Potwierdzenie sald na koniec roku: okno otwiera się 1 października, a biura zaczynają w styczniu

Okno otworzyło się w czwartek

Od 1 października każda firma prowadząca pełne księgi może zacząć inwentaryzację należności drogą potwierdzenia sald. Okno zamyka się 15 stycznia. Większość biur rachunkowych, z którymi rozmawiam, zaczyna w drugiej połowie grudnia albo w styczniu. A to znaczy, że najwolniejsza część zamknięcia roku — ta, w której głównie się kogoś ściga — ląduje dokładnie na grudniowym JPK i starcie zamknięcia rocznego.

Same przepisy są krótkie. Art. 26 ustawy o rachunkowości mówi, że należności inwentaryzuje się przez uzyskanie potwierdzeń od kontrahentów i wyjaśnienie różnic. Kilka kategorii weryfikuje się z dokumentami (art. 26 ust. 1 pkt 3): należności sporne i wątpliwe, należności od osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych i rozrachunki publicznoprawne, czyli VAT i ZUS. Według zasady terminu (art. 26 ust. 3 pkt 1) inwentaryzacja jest w terminie, jeśli rozpoczęto ją nie wcześniej niż trzy miesiące przed końcem roku, a zakończono do 15. dnia roku następnego. Inicjatywa należy do wierzyciela. Zobowiązania nie podlegają obowiązkowi potwierdzenia — weryfikuje się je. A milczenie kontrahenta nie jest potwierdzeniem.

Nic z tego nie jest trudne. Trudna jest praca między wydrukiem a podpisanym protokołem.

Gdzie naprawdę idą godziny

Wydruk potwierdzeń to kilka minut. Optima i enova365 mają gotowy wydruk potwierdzenia salda z rozrachunków, podobnie jak każdy inny popularny ERP, z którym miałem do czynienia. Potem zaczyna się właściwa robota:

1. Lista adresów. ERP ma adres każdego kontrahenta. Rzadko ma maila osoby, która może potwierdzić saldo. Potwierdzenia trafiają na ogólną skrzynkę biuro@ i giną.
2. Ściganie. Ktoś musi pamiętać, kto nie odpowiedział, wysłać przypomnienie i wysłać je jeszcze raz.
3. Różnice. Każda odpowiedź „u nas jest inna kwota" to małe dochodzenie: które pozycje, po której stronie błąd, co zaksięgować.
4. Milczący. Dla każdego kontrahenta, który nie odpowie, ktoś musi zebrać inne dowody: wpłaty po dniu bilansowym, faktury, dokumenty dostaw.

Policzmy z grubsza. Hurtownia ma 150 aktywnych kontrahentów. Jeśli wysyłka, zapisanie i dwa przypomnienia to około pięciu minut na kontrahenta, wychodzi 12–13 godzin, zanim ktokolwiek spojrzy na pierwszą różnicę. Różnice dochodzą do tego, a każda to od dwóch minut do całego popołudnia. Teraz pomnóżcie to przez wszystkich klientów na pełnej księgowości. Nic dziwnego, że to się przesuwa na styczeń.

Uporządkujcie rozrachunki przed wysyłką

Najdroższy błąd to wysłanie potwierdzeń z nieuporządkowanych rozrachunków. Spora część różnic, które wracają, wcale nie pochodzi od kontrahenta. Wyprodukowało je samo biuro.

Najczęstsi winowajcy:

• Zapłacone, ale nierozliczone. Pieniądze wpłynęły, wyciąg zaksięgowano, a wpłata nigdy nie została rozliczona z fakturą. U Was należność jest otwarta, u klienta nie ma nic. Jak to się dzieje przy automatycznym imporcie wyciągów, opisałem w tekście o MT940 w Optimie.
• Nadpłaty i drobne końcówki. Różnice z zaokrągleń i stare salda po 3,17 zł, których nikt nie spisał. Każde dostaje osobną linię w potwierdzeniu, a część kontrahentów o nie zapyta.
• Niezaksięgowane korekty. Korekta wystawiona w listopadzie, którą klient zaksięgował w listopadzie, a Wy w grudniu. Na dzień potwierdzenia salda się nie zgadzają.

Przed wysyłką puśćcie jeden raport: otwarte pozycje starsze niż 60 dni, wpłaty nierozliczone z niczym i salda poniżej progu, który sami ustalicie. Poprawcie, co się da, a co spisać, uzgodnijcie z klientem. Godzina spędzona tutaj oszczędza kilkanaście odpowiedzi na potwierdzenia. U klientów na enova365 ten sam raport służy też do raportowania należności, zob. rozrachunki i należności w enova365.

Wybierzcie 30 listopada, nie 31 grudnia

Przepisy pozwalają potwierdzić salda na dzień w czwartym kwartale, a stan na 31 grudnia ustalić w księgach, uwzględniając zmiany z grudnia. Większość biur i tak z przyzwyczajenia wybiera 31 grudnia.

Stan na 30 listopada daje trzy rzeczy:

• Różnice wyjaśniacie w grudniu, a nie w styczniu, razem z grudniowym JPK, zeznaniami rocznymi i klientem, który właśnie znalazł brakującą fakturę.
• Kontrahenci odpisują szybciej w grudniu niż w pierwszym tygodniu stycznia, kiedy ich księgowość też tonie.
• Zdążycie przed 15 stycznia, nawet jeśli jedna trzecia odpowiedzi będzie wymagała dopytania.

Koszt to przejście z sald na 30 listopada na 31 grudnia, a porządnie zamknięty grudzień i tak Wam je da. Jeśli klient ma badanie sprawozdania, uzgodnijcie datę i listę z biegłym rewidentem. Biegli często wysyłają własne potwierdzenia, a nie chcecie, żeby ten sam klient dostał dwa listy z tym samym pytaniem.

Cztery źródła różnic i co zmienił KSeF

Kiedy odpowiedź pokazuje inną kwotę, prawie zawsze trafia do jednego z czterech koszyków:

1. Przesunięcie w czasie. Przelew wysłany 29., który wpłynął 2. Wyjaśnia go wyciąg po dniu bilansowym.
2. Faktura zaksięgowana tylko po jednej stronie. Kiedyś klasyczne „nie dostaliśmy tej faktury". Od tego roku większość faktur między polskimi podatnikami VAT idzie przez KSeF, więc faktura jest w systemie dla obu stron. Jeśli dziś pojawia się taka różnica, to zwykle oznacza opóźnienie w księgowaniu po drugiej stronie, a nie zgubiony dokument. Numer KSeF załatwia sprawę jednym mailem. O pobieraniu piszę w tekście o automatycznym pobieraniu faktur z KSeF.
3. Korekty w różnych miesiącach. Faktury korygujące zaksięgowane w różnych okresach. Dlaczego się rozjeżdżają, opisałem w tekście o korektach w KSeF.
4. Spory i kompensaty. Reklamacja potrącona przez klienta albo kompensata zaksięgowana po jednej stronie. Tylko tu potrzebny jest człowiek, który może podjąć decyzję, a część z tych pozycji od początku powinna trafić do kategorii spornych, czyli do weryfikacji, a nie potwierdzenia.

Pierwsze trzy da się wyjaśnić danymi, które już macie: liniami wyciągu po dniu bilansowym, fakturami z KSeF i zaksięgowanymi korektami. Tylko czwarty naprawdę wymaga człowieka.

Co robi agent, a co zostaje przy człowieku

To dobre zadanie dla agenta AI. Większość tej pracy to zbieranie, wysyłanie, pilnowanie i dopasowywanie. Oceny jest w niej niewiele.

Agent może:

• zbudować listę z rozrachunków, z otwartymi pozycjami rozpisanymi na faktury, a nie samym saldem. Na potwierdzenie z numerami faktur kontrahenci odpowiadają szybciej niż na jedną kwotę;
• oznaczyć kategorie z art. 26 ust. 1 pkt 3 do weryfikacji zamiast wysyłki: kontrahentów bez NIP, rozrachunki publicznoprawne, pozycje już oznaczone jako sporne;
• wysłać z firmowej skrzynki biura albo klienta, zapisać każdą wysyłkę i przypomnieć po 7 i po 14 dniach;
• przeczytać odpowiedzi i je posortować: potwierdzone, różnica z kwotami, zły adresat;
• wstępnie wyjaśnić różnice, dopasowując je do linii wyciągu po dniu bilansowym, faktur z KSeF i zaksięgowanych korekt, i oddać człowiekowi krótką listę tego, co zostało;
• dla milczących kontrahentów zebrać inne dowody (wpłaty po dniu bilansowym, faktury) w gotową teczkę.

Człowiek zostawia sobie:

• zakres i dzień bilansowy, uzgodnione z klientem;
• każdą decyzję o pozycjach spornych, spisaniu i odpisach aktualizujących;
• ocenę, czy inne dowody dla milczącego kontrahenta wystarczą;
• końcowy protokół z inwentaryzacji i podpis pod nim.

Tak samo dzielę pracę w każdym projekcie dla księgowości: agent przygotowuje, człowiek podpisuje. O tym, kto za co odpowiada, pisałem w tekście agent AI a odpowiedzialność, a o tym samym podziale w skali miesiąca w tekście o zamknięciu miesiąca w biurze rachunkowym. Jak wygląda taka współpraca, opisuję na stronie agenci AI dla firm.

Dwie liczby do śledzenia

Jeśli automatyzujecie choć część tego procesu, śledźcie dwie rzeczy:

• Odsetek odpowiedzi do 21. dnia. Mówi, czy lista adresów i przypomnienia działają. Jeśli jest niski, potwierdzenia trafiają do złych skrzynek.
• Udział różnic wyjaśnionych bez człowieka. Jeśli przesunięcia w czasie, KSeF i korekty tłumaczą większość z nich, to tyle pracy mniej na biurkach księgowych.

Nie trzeba dużego projektu, żeby to sprawdzić. Weźcie jednego klienta na pełnej księgowości, w tym miesiącu uporządkujcie mu rozrachunki i wyślijcie potwierdzenia na 30 listopada. Zobaczycie, gdzie idą Wasze godziny, zanim zacznie się grudzień.

Chcecie spróbować na jednym kliencie jeszcze w tym roku? Napiszcie do mnie. Przejdę z Wami przez rozrachunki i cały proces i powiem uczciwie, którą część przy Waszej skali warto automatyzować.