Wyciągi MT940 w Symfonii Finanse i Księgowość: kwota nierozliczona staje się nową transakcją

Kwota nie czeka w kolejce

To czwarty tekst z serii o wyciągach bankowych w polskich systemach księgowych. Najpierw było enova365, potem Comarch Optima, potem InsERT nexo, gdzie dopasowanie kontrahenta waży więcej niż reguła rozliczania. Symfonia Finanse i Księgowość dostaje osobny tekst, bo z pozycjami, których nie rozliczy, postępuje inaczej niż wszystkie trzy.

W większości systemów pozycja, której program nie rozliczy, wisi jako nierozliczona i widać ją gołym okiem. Ktoś ją zauważa na liście i się nią zajmuje. W Symfonii nie. W zaawansowanym imporcie Symfonii pozycja i tak się księguje. Jeśli płatnik został rozpoznany, pieniądze idą na konto tego kontrahenta, a część niepołączona z konkretną fakturą staje się na tym koncie nową transakcją. Pomoc Symfonii mówi to wprost: kwota nierozliczona trafia na konto uzgodnione i powstaje dla niej nowa transakcja.

Księdze głównej to nie przeszkadza. Saldo konta odbiorcy zgadza się co do grosza. Z listą rozrachunków jest gorzej: faktura dalej jest otwarta, a obok niej stoi wpłata na tę samą kwotę, która niczego nie rozlicza. Najpierw mechanika, potem to, dlaczego najbardziej boli to w listopadzie.

Gdzie jest import

W linii ERP i w Symfonii 50 ścieżka jest ta sama: Import danych → Zaawansowany import wyciągów bankowych. Klikacie Pobierz wyciągi, wybieracie rachunek, zatwierdzacie Użyj i wskazujecie plik. Przyjmowane rozszerzenia to .txt i .mt940. Import idzie w tle, więc po chwili trzeba kliknąć Odśwież dane. Wyciąg ląduje też w Dokumenty → Przeglądanie → Repozytorium dokumentów razem z plikiem źródłowym. Przydaje się, kiedy ktoś później pyta, co właściwie przysłał bank.

Ta sama strona pomocy wymienia trzy ograniczenia. Poznajcie je, zanim zaczniecie cokolwiek planować:

• Bez rachunków walutowych. Zaawansowany import nie obsługuje wyciągów z rachunków walutowych. Wyciągi w EUR i USD trzeba wprowadzać inaczej, a razem z nimi wraca praca przy różnicach kursowych, którą opisałem w tekście o różnicach kursowych na wyciągach.
• Księgowanie chronologiczne. Wyciągi trzeba księgować w kolejności dat.
• Ponowny import to usuwanie. Żeby zaimportować ten sam wyciąg jeszcze raz, najpierw usuwacie utworzony dokument księgowy i wyciąg z repozytorium.

Trzy kroki Uzgodnień

Cała praca dzieje się po kliknięciu Uzgodnienia. Symfonia uzupełnia konto, rozliczenie, termin, formułę, która zadziałała, i podmiot. Robi to w trzech przejściach.

Krok pierwszy: numery referencyjne. Numery referencyjne wykonanych e-przelewów są porównywane z operacjami na wyciągu, a zgodne transakcje rozliczają się automatycznie. To jedyny krok, który rozlicza konkretną fakturę bez udziału człowieka. Obejmuje płatności, które klient wysłał z e-przelewów Symfonii. Faktura od dostawcy opłacona w ten sposób zamyka się sama. Dostawca opłacony ręcznie w bankowości internetowej już nie.

Krok drugi: rachunek płatnika. Operacje są przypisywane po zgodności numeru rachunku z kartoteką kontrahentów, pracowników, urzędów albo osób. Symbol konta i parametry pochodzą z formuł domyślnych #Kontrahent, #Pracownik, #Urząd i #Osoba. Jeśli rachunku nie ma na żadnej karcie, Symfonia otwiera okno wyszukiwania w kartotece kontrahentów. Wskazujecie kontrahenta, rachunek dopisuje się do karty i w kolejnym miesiącu ten płatnik rozpozna się sam. Można też pominąć: Pomiń dla bieżącej operacji, Pomiń rachunek dla wszystkich operacji z tego rachunku, Pomiń wszystkie.

Na jednym szczególe z pomocy wiele biur się przejeżdża: pracownicy, urzędy i osoby nie są uzgadniani automatycznie. Tylko kontrahenci.

Krok trzeci: pozostałe formuły. To, co nadal jest nieprzypisane, przechodzi przez pozostałe formuły. Ustawiają symbol konta, opis dekretacji i to, czy powstaje nowa transakcja i z jakim terminem. Formuły z wypełnionym polem Rachunek mają pierwszeństwo przed dopasowaniem z kartoteki.

Ta ostatnia zasada załatwia lukę z urzędami. Każdy klient płaci PIT, CIT i VAT na swój mikrorachunek podatkowy, a wszystkie składki ZUS na jeden rachunek składkowy. Te numery się nie zmieniają. Wpiszcie każdy do formuły z właściwym kontem i te pozycje przestaną co miesiąc czekać na człowieka.

Godziny giną w tabeli transakcji

Pod listą operacji jest tabela otwartych transakcji dla zaznaczonej pozycji: kwota do rozliczenia, numer dokumentu, termin, dni po terminie, konto. Rozliczacie, zaznaczając wiersz albo wpisując kwotę w kolumnie Rozliczenie. Pod prawym przyciskiem są Rozlicz transakcje i Usuń rozliczenie. Rozliczenie nie może przekroczyć tego, co zostało na transakcji, a suma nie może przekroczyć kwoty operacji.

Tak wygląda rachunek dla typowego klienta z dystrybucji. To liczby przykładowe, nie pomiar:

Pozycji na wyciągach w miesiącu	410
E-przelewy wychodzące z Symfonii, rozliczone w kroku pierwszym	132
Płatności dla dostawców zrobione ręcznie w banku, bez numeru referencyjnego	8
Wpłaty odbiorców rozpoznane po rachunku (krok drugi)	205
Wpłaty odbiorców z rachunków, których nie ma na żadnej karcie	25
Prowizje, ZUS, podatki, wynagrodzenia (krok trzeci, jeśli są formuły)	40

Krok pierwszy odwala tu kawał roboty. Z 205 rozpoznanymi wpłatami odbiorców jest inaczej: Symfonia wie, kto zapłacił, ale ktoś nadal musi jej powiedzieć, za co. Przy 30–40 sekundach na pozycję, z listą faktur otwartą w drugim oknie, to około dwóch godzin miesięcznie na jednego klienta. Dwie rzeczy pogarszają sprawę.

Ponowne Uzgodnienia kasują ręczną pracę. Pomoc mówi to wyraźnie: ponowne kliknięcie Odśwież dane albo Uzgodnienia usuwa wszystkie ręczne zmiany i rozliczenia. Księgowa, która spędzi godzinę w tabeli, a potem puści uzgadnianie jeszcze raz, żeby złapać nową formułę, zaczyna od zera.

Pominięcie dziś nic nie kosztuje. Kiedy tabela zostaje nieruszona, Księgowanie i tak zapisuje wyciąg do bufora. 205 wpłat trafia na właściwe konta jako nowe transakcje. Nic nie blokuje, nic nie ostrzega. Większość biur, z którymi rozmawiam, zauważa to dopiero wtedy, kiedy lista rozrachunków jest do czegoś potrzebna.

Dlaczego to ważne w listopadzie

W listopadzie biuro potrzebuje tej listy do trzech rzeczy.

• Potwierdzenia sald. Jeśli klient wyśle potwierdzenia z listy, na której zapłacone faktury stoją obok nierozliczonych wpłat, odbiorca odpowie zastrzeżeniem. Cały proces opisałem w tekście o potwierdzeniu sald na koniec roku.
• Ulga na złe długi. Ulga zaczyna się od listy przeterminowanych. Faktura „90 dni po terminie” na papierze, a zapłacona w marcu, to najgorszy możliwy kandydat do korekty VAT. Szczegóły w tekście o uldze na złe długi w VAT.
• Odpisy aktualizujące. Odpisy na należności liczy się z tego samego wiekowania. Zapłacone faktury w wiekowaniu je zawyżają.

Do kontroli wystarczy jeden eksport. Dla każdego konta kontrahenta zestawcie obok siebie otwarte faktury i nierozliczone wpłaty. Oflagujcie pary o tej samej kwocie oraz wpłaty równe sumie dwóch, trzech faktur. U klienta, który rok omijał tabelę, spodziewałbym się, że większość „przeterminowanej” kwoty to właśnie takie pary.

Gdzie w Symfonii pasuje agent

Agent pracujący obok Symfonii nie rusza importu ani formuł. Pracuje na eksporcie otwartych rozrachunków i nierozliczonych wpłat oraz na pozycjach wyciągu z tytułami. Do każdej nierozliczonej wpłaty układa kandydatów: dokładna kwota, numer faktury w tytule przelewu, także z literówką, kombinacje sum, to, jak dany odbiorca zwykle płaci. Każda propozycja trafia do kolejki z uzasadnieniem, a księgowa ją zatwierdza i rozlicza w Symfonii. Ogólnie o kolejce i progu pewności pisałem w tekście o automatyzacji księgowania wyciągów.

Zgłasza też to, czego sam nie naprawi: „klient 12 nie ma formuły dla mikrorachunku podatkowego, 9 pozycji poszło do ręcznej weryfikacji” albo „25 wpłat przyszło z rachunków, których nie ma na żadnej karcie”. Decyzję podejmuje człowiek. Jak podchodzę do takich wdrożeń, opisuję na stronie agenci AI dla firm.

Dwie liczby przed końcem roku

Zanim cokolwiek zautomatyzujecie, policzcie dwie liczby dla każdego klienta na Symfonii:

1. Udział wpłat odbiorców rozliczonych z fakturą w ostatnim pełnym miesiącu, a nie tylko przypisanych do kontrahenta.
2. Liczbę nierozliczonych wpłat na kontach rozrachunków z odbiorcami, które stoją obok otwartej faktury na tę samą kwotę.

Pierwsza powyżej 90%, druga bliska zera? Klient jest w dobrym stanie. Jeśli nie, naprawcie to przed wysłaniem potwierdzeń. Nie po tym, jak wrócą odpowiedzi.

Chcecie, żebym spojrzał na te liczby? Wyślijcie mi jeden zanonimizowany eksport rozrachunków, a powiem Wam, ile z listy przeterminowanych jest prawdziwe.