Czego nie ma w KSeF: dokumenty kosztowe, o które biuro rachunkowe nadal musi prosić klienta

KSeF zamknął jedne drzwi

Obietnica KSeF dla biur rachunkowych była prosta: faktury przyjdą same. Koniec proszenia klienta o teczkę 8. dnia miesiąca. Dla krajowych faktur VAT między firmami to dziś w większości prawda. Pobieranie działa, XML ląduje w księgach i nikt nie musi o nic prosić.

Problem w tym, że pod „w większości” kryje się cała kategoria dokumentów. Przez KSeF przechodzą faktury ustrukturyzowane od polskich podatników VAT, którzy mają obowiązek z niego korzystać. Reszta dalej przychodzi po staremu: mailem, jako zdjęcie, w schowku samochodu albo wcale. A skoro część z KSeF obsługuje się sama, o reszcie łatwo zapomnieć.

W tym tygodniu pisałem o dziurach w samym KSeF: o fakturach w trybie offline24, które wypadają między dwa pobrania, i o fakturach korygujących, na które teraz trzeba czekać. Dziś o dziurze wokół niego.

Pięć rodzajów dokumentów, które omijają KSeF

W 2026 r. dokumenty kosztowe klienta dzielą się na dwie grupy: te, które KSeF dostarczy, i te, których nie dostarczy nigdy. Na tę drugą składa się pięć kategorii.

1. Dostawcy zagraniczni. Sprzedawca bez siedziby i bez stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce nie musi korzystać z KSeF. To większość tego, za co mała firma płaci dziś kartą: platformy reklamowe, hosting w chmurze, narzędzia graficzne, abonamenty na oprogramowanie, prowizje marketplace’ów i dostawca towarów z UE. Takie faktury leżą w panelu dostawcy albo w mailu z powiadomieniem, często za loginem, który ma tylko właściciel. I to przy nich terminy mają największe znaczenie. Przy imporcie usług obowiązek podatkowy wyznacza usługa, a nie dzień, w którym przyszedł PDF. Przy abonamentach miesięcznych oznacza to koniec każdego okresu rozliczeniowego. Faktura znaleziona w marcu za usługę ze stycznia dalej należy do stycznia.

2. Faktury z kasy i paragony z NIP. Do 31 grudnia 2026 r. fakturę można jeszcze wystawić z kasy rejestrującej poza KSeF, a paragon z NIP nabywcy do 450 zł brutto dalej jest fakturą uproszczoną. Paliwo, parking, market budowlany, obiad z klientem. Małe kwoty, dużo sztuk i wszystko w portfelu klienta.

3. Najmniejsi sprzedawcy. Do końca 2026 r. sprzedawca, którego miesięczna sprzedaż na fakturach nie przekracza 10 000 zł brutto, może dalej fakturować poza KSeF, na papierze albo w PDF-ie. Mechanik z sąsiedztwa, tłumaczka na własnej działalności, jednoosobowy serwis IT. Jest tu haczyk: wystarczy jeden miesiąc powyżej limitu i ten sprzedawca jest w KSeF do końca roku. Ten sam dostawca może więc przysłać fakturę za wrzesień mailem, a za październik przez KSeF, i nikt nabywcy o tym nie uprzedzi.

4. Wyłączenia na stałe. Bilety jednorazowe na przejazd osób i paragony za autostradę, które pełnią funkcję faktury, są poza KSeF z założenia i zostaną poza nim także po 2027 r. Podobnie faktura wystawiona na właściciela jako osobę prywatną, bez NIP firmy. Wystawianie faktur B2C w KSeF jest dobrowolne, a nawet jeśli sprzedawca to zrobi, faktura nie trafi do KSeF firmy, bo to NIP decyduje, dokąd faktura jest doręczana.

5. Dokumenty, które nigdy nie były fakturami. Listy płac, ZUS, opłaty bankowe, rachunki do umów zlecenia i o dzieło, rozliczenia delegacji, dokumenty celne przy imporcie. KSeF niczego w nich nie zmienił, ale kiedyś przychodziły w tej samej teczce co faktury. Teczki już nie ma, a część klientów przestała przysyłać cokolwiek, bo „przecież jest KSeF”.

Ten ostatni nawyk martwi mnie najbardziej. W tym roku słyszałem go w kilku biurach, prawie tymi samymi słowami: klient przestał przysyłać dokumenty w kwietniu, bo „macie teraz KSeF”.

Liczba sztuk i wartość mówią co innego

Przykład, nie statystyka. Dwunastoosobowa firma programistyczna ma w miesiącu 70 dokumentów kosztowych. 41 przychodzi przez KSeF: najem, leasing, faktura od biura, sprzęt, telekom. Pozostałe 29 nie: reklamy, trzy abonamenty chmurowe, dwa narzędzia SaaS, jedenaście paragonów za paliwo i parking, bilety kolejowe, PDF od grafika na własnej działalności i komplet płacowy.

Licząc sztuki, 41% dokumentów tego klienta jest poza KSeF. Licząc wartość, może 15%. Biuro myśli o wartości, a praca siedzi w sztukach. Każdy brakujący dokument to osobna prośba i każdy blokuje wiersz w JPK albo odliczenie kosztu.

Zmierzcie to u siebie, zanim uznacie, że to margines. Rozrzut między klientami będzie ogromny. Firma dystrybucyjna, która kupuje wszystko u krajowych hurtowni, może mieć 5%. Agencja marketingowa, która żyje na zagranicznym oprogramowaniu, może mieć 60%. Jak przy zamknięciu miesiąca, różnica między dwoma klientami w jednym biurze powie Wam więcej niż jakakolwiek średnia.

Duplikat, którego nikt nie zauważa

Jest i drugi problem. Bierze się stąd, że skrzynki mailowej nie da się zamknąć.

Wielu polskich dostawców dalej wysyła mailem PDF obok faktury wystawionej w KSeF. Od kiedy KSeF jest obowiązkowy, fakturą jest dokument ustrukturyzowany, a PDF to tylko jego obrazek. Tyle że biuro i tak musi przeglądać tę skrzynkę, choćby przez pięć kategorii opisanych wyżej. Więc we wtorek księguje PDF, a w środę pobieranie z KSeF księguje XML.

Nic się nie wywraca. Żadnego komunikatu o błędzie. Klient ma koszt dwa razy i dwa razy odliczony VAT, a wychodzi to przy uzgodnieniu na koniec roku albo w urzędzie.

Naprawa jest tania, ale musi zadziałać przed księgowaniem, nie po nim: wyłapujcie duplikaty po NIP sprzedawcy, numerze faktury i kwocie brutto, w obu źródłach naraz. Jeśli dokument ze skrzynki ma polski NIP, a dla tego klucza istnieje numer KSeF, to PDF jest załącznikiem, a nie dokumentem. Z całego tego tekstu tę regułę wdrożyłbym jako pierwszą.

Co zmienia 1 stycznia 2027 r.

1 stycznia 2027 r. trzy z pięciu kategorii mocno się kurczą:

• nie będzie można wystawiać faktur z kasy rejestrującej,
• paragon z NIP do 450 zł przestaje być fakturą uproszczoną (sprzedawca musi wystawić normalną fakturę w KSeF, a paragon jest już tylko paragonem),
• wygasa zwolnienie do 10 000 zł miesięcznie.

Poza KSeF zostają: sprzedawcy zagraniczni, bilety i paragony za autostradę, faktury B2C bez NIP i wszystko, co nie jest fakturą. Lista, którą budujecie do zbierania dokumentów, potrzebuje więc daty ważności. Proces, który ustawicie teraz dla paragonów za paliwo, za trzy miesiące przestanie pasować. Ten dla dostawców zagranicznych zostanie aktualny.

Zacznijcie od banku, nie od skrzynki

Najpewniejszy sposób na znalezienie brakujących dokumentów, jaki znam, to przestać szukać dokumentów i patrzeć na pieniądze, które wyszły z konta. Prawie każdy koszt zostawia ślad na wyciągu z rachunku albo z karty, zanim ktokolwiek pomyśli o wysłaniu faktury.

Taką kontrolę stawiam w biurach. Działa wyłącznie w trybie odczytu i rusza trzeciego dnia roboczego miesiąca:

1. Bierzemy każde obciążenie rachunku i karty z poprzedniego miesiąca: przelewy i transakcje kartą z wyciągów klienta. Jeśli już importujecie pliki MT940, dane są na miejscu. O stronie importu pisałem w tekście o automatycznym księgowaniu wyciągów bankowych.
2. Każde obciążenie porównujemy z fakturami zakupowymi z KSeF, które są już w księgach: po NIP albo numerze rachunku odbiorcy, potem po kwocie i przedziale dat.
3. To, co się nie sparuje, dzielimy na cztery grupy: dostawca zagraniczny (zagraniczny IBAN albo sprzedawca spoza Polski na wyciągu z karty), mały dostawca krajowy, paragon za paliwo, parking lub przejazd oraz płatności, do których faktura nie jest potrzebna (ZUS, urząd skarbowy, wynagrodzenia, przelewy własne). Ostatnia grupa wypada z listy. To z niej bierze się najwięcej fałszywych alarmów.
4. Księgowa dostaje jedną listę na klienta: klient X, 7 płatności kartą bez dokumentu, w tym 4 zagraniczne abonamenty, razem 2 140 zł. Księgowa przekazuje ją dalej. Po paru miesiącach, gdy fałszywych trafień jest mało, lista może iść do klienta automatycznie, jako neutralne zestawienie tego, czego brakuje.

Agent niczego nie księguje i o niczym nie decyduje. Zamienia „klient zapomniał” w listę z kwotami i datami, przed 10., a nie po 20. Wystarczy ten sam konektor, który pobiera faktury (automatyczne pobieranie faktur z KSeF), i jedno źródło danych z banku. Szerzej o tym, jak podchodzę do takich wdrożeń, piszę na stronie agenci AI dla firm.

Dwie liczby na ten tydzień

1. Dla trzech największych klientów: jaka część dokumentów kosztowych z zeszłego miesiąca przyszła poza KSeF, w sztukach i w wartości? Jeśli nie da się odpowiedzieć bez otwierania segregatorów, to też jest odpowiedź.
2. Ile przelewów i płatności kartą z września nie ma dziś dokumentu w księgach? Policzcie to trzeciego dnia roboczego października i jeszcze raz 10. Różnica to praca, którą Wasze biuro wkłada w dopominanie się o dokumenty.

Chcecie, żeby ta kontrola od strony banku działała u Waszych klientów? Napiszcie do mnie. To naturalny następny krok, jeśli pobieranie z KSeF już u Was działa.