objaw czegoś gorszego.

Scenariusz, nie opis konkretnej firmy. Sklep internetowy wystawia miesięcznie ok. 900 faktur konsumenckich w PDF-ie i ok. 40 faktur na firmy. Wtyczka sklepu wysyła fakturę do KSeF tylko wtedy, gdy przy zamówieniu wypełnione jest pole „NIP”. Klient kupujący na swoją jednoosobową działalność wpisuje NIP w pole „nazwa firmy”. Wtyczka widzi puste pole NIP, wystawia PDF, a wiersz trafia do rejestru jako B2C z BFK.

Z punktu widzenia JPK wszystko się zgadza. Z punktu widzenia przepisów faktura B2B, która musiała przejść przez KSeF, nie przeszła. Nabywca nie zobaczy jej w swoim KSeF i w końcu o nią zapyta, zwykle po tym, jak jego biuro zacznie jej szukać. Kary za fakturowanie poza KSeF zaczną się dopiero w 2027 r., ale problem z fakturą jest już dziś.

Kontrola jest mechaniczna: każdy wiersz BFK, w którego danych nabywcy jest coś, co wygląda jak polski NIP, trafia na listę. U klientów z fakturami z kasy albo ze zwolnieniem do 10 000 zł część tych wierszy jest do końca 2026 r. w porządku. U pozostałych każdy taki wiersz to pytanie do klienta.

Błąd 3: DI przy offline24, a potem nic

Fakturę wystawioną w trybie offline24 trzeba wysłać do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego. Jeśli JPK za ten miesiąc idzie do urzędu, zanim biuro zna numer KSeF, wiersz dostaje DI. Gdy numer już jest, ewidencję sprzedaży trzeba skorygować i go uzupełnić. Z OFF jest inaczej: faktury z czasu oficjalnie ogłoszonej awarii KSeF takiej korekty nie wymagają.

W praktyce to przy wierszach DI z fakturami korekty giną najczęściej. Nikt nie dostaje przypomnienia. JPK przeszedł, miesiąc zamknięty, DI zostaje. Do miesięcznej listy biura dopisałbym jeden punkt: za poprzedni miesiąc znajdźcie każdy wiersz DI, w którym typ dokumentu to faktura, i sprawdźcie, czy ma już numer KSeF. Jeśli ma, potrzebna jest korekta. Jeśli po tygodniu dalej nie ma, faktura prawdopodobnie nigdy do KSeF nie dotarła, a to dużo większy problem niż JPK. Jak to wyłapać od strony pobierania, opisałem w tekście o offline24.

Błąd 4: faktury do paragonów policzone dwa razy

Faktury do paragonów (FP) były klasyczną pułapką JPK jeszcze przed KSeF. Sprzedaż jest już wykazana w raporcie z kasy, więc fakturę oznacza się tak, żeby nie zwiększała podstawy opodatkowania drugi raz. KSeF dokłada kolejną warstwę. Faktura FP dla firmy z NIP to zwykła faktura, która idzie przez KSeF i ma swój numer. Faktura FP dla konsumenta wystawiona poza KSeF ma BFK. Raport RO, którego dotyczy, ma DI.

Jedna sprzedaż może więc dziś wystąpić w dwóch wierszach z dwiema różnymi wartościami w kolumnie KSeF i oba będą poprawne. Błędny jest wiersz, w którym oznaczenie FP zgubiło się przy imporcie z systemu klienta, a przy nowych integracjach z KSeF zdarza się to częściej, niżbym chciał. Kontrola: liczba faktur z oznaczeniem FP w miesiącu porównana z liczbą faktur FP pobranych z KSeF klienta. Różnica znaczy, że oznaczenie gdzieś po drodze ginie.

Błąd 5: numer KSeF, który nie istnieje

Najcichszy z całej piątki. Program do fakturowania klienta wpisuje numer KSeF do rejestru sprzedaży. Biuro go importuje. Nikt nie sprawdza, czy ten numer należy do tej faktury ani czy w ogóle istnieje. Literówki w numerach wpisywanych ręcznie, numery skopiowane z odrzuconej wysyłki, numer korekty zamiast faktury pierwotnej.

Walidacja JPK sprawdza format, nie treść. Numer potwierdza tylko jedno źródło: faktury wystawione przez klienta w KSeF. Jeśli macie już automatyczne pobieranie faktur z KSeF po stronie zakupów, to samo połączenie pobierze też to, co klient wystawił.

Nocna kontrola

Taką kontrolę stawiam w biurach po stronie sprzedaży. Działa wyłącznie w trybie odczytu, co noc w trakcie miesiąca i jeszcze raz przed wygenerowaniem JPK:

1. Pobieramy z KSeF faktury wystawione przez klienta za dany okres.
2. Każdy wiersz rejestru sprzedaży porównujemy z nimi po numerze KSeF, a jeśli numeru nie ma, po numerze faktury, nabywcy i kwocie brutto.
3. Raportujemy pięć list: numery KSeF, których nie ma w KSeF; faktury, które są w KSeF, a w rejestrze mają BFK albo DI; wiersze BFK z NIP nabywcy; wiersze DI z fakturami z poprzedniego miesiąca, które mają już numer KSeF (do korekty); rozbieżności w liczbie faktur FP.
4. Pokazujemy liczbę wierszy dla każdej wartości (numer KSeF, OFF, BFK, DI) obok zeszłego miesiąca. Klient, u którego udział BFK skacze z 5% do 30%, coś zmienił w sklepie albo w programie do faktur i nikt nie powiedział o tym biuru.

Agent niczego nie zmienia w księgach i niczego nie wysyła do urzędu. Robi jedno: kolumna KSeF przestaje być wypełniana na wiarę, bo ktoś ją naprawdę sprawdził. To ten sam wzorzec co w tekście o korektach JPK_V7: agent przygotowuje i raportuje, człowiek zatwierdza. Szerzej o tym, jak podchodzę do takich wdrożeń, piszę na stronie agenci AI dla firm.

Dwie liczby na ten tydzień

1. Ile wierszy BFK we wrześniowych rejestrach sprzedaży ma polski NIP w danych nabywcy? U klientów bez faktur z kasy i bez zwolnienia do 10 000 zł właściwa odpowiedź to zero.
2. Ile wierszy DI z fakturami z sierpnia i września nadal czeka na korektę? Jeśli nikt w biurze nie umie tego powiedzieć, nie ma tego na niczyjej liście.

Chcecie, żeby kontrola rejestru sprzedaży działała przed najbliższym terminem JPK? Napiszcie do mnie. Jeśli pobieranie z KSeF już u Was działa, droga jest krótka.