Import MT940 w Comarch Optima: automatyczne rozliczanie przelewów i opcja, która ukrywa błędy

Jedna lista rozwijana, dwa rodzaje błędów

Miesiąc temu pisałem o wyciągach MT940 w enova365 i przekonywałem, że o poziomie automatycznego dopasowania decyduje to, co Wasi klienci wpisują w tytuł przelewu, a nie program. W Comarch Optima jest tak samo. Optima ma jednak coś, czego w enova365 nie ma, i to dostaje osobny tekst. Od tego ustawienia zależy nie tylko liczba błędów, ale i ich rodzaj.

Kiedy importujecie wyciąg w Optimie z zaznaczonym parametrem Rozliczaj przy imporcie, wybieracie, jak program ma rozliczać pozycje. Opcji jest pięć. Cztery zachowują się ostrożnie: jeśli nie mają pewności, zostawiają pozycję nierozliczoną i pokazują komunikat Brak pary do rozliczenia. Piąta nigdy go nie pokaże. Rozlicza należności kontrahenta od najstarszej, bez względu na to, za co klient chciał zapłacić.

Nierozliczoną pozycję widać. Ktoś ją wyłapie w poniedziałek. Pozycji rozliczonej z niewłaściwą fakturą nie widać wcale. Saldo się zgadza, miesiąc się zamyka, a po sześciu tygodniach wezwanie do zapłaty dostaje klient, który zapłacił w terminie.

Jak wyciąg trafia do Optimy

Sama mechanika jest prosta i dobrze opisana, więc krótko. W Kasa/Bank → Zapisy kasowe/bankowe wybieracie rejestr bankowy i raport, a potem uruchamiacie import. Optima ma pięć wbudowanych formatów MT940: standardowy i warianty bankowe (BGŻ, BRE, PBS oraz Citi Handlowy dla MT940/MT942). Nie da się ich edytować. Wybieracie ten, który pasuje do pliku z Waszego banku, i ustawiacie stronę kodową (Windows-1250, ISO-8859-2, UTF-8 i kilka starszych).

Przy dwóch parametrach zatrzymajcie się na dłużej:

• Dodawaj zapisy dotyczące innych rachunków. Niektóre banki umieszczają w jednym pliku MT940 kilka rachunków. Zaznaczycie to w złym rejestrze i trafią do niego pozycje z pozostałych rachunków. W biurze, którego klienci mają w tym samym banku rachunek VAT, złotówkowy i walutowy, sprawdźcie to raz dla każdego klienta i zapiszcie wynik.
• Format wymiany dla MPP. Podzielona płatność ma osobne pole formatu i musi ono być tego samego rodzaju co główne: oba plikowe albo oba przez usługę sieciową. Jeśli zostanie puste, część płatności MPP z rachunku VAT nie wczyta się w ten sam sposób.

Poza plikami jest jeszcze usługa sieciowa (banki obsługujące Comarch Data Connect) i szybkie importy dla dużych banków. Do księgowości zwykle wystarcza plik. To nie na imporcie tracicie godziny.

Pięć opcji pod lupą

Poniżej: co robi każda opcja według dokumentacji Comarchu i co z tego wynika w praktyce.

1. wg identyfikatora. Optima szuka w zaimportowanej pozycji Identyfikatora operacji i nierozliczonej płatności z tym samym identyfikatorem. Dobrze działa przy przelewach wychodzących, które Optima sama wyeksportowała do banku, bo to ona nadała identyfikator. Przy wpłatach od klientów rzadko coś znajduje. Bank klienta nigdy o Waszym identyfikatorze nie słyszał.

2. …a potem wg podmiotu i kwoty. Jeśli identyfikatora nie ma, program szuka nierozliczonej płatności tego samego kontrahenta na tę samą kwotę. Bez zarzutu, gdy klient ma jedną otwartą fakturę. Kiedy ma dwie na tę samą kwotę (abonament, stała opłata za usługę), bierze pierwszą pasującą. Zwykle właściwą. Nie zawsze.

3. …a potem wg kwoty i opisu. Ta sama kwota, a w Opisie pozycji musi się znaleźć tekst z pola Numer obcy/Opis do banku płatności. To najbardziej rygorystyczna opcja i jedyna, która korzysta z tytułu przelewu. Działa jednak tylko tak dobrze, jak dobrze wypełnione jest to pole po Waszej stronie. Zanim oprzecie na niej rozliczenia, sprawdźcie, co Wasza instalacja faktycznie tam wpisuje przy fakturach sprzedaży.

4. …a potem wg podmiotu i opisu. Ten sam kontrahent, a opis zawiera ten tekst. Kwota nie musi się zgadzać, więc częściowa wpłata też trafi na właściwą fakturę. Przydatne, o ile ktoś to pole faktycznie wypełnia.

5. …a potem chronologicznie wg podmiotu. Ten sam kontrahent, rozliczenie od najstarszej płatności. To opcja, która przy znanym kontrahencie nigdy nie zostawia pozycji nierozliczonej. To nie jest dopasowanie, tylko zasada. „Pieniądze klienta pokrywają najstarszy dług” to rozsądna reguła windykacyjna. Stosuje ją też Kodeks cywilny w art. 451, ale tylko wtedy, gdy dłużnik nie wskazał, który dług spłaca. Klient, który wpisał w tytuł FV/0412/09, wskazał. Opcja chronologiczna po prostu to pominie.

W większości biur wybrałbym opcję 3 albo 4, zależnie od tego, jak rzetelnie wypełniane jest pole z numerem. Opcję 5 zostawiłbym tylko dla klientów, z którymi na piśmie ustaliliście, że wpłaty pokrywają najpierw najstarsze należności. I nawet wtedy co miesiąc sprawdzajcie, ile rozliczeń poszło tą drogą.

Krok przed dopasowaniem: kto zapłacił

Żadna opcja nie pomoże, jeśli Optima nie wie, kto zapłacił. Kontrahenta rozpoznaje najpierw po akronimie, potem po numerze rachunku bankowego. Klienci nie wpisują Waszych akronimów w przelewy, więc przy wpłatach całą robotę wykonuje numer rachunku. Jeśli brakuje go na karcie kontrahenta, pozycja ląduje na !Nieokreślony!, a stamtąd nic się automatycznie nie rozliczy.

Do tego samego wniosku doszedłem przy enova365. To zarazem najtańsza poprawka, jaką macie pod ręką: numer rachunku płatnika generuje bank, nikt go nie przepisuje ręcznie i nikt się w nim nie pomyli. W bazach Optimy, które oglądałem, spora część kart kontrahentów ma to pole puste, bo wcześniej nikt go nie potrzebował. Jedno popołudnie uzupełniania dla pięćdziesięciu najczęstszych płatników daje więcej niż jakiekolwiek ustawienie z tego tekstu.

Szybki pomiar: zaimportujcie jeden miesiąc i policzcie pozycje na !Nieokreślonym!. Ta liczba to Wasz pierwszy cel, a jej policzenie zajmuje kilka minut.

Co zostaje po Optimie

Powiedzmy, że numery rachunków są uzupełnione, wybraliście opcję 3 albo 4 i zaimportowaliście miesiąc. Teraz popatrzcie na to, co zostało nierozliczone. Z mojego doświadczenia w każdym biurze układa się to w te same kupki:

• Wygląda jak numer faktury, ale nie jest. „FV 412” bez roku, numer ich zamówienia, ukośnik tam, gdzie Wy macie myślnik. Sprawdzanie opisu szuka dokładnego fragmentu tekstu, więc „prawie” się nie liczy.
• Jeden przelew, kilka faktur. Optima rozlicza pozycję z jedną płatnością. Klient płaci jedenaście faktur jednym przelewem i trzeba ustalić, które z nich składają się na tę kwotę. Zakres zawężają kontrahent i daty, ale ręcznie to i tak mordęga.
• Niedopłaty. 1,20 zł mniej: różnica groszowa czy spór? Najpierw trzeba ustalić zasadę. Większość biur nie ma jej nigdzie spisanej.
• Niedopłata równa otwartemu zobowiązaniu. Prawdopodobnie kompensata, którą klient zrobił u siebie. W pozycji wyciągu nic o tym nie ma.
• Pusty tytuł albo samo imię i nazwisko. Telefon. Żaden model nie odtworzy informacji, której nikt nie zapisał.

Przy pierwszych trzech kupkach agent pracujący obok Optimy naprawdę się zwraca. Czyta nierozliczone pozycje, układa możliwe dopasowania od najbardziej prawdopodobnego (numery faktur „prawie” pasujące, kombinacje kwot, to, jak dany kontrahent zwykle płaci) i odkłada do kolejki propozycję z uzasadnieniem. Sam niczego nie rozlicza. Ogólną mechanikę takiej kolejki, progu pewności i obsługi MPP opisałem w tekście o automatyzacji księgowania wyciągów.

W biurze rachunkowym z czterdziestoma bazami Optimy liczą się szczegóły integracji: agent czyta przez API Optimy baza po bazie i musi zmieścić się w limitach, o których pisałem w tekście o wydajności API Optimy. Odczyt nierozliczonych pozycji z jednego miesiąca prawie nie obciąża bazy. Masowego rozliczania i tak nikt nie powinien planować na 8 rano piątego dnia miesiąca. Jak podchodzę do takich wdrożeń, opisuję na stronie agenci AI dla firm.

Sprawdzenie na ten tydzień

Jeśli któryś z Waszych klientów ma ustawioną opcję 5, zróbcie jeden test. Weźcie zeszłomiesięczne rozliczenia wykonane przy imporcie dla tego klienta. Przy każdym porównajcie numer faktury z tytułu przelewu z fakturą, z którą Optima go rozliczyła. Policzcie rozbieżności.

Jeśli wyjdzie zero, zostawcie opcję. Jeśli nie, macie już należności, które w Optimie są „zapłacone”, a w rzeczywistości nie, i odwrotnie. Jedne i drugie wyjdą przy najbliższym monitowaniu albo przy potwierdzeniu sald na koniec roku, a naprawa oznacza wtedy odkręcanie rozliczeń w zamkniętym miesiącu.

Liczba rozbieżności i liczba pozycji na !Nieokreślonym! to dwie rzeczy, o które zapytam, zanim w ogóle zaczniemy rozmawiać o automatyzacji. Chcecie, żebym na nie spojrzał? Wyślijcie mi jeden zanonimizowany miesiąc. Powiem Wam, gdzie u tego klienta kończą się możliwości automatycznego dopasowania.