Agent AI dla Comarch Optima: automatyczne księgowanie, które kończy się w buforze

Dlaczego to piszę

Napisałem już trzy teksty o Comarch Optima z pozycji programisty: co właściwie znaczy „API", jak naprawdę zachowuje się rezerwacja odbiorcy i starszy o spięciu Optimy z portalem B2B. Wszystkie trzy mówią, jak dane wyciągnąć i jak je wprowadzić. Żaden nie odpowiada na maila, który przychodzi dzień po lekturze: dobrze, ale co się na tym w końcu buduje?

Jeśli prowadzisz biuro rachunkowe na Optimie albo Twoje księgi są w niej prowadzone, uczciwa odpowiedź jest dużo węższa, niż sugeruje hasło „AI w księgowości". Ten tekst jest tą odpowiedzią. To bliźniak artykułu o księgowaniu w enova365 — a tam, gdzie oba się rozjeżdżają, różnica siedzi w Optimie, nie we mnie.

Optima księguje automatycznie od lat. Nie w tym problem

Zacznij od tego, co Optima już potrafi, bo większość rozmów o automatyzacji księgowości ten kawałek przeskakuje. Moduł Księga Handlowa ma schematy księgowe od tak dawna, jak długo ktokolwiek z czytających używa tego programu. Schemat bierze zapis z Rejestru VAT, czyta jego kategorię, kontrahenta i flagę odliczenia, po czym wystawia dekret po stronie Wn i Ma. Puść go na miesiąc faktur zakupu, dekrety się pojawią. To jest automatyczne księgowanie. I ono działa.

Godziny nie idą więc na schemat. Idą na trzy rzeczy, których schemat nigdy nie widzi:

• Jaką kategorię niesie zapis. Kategoria mapuje koszt na konto, regułę odliczenia VAT i kolumnę KPiR. Bierze się z domyślnej na karcie kontrahenta albo od osoby, która wklepała dokument. Gdy jest zła, schemat zaksięguje ją źle — z pełnym przekonaniem — a poprawka przychodzi już po tym, jak ktoś zapis zatwierdził.
• Na którego kontrahenta wskazuje zapis. NIP z literówką. Druga karta tej samej firmy. Karta założona w biegu, bez żadnej kategorii domyślnej.
• Czy zapis w ogóle powinien istnieć. Ta sama faktura wchodzi jako pobranie z KSeF, jako PDF wysłany mailem przez klienta i jako XML z modułu Handel klienta przez Pracę Rozproszoną. Trzy drzwi, jedna faktura, a schemat nigdy nie pyta, czy już ją kiedyś widział.

Jak duże to jest u Ciebie? Dwie liczby, obie o jeden eksport stąd. Pierwsza: udział aktywnych kontrahentów z pustą domyślną kategorią zakupu. W biurach, które nigdy nie robiły porządków, widywałem od jednej trzeciej do dwóch trzecich. Druga: udział zapisów w rejestrze zakupu z zeszłego miesiąca, których kategoria różni się od domyślnej kontrahenta.

Ta druga liczba to ręczne decyzje, które Twoi ludzie i tak już podejmują — uczciwy rozmiar celu automatyzacji. Poniżej pięciu procent? Nie kupuj niczego. Ćwierć? Czytaj dalej.

Co przychodzi i którymi drzwiami

Po stronie wejścia Optima jest wyposażona nieprzeciętnie dobrze. Agent ma używać tych drzwi, a nie wycinać nowych.

KSeF jest wbudowany. Optima sama pobiera faktury zakupu z KSeF i pokazuje je na liście, z której przenosisz je do Handlu jako FZ albo do rejestru VAT zakupu. Problem pobierania, który opisywałem przy automatyzacji KSeF, Comarch tu w dużej mierze rozwiązał. Nikt nie rozwiązał tego, co dzieje się z listą dalej: które pozycje zostają przeniesione, kiedy, z jaką kategorią — i kto w ogóle zauważa te, które leżą na niej trzeci tydzień.

Comarch OCR bierze na siebie ogon papieru i PDF-ów: zagranicznego dostawcę, paragon. Rozliczany za stronę. Jego wynik ląduje w rejestrze i wygląda jak każdy inny zapis. Czyli: błąd odczytu OCR i poprawny zapis są dla schematu nie do odróżnienia.

Praca Rozproszona przenosi dokumenty z bazy sprzedażowej klienta do bazy księgowej biura jako XML. To drzwi, z których większość biur faktycznie korzysta, i mają tryb awarii, do którego wciąż wracam: katalog, którego nikt nie pilnuje. Plik, który się nie zaimportował, zostawia dokładnie tyle samo śladu co dzień, w którym nie było czego importować.

Pierwsze zadanie agenta to więc nie ekstrakcja. To uzgodnienie między drzwiami: ta faktura z KSeF, ten PDF i ten zapis z XML to jeden i ten sam dokument, a tamten obok jest nowy. Kluczem jest numer KSeF tam, gdzie jest, i NIP sprzedawcy plus numer faktury tam, gdzie go nie ma.

Problem biura rachunkowego: czterdzieści baz, jeden agent

Ta część nie ma odpowiednika w tekście o enova365. I kształtuje projekt bardziej niż jakikolwiek wybór modelu.

W Optimie każda firma klienta to osobna baza SQL. Moduł Biuro Rachunkowe daje jeden panel do przełączania się między nimi, ale pod spodem siedzi czterdzieści logowań, czterdzieści zestawów kategorii, czterdzieści list kontrahentów i czterdzieści zestawów schematów księgowych. Wynikają z tego trzy rzeczy.

Nic się nie przenosi. Konwencja kategorii, której agent nauczył się u klienta A, nie znaczy nic u klienta B, gdzie ten sam koszt ma inny kod kategorii i inne konto. Wiedza agenta jest per baza i trzeba mu to powiedzieć wprost. Pierwsza wersja czyjegoś „AI do Optimy", jaką widziałem, przez tydzień wstawiała kategorie klienta A do rejestru klienta B, zanim ktokolwiek to zauważył.

Każde logowanie to stanowisko. Pisałem o tym w przewodniku po API: integracja, która się loguje, jest z punktu widzenia licencji zwykłym użytkownikiem. Czterdzieści baz przetwarzanych równolegle to czterdzieści stanowisk, których nie masz. Więc agent pracuje po godzinach, baza po bazie, i zwalnia stanowisko, zanim o ósmej przyjdzie pierwsza księgowa. To ograniczenie harmonogramu, da się z nim żyć — ale ma być w projekcie pierwszego dnia, a nie odkryte w szóstym tygodniu.

Opóźnienie dostępu się mnoży. W tekście o czasie wdrożenia nazwałem opóźnieniem dostępu te dni między „umówiliśmy się" a „konektor ma działające dane tylko do odczytu" i uznałem je za najlepszy predyktor startu. W biurze na Optimie liczy się ono per baza. Założysz czterdziestu operatorów tylko do odczytu w jedno popołudnie — ruszasz za kilka tygodni. Dodajesz ich pojedynczo, gdy kolejny klient „znajdzie chwilę" — wdrażasz się jeszcze w grudniu.

Co agent robi, po kolei

Pięć kroków. Każdy zostawia po sobie coś, na co człowiek może spojrzeć.

1. Usuwa duplikaty między drzwiami. Lista KSeF, wynik OCR, import z Pracy Rozproszonej, zapisy w rejestrze — jeden dokument, jedna tożsamość. Duplikat to tutaj błąd po cichu: podwojona faktura zakupu nie uruchamia żadnego alarmu, odlicza VAT dwa razy i wypływa po miesiącach jako saldo dostawcy, które się nie chce zgodzić.
2. Rozpoznaje kontrahenta po NIP. Nigdy po nazwie. Brak trafienia idzie na listę wyjątków — z NIP-em, odczytaną nazwą i propozycją, co z tym zrobić. Kart kontrahentów agent sam nie zakłada. Zduplikowana karta to dokładnie ten rodzaj drobiazgu, który po cichu psuje raportowanie przez rok.
3. Weryfikuje kontrahenta w dniu, w którym to ma znaczenie. Optima sprawdza białą listę przy płatności. Agent sprawdza ją przy księgowaniu — a te dwie daty dzielą tygodnie i na tym opiera się cały tekst o białej liście. Nieudane sprawdzenie to nie problem księgowania, tylko problem płatności. Trafia do człowieka przed przelewem, nie po.
4. Proponuje kategorię i odliczenie. Z domyślnej kontrahenta tam, gdzie jest. Z historii rejestru tego klienta tam, gdzie jej nie ma. Zawsze z poziomem pewności i jednolinijkowym uzasadnieniem. Jeśli biuro używa opisu analitycznego po stronie Księgi Handlowej, proponuje również opis. Niska pewność to sygnał, żeby przekazać sprawę człowiekowi, a nie żeby rzucić monetą.
5. Zapisuje tam, gdzie Optima i tak traktuje rzeczy jako tymczasowe. Po stronie Handlu sprawa jest jasna: FZ w buforze przez model obiektowy, z uzupełnioną kategorią i atrybutami — ten sam model obiektowy, którego Comarch używa do własnych produktów. Po stronie księgowej najpierw sprawdź, co wystawia model obiektowy Twojej wersji, zanim cokolwiek zaprojektujesz wokół zapisu do rejestru VAT. Uczciwa odpowiedź zależy od wersji i nie zamierzam wymyślać nazwy API, żeby ten akapit ładniej się kończył. Tam, gdzie rejestr jest nieosiągalny, agent robi dwie mniejsze rzeczy, które i tak ruszają liczbę: uzupełnia puste kategorie domyślne na kartach kontrahentów, żeby własne importy Optimy je podchwyciły, i oddaje wyjątki dla pojedynczych dokumentów na listę do przeglądu, którą człowiek przerabia w rejestrze.

Każda propozycja niesie swoje uzasadnienie. Atrybut na dokumencie, linia na liście do przeglądu — obojętnie gdzie. Księgowa czyta „ten sam dostawca, ta sama kategoria przez ostatnie jedenaście miesięcy" albo „pierwsza faktura z tego NIP-u, najbliższe dopasowanie to X", po czym potwierdza albo poprawia. Te poprawki są sygnałem uczącym. Innego nie ma.

Gdzie się zatrzymuje

W tekście o odpowiedzialności wyznaczyłem cztery poziomy uprawnień: odczyt, propozycja, zapis, wysyłka lub podpis. Optima ma granicę trzeciego poziomu wbudowaną we własny model danych. I to aż trzy razy.

Dokument w buforze jest edytowalny, tymczasowy, jeszcze nie jest faktem. Zapis w rejestrze, na którym nikt nie uruchomił Księguj, nie dotknął księgi. Dekret w buforze Księgi Handlowej nie jest jeszcze w dzienniku. Każde z tych miejsc to punkt, w którym sama Optima mówi: człowiek jeszcze nie zdecydował. Agent zatrzymuje się na wszystkich trzech. Od JPK trzyma się z daleka w całości.

Reguła jest krótka. Agent nigdy nie zatwierdza dokumentu z bufora. Nigdy nie uruchamia Księguj. Nigdy nie zatwierdza dekretu. Nigdy nie generuje ani nie wysyła pliku JPK. Nie po okresie próbnym, nie dla drobnych faktur, nie wtedy, gdy pewność wygląda świetnie. Te cztery kliknięcia należą do osoby, której nazwisko jest na deklaracji — a sens agenta polega na tym, że gdy ona klika, to, w co klika, jest już poprawne.

Pierwsza wersja nie ma minusów

Nie zaczynaj od zapisu. Zacznij od nocnego raportu tylko do odczytu, osobnego dla każdej bazy, który co rano kładzie kierownikowi biura przed oczami trzy liczby:

• Utknięte w drzwiach: faktury z listy KSeF w Optimie nieprzeniesione do rejestru po N dniach, plus pliki w katalogu Pracy Rozproszonej, które nigdy się nie zaimportowały.
• Dryf kategorii: zapisy w rejestrze zakupu z tego miesiąca, których kategoria jest pusta albo różni się od domyślnej kontrahenta. To Twoja liczba ręcznych poprawek. Jej trend jest jedynym dowodem, jaki kiedykolwiek dostaniesz, że późniejszy agent z prawem zapisu naprawdę pomaga.
• Duplikaty: pary zapisów o tym samym NIP-ie sprzedawcy i numerze faktury.

Puść to na miesiąc. Dryf mały i stabilny? Tanim kosztem dowiedziałeś się, że biuro tego nie potrzebuje — i to jest dobry wynik, nie stracony miesiąc. Dryf duży? Masz argument, masz punkt odniesienia i masz listę dokładnie tych kontrahentów, którym trzeba uzupełnić kategorię domyślną. To popołudnie pracy, które ruszy liczbę bardziej niż jakikolwiek model.

Dopiero potem włącz propozycje dla jednej bazy klienta. Mierz wskaźnik nadpisań — udział propozycji, które księgowa zmienia — i rozszerzaj wtedy, gdy spadnie poniżej dziesięciu procent.

Metryka, która wiąże to wszystko z prawdziwym życiem biura, pochodzi z tekstu o zamknięciu miesiąca: udział dokumentów danego miesiąca w systemie do dziesiątego. Rośnie — agent zarabia na siebie. Nie rośnie — wąskim gardłem nigdy nie było księgowanie.

Pracujesz na Optimie, w biurze albo w firmie, i chcesz, żeby ktoś, kto już rozbił sobie głowę o problem czterdziestu baz, spojrzał na Twoją instalację, zanim zobowiążesz się do terminu? Odezwij się. Takie właśnie agenty AI dla firm buduję — na Optimie i na enova365: najpierw odczyt, potem propozycja, a kliknięcie zostaje przy osobie, której nazwisko jest na deklaracji.