Ulga na złe długi w biurze rachunkowym: strona dłużnika, której nikt nie pilnuje

Połowa przepisu, o której wszyscy mówią

Zapytajcie biuro rachunkowe o ulgę na złe długi, a usłyszycie o wierzycielu. Klient sprzedał towar, nabywca nie zapłacił, po 90 dniach klient może odzyskać ten VAT w swoim rozliczeniu. Realne pieniądze, ulga dobrowolna, łatwo ją klientowi zaproponować.

To art. 89a ustawy o VAT. Druga połowa to art. 89b i to ona sprawia kłopoty. Jeśli klient nie zapłacił faktury zakupowej w ciągu 90 dni od terminu płatności, musi oddać odliczony VAT. Nie „może”. Musi, w okresie, w którym minął 90. dzień.

Po stronie wierzyciela ktoś chce odzyskać pieniądze, więc sam o nie prosi. Po stronie dłużnika nikt nie ma powodu się odzywać. Klient nie zadzwoni do biura z informacją: „od trzech miesięcy nie płacimy dostawcy, podnieście nam VAT". A biuro też tego nie widzi, bo w większości biur nic nie zestawia terminu płatności faktury zakupowej z wyciągiem bankowym.

Jak liczyć 90 dni

Termin biegnie od dnia następującego po terminie płatności z umowy albo z faktury. Przykład:

• Faktura na 10 000 zł netto + 2 300 zł VAT, termin płatności 15 czerwca.
• 15 dni w czerwcu, 31 w lipcu, 31 w sierpniu: 31 sierpnia to dzień 77.
• 90. dzień to 13 września. Korekta należy do rozliczenia za wrzesień, składanego do 25 października.

Obie strony liczą od tej samej daty. Wierzyciel może obniżyć VAT należny o 2 300 zł w pliku za wrzesień, jeśli w dniu jego złożenia faktura nadal nie jest zapłacona ani zbyta. Dłużnik musi zmniejszyć VAT naliczony o 2 300 zł w tym samym pliku za wrzesień, chyba że zapłaci do 30 września, czyli do ostatniego dnia okresu.

Jeśli dłużnik zapłaci w grudniu, w grudniu zwiększa VAT naliczony z powrotem. Wierzyciel, jeśli skorzystał z ulgi, w grudniu zwiększa VAT należny. Częściowa zapłata działa proporcjonalnie po obu stronach.

Błąd po stronie dłużnika nie jest więc trwały, ale też nie jest darmowy. Klient, który przegapił korektę za wrzesień i zapłacił w grudniu, przez trzy miesiące miał zaniżony VAT. To oznacza korektę pliku za wrzesień i odsetki.

Warunki wierzyciela w skrócie

Ulga wierzyciela ma swoje warunki. Trzymajcie je na liście kontrolnej, bo właśnie o nie pytają klienci:

• wierzyciel jest czynnym podatnikiem VAT w dniu poprzedzającym złożenie pliku z korektą;
• od końca roku, w którym wystawiono fakturę, nie minęły trzy lata;
• do dnia złożenia pliku należność nie została uregulowana ani zbyta w żadnej formie;
• jeśli nabywca nie jest czynnym podatnikiem VAT (np. konsument), ulga przysługuje tylko w węższych przypadkach: prawomocny wyrok skierowany do egzekucji, wpis do rejestru dłużników albo upadłość konsumencka (art. 89a ust. 2a).

Nic z tego nie jest trudne do sprawdzenia ręcznie, a wierzyciele sami o to proszą, więc to się robi. Ten tekst jest o drugiej stronie.

Dlaczego strona dłużnika umyka

Żeby kontrola z art. 89b działała, muszą się spotkać trzy dane. W typowym biurze każda leży gdzie indziej:

1. Termin płatności faktury zakupowej. Od lutego 2026 r. większość tych faktur przychodzi przez KSeF, a faktura ustrukturyzowana ma sekcję płatności, w której sprzedawca może podać termin. Jeśli ją wypełni, data jest w danych. Jeśli nie, termin siedzi w umowie, której biuro nigdy nie widzi.
2. Zapłata. Jest na wyciągu i coś znaczy dopiero wtedy, gdy wyciąg jest powiązany z fakturą. Większość biur importuje wyciągi, ale przypisanie przelewu do konkretnej faktury zakupowej w praktyce jest dalekie od pełnego. Skąd bierze się ta granica, pisałem w tekście o automatyzacji księgowania wyciągów bankowych.
3. Okres. Kontrola musi co miesiąc, u każdego klienta VAT, zadać pytanie: „które niezapłacone faktury przekraczają 90. dzień w tym okresie?".

W biurze nikt nie patrzy na te trzy rzeczy jednocześnie. Osoba księgująca zakupy widzi termin i idzie dalej. Osoba importująca wyciąg widzi przelewy, ale nie linię 90 dni. Osoba przygotowująca JPK_V7 nie widzi ani jednego, ani drugiego.

Efekt łatwo przewidzieć. Korekta dłużnika powstaje wtedy, gdy klient przypadkiem wspomni o sporze z dostawcą, albo wtedy, gdy zażąda jej kontrola podatkowa.

Ani jedno, ani drugie nie jest procesem.

Jak to wygląda w JPK_V7

Osobnego zawiadomienia VAT-ZD już nie ma. Od czasu JPK_V7 wszystko wykazuje się w samym pliku.

• Wierzyciel: korekta to osobny wiersz w ewidencji sprzedaży, z pełnymi danymi kontrahenta, ujemną podstawą i ujemnym podatkiem, z oznaczeniem KorektaPodstawyOpodt. Liczą się tu też pola daty płatności, które pojawiły się razem z tym oznaczeniem w JPK_V7(2). Późniejsze zwiększenie po zapłacie to dodatni wiersz sprzedaży.
• Dłużnik: zmniejszenie VAT naliczonego to osobny wiersz w ewidencji zakupu, w polach korekty z art. 89b, z kwotą ujemną. Zwiększenie po zapłacie to osobny wiersz z kwotą dodatnią.

Nowa struktura JPK_V7(3), która weszła razem z KSeF, zmieniła numer KSeF i oznaczenia OFF/BFK/DI. Opisałem je w tekście o oznaczeniach BFK, DI i OFF w JPK_V7. Dokładne nazwy pól korekty i tak sprawdziłbym w wersji, którą generuje Wasz program, zamiast ufać szablonowi z 2024 roku.

Trudne przypadki zostają przy człowieku

Lista jest mechaniczna. Część tego, co na nią trafia, już nie:

• Brak terminu płatności. Nie ma go na fakturze, w aktach nie ma umowy. Żeby liczyć 90 dni, trzeba mieć punkt startu, a jego wybór to decyzja.
• Zmieniony termin płatności. Klient i dostawca podpisali aneks wydłużający termin. Czy i kiedy przesuwa to linię 90 dni? Spór w orzecznictwie trwa od lat. To pytanie do księgowej albo doradcy podatkowego, nie do skryptu.
• Spory i kompensaty. Faktura „niezapłacona", bo została skompensowana z wzajemną należnością, jest zapłacona. Ta wstrzymana, bo towar był wadliwy, może nie być.
• Restrukturyzacja, upadłość, likwidacja. Według art. 89b dłużnik nie robi korekty, jeśli w 90. dniu jest w jednym z tych postępowań. Ten status trzeba sprawdzić, a nie założyć.

Ten sam podział dotyczy każdej korekty JPK_V7: część to dane, które nie zgadzają się same ze sobą, część to decyzja, której dane nie podejmą. Pisałem o tej granicy w tekście korekty JPK_V7 i czego agent nie zrobi.

Co agent przygotowuje co miesiąc

To kontrola tylko do odczytu. Wpisuje się w pracę, którą biuro i tak robi przed 25.:

1. Odczytać termin płatności z każdej faktury w KSeF, a gdy go brakuje, wziąć termin zaksięgowany w ERP.
2. Powiązać przelewy z wyciągów z fakturami, łącznie z płatnościami częściowymi.
3. Wypisać każdą fakturę, zakupową i sprzedażową, której 90. dzień wypada w zamykanym okresie, z kwotą VAT i liczbą dni do końca okresu.
4. Oznaczyć faktury bez terminu płatności, ze zmienionym terminem oraz faktury zapłacone po wcześniejszej korekcie (te wymagają zwiększenia).
5. Na tydzień przed końcem okresu wysłać klientowi listę po stronie dłużnika: „zapłaćcie to do 30., inaczej VAT wraca".

Ten ostatni krok zmienia rozmowę z klientem. Widzi, które faktury od dostawców zaraz będą go kosztować VAT, i część z nich po prostu płaci. Tańszej korekty nie ma.

Po stronie należności w enova365 ta sama linia 90 dni to jeden z raportów, które opisałem w tekście o raportowaniu rozrachunków w enova365. Tutaj ta sama kontrola działa po obu stronach księgi.

Księgowa zachowuje decyzję w każdym oznaczonym przypadku, samą korektę i plik. Kto co podpisuje? To samo pytanie co zawsze, pisałem o nim w tekście agent AI a odpowiedzialność. Jak taka współpraca wygląda w praktyce, opisuję na stronie agenci AI dla firm.

Jedno pytanie na to zamknięcie miesiąca

U Waszych trzech największych klientów VAT: ile faktur zakupowych przekroczyło we wrześniu 90. dzień i nadal nie jest zapłaconych? Jeśli nikt w biurze nie odpowie na to w godzinę, to właśnie jest ta luka.

Chcecie zobaczyć, jak agent buduje taką listę z KSeF, Waszego ERP i wyciągów? Napiszcie do mnie. Przejdę z Wami przez jednego klienta i powiem uczciwie, czy przy Waszej skali automatyzacja ma sens.