Kary KSeF od 2028 r.? Projekt przesuwa sankcje, ale 1 stycznia 2027 r. dla klientów biura i tak się zmienia

Nagłówek to połowa historii

Od połowy października portale branżowe powtarzają w różnych wersjach: „KSeF bez kar do 2028 r.”. To prawda tylko w części. 20 października 2026 r. rząd skierował do Sejmu projekt ustawy o zmianie ustawy o VAT i ustawy KSeF z 2023 r. To druk nr 3245. Pierwsze czytanie odbyło się następnego dnia, na 67. posiedzeniu, i projekt trafił do Komisji Finansów Publicznych. Sedno to dwa przepisy. Kary z art. 106ni ust. 1–3 i 5–7 zaczną obowiązywać 1 stycznia 2028 r., a nie 1 stycznia 2027 r. A sama nowelizacja wchodzi w życie 31 grudnia 2026 r.

Wynikają z tego dwie rzeczy. Obie dotyczą biura rachunkowego bezpośrednio.

Po pierwsze, to projekt. Potrzebuje jeszcze Sejmu, Senatu, podpisu Prezydenta i publikacji w Dzienniku Ustaw, a na to zostało około dziewięciu tygodni. Ustawa korzystna dla podatników zwykle przechodzi. Ale jeśli nie zdąży przed 31 grudnia, obowiązuje obecne brzmienie i kary ruszają 1 stycznia 2027 r. Planujcie pod oba warianty.

Po drugie, projekt przesuwa tylko kary. Cała reszta zaplanowana na 1 stycznia 2027 r. zostaje na swoim miejscu. Uzasadnienie mówi to wprost: od 1 stycznia 2027 r. nie będzie można wystawiać faktur z kas rejestrujących i nie będzie wyłączenia z KSeF dla podatników wystawiających faktury do 10 tys. zł brutto miesięcznie.

Kary w liczbach

Art. 106ni obejmuje trzy rodzaje naruszeń: niewystawienie faktury ustrukturyzowanej w KSeF, choć był taki obowiązek, wystawienie faktury w czasie niedostępności, awarii albo w trybie offline niezgodnie z udostępnionym wzorem oraz nieprzesłanie takiej faktury do KSeF w terminie. Karę nakłada naczelnik urzędu skarbowego decyzją, płatną w 14 dni od doręczenia. Kwoty to górne granice:

Faktura	Górna granica kary
12 300 zł brutto, 2 300 zł VAT, wystawiona jako PDF zamiast w KSeF	do 2 300 zł (100% podatku)
5 000 zł od sprzedawcy zwolnionego z VAT, bez kwoty podatku	do 935 zł (18,7% kwoty należności)

Teraz typowy mały klient biura: przedsiębiorca zwolniony podmiotowo z VAT, sześć faktur miesięcznie na łącznie 9 000 zł, nigdy niezalogowany do KSeF, bo obejmowało go zwolnienie do 10 000 zł. Według obecnego brzmienia każda taka faktura wystawiona od stycznia poza KSeF to ryzyko kary do 18,7%, czyli przy 9 000 zł do 1 683 zł miesięcznie. Według projektu ten sam klient w 2027 r. kary nie zapłaci. Ale to nie znaczy, że nic się nie stanie.

Projekt poprawia też oczywisty błąd: wykreśla z listy kar faktury wystawione w czasie awarii całkowitej KSeF (art. 106ne ust. 3). Takich faktur po awarii w ogóle nie przesyła się do KSeF, więc karanie za nie od początku nie miało sensu.

Co KAS zapowiada na 2027 r.

Ten akapit uzasadnienia podkreśliłbym każdemu biuru. Większość podatników jest w pełnym KSeF od 2026 r. i w tym czasie nie podlegała karom. Dlatego ministerstwo pisze, że niestosowanie KSeF w 2027 r. „nie pozostanie bez reakcji organów KAS”. Kolejność wygląda tak: najpierw przypomnienie o obowiązku. Jeśli to nie pomoże, czynności sprawdzające na podstawie art. 272 Ordynacji podatkowej, czyli weryfikacja, czy brak KSeF nie prowadzi do nierzetelnego rozliczania podatku należnego i naliczonego.

W praktyce klient, który w 2027 r. dalej wysyła PDF-y, kary nie dostanie, ale może dostać pismo, a potem wezwanie do przedstawienia dokumentów. Jedno i drugie wyląduje na biurku biura. Pytanie będzie brzmiało: czy sprzedaż w JPK_V7 zgadza się z tym, co klient zafakturował, i czy VAT naliczony nabywców ma pokrycie w prawidłowych fakturach. Rok bez kar to rok z pytaniami.

Co i tak zmienia się 1 stycznia 2027 r.

Stronę zakupów opisałem szczegółowo w tekście o dokumentach poza KSeF: koniec faktur z kas, paragon z NIP do 450 zł przestaje być fakturą uproszczoną, wygasa zwolnienie do 10 000 zł. Projekt niczego z tego nie zmienia.

Jest jeszcze jedna zmiana od 2027 r., o której mówi się mniej: numer KSeF w płatności. Od 1 stycznia 2027 r., kiedy czynny podatnik VAT płaci czynnemu podatnikowi VAT za fakturę ustrukturyzowaną przelewem albo poleceniem zapłaty, w tytule płatności powinien znaleźć się numer KSeF tej faktury. Płatności kartą, BLIK-iem i gotówką to nie dotyczy. Źródła różnią się w szczegółach, choćby co do pola w przelewie split payment i zapłaty za kilka faktur jednym przelewem. Nie znalazłem kary powiązanej wprost z tym przepisem i nie będę jej wymyślał. Ale przepis zmienia treść wyciągu bankowego — i to biuro odczuje.

Dla biura to właściwie dobra wiadomość. Numer KSeF w tytule przelewu to najczystszy klucz do połączenia płatności z fakturą, lepszy niż ręcznie wpisany numer faktury. Reguły dopasowania, które opisałem w tekście o automatyzacji księgowania wyciągów, dostają nową pierwszą regułę.

Lista klientów na listopad i grudzień

Niezależnie od losów druku 3245 te kontrole są takie same. Zrobiłbym je raz w listopadzie i raz w połowie grudnia:

1. Klienci, którzy wciąż wystawiają faktury sprzedaży poza KSeF. Porównajcie rejestr sprzedaży każdego klienta za wrzesień i październik z fakturami widocznymi w KSeF po stronie sprzedawcy. Klient z fakturami sprzedaży i zerem numerów KSeF prawie na pewno korzysta ze zwolnienia do 10 000 zł. Od stycznia potrzebuje narzędzia, które wystawia w KSeF, i kogoś, kto wie, jak się zalogować. Samo porównanie opisałem w tekście o fakturach sprzedaży w KSeF.
2. Klienci wystawiający faktury z kasy. Sklepy, gastronomia, warsztaty. Od stycznia klient firmowy, który chce fakturę, dostaje ją z KSeF, nie z kasy. To zmiana procesu przy ladzie, nie w biurze.
3. Uprawnienia nowych klientów w KSeF. Każdy klient, który wchodzi do KSeF w styczniu, musi nadać biuru dostęp. W typowym biurze to 10–20 nowych pozycji w rejestrze uprawnień KSeF, wszystkie w tym samym tygodniu.
4. Faktury offline wysyłane po terminie. W 2026 r. spóźniona faktura offline24 nic nie kosztuje. Czy zmieni się to 1 stycznia 2027 r., czy 1 stycznia 2028 r., zależy od projektu. Tak czy inaczej z tym nawykiem trzeba skończyć już teraz. Szczegóły w tekście o trybie offline24.
5. Eksport płatności. Klienci, którzy płacą dostawcom z pliku przelewów z ERP albo z szablonów w banku: czy numer KSeF trafia do tytułu przelewu, czy ERP dalej wpisuje tam numer faktury?

Gdzie pasuje agent

Nic z tego nie jest trudne. Trzeba to po prostu zrobić dla każdego klienta, a w listopadzie nikt nie ma wolnych godzin. Agent bierze na siebie nudną połowę. Co noc czyta rejestr sprzedaży klienta i metadane faktur wystawionych w KSeF, korzystając z poświadczeń biura. Wypisuje klientów ze sprzedażą bez numerów KSeF, klientów, u których po stronie zakupów pojawiają się faktury z kas od ich kontrahentów, a w styczniu wychodzące przelewy bez numeru KSeF w tytule. Przy każdej pozycji: klient, liczba i powód. Nie pisze do klientów i niczego nie zmienia w ERP. Jak podchodzę do takich wdrożeń, opisuję na stronie agenci AI dla firm.

Księgowa dostaje w poniedziałek rano jedną listę na klienta zamiast czterdziestu osobnych dochodzeń.

Jedna liczba na ten tydzień

Policzcie klientów, którzy w październiku wystawili faktury sprzedaży, ale nie mają na żadnej numeru KSeF. To jest rozmiar Waszego stycznia. Jeśli wychodzi więcej niż trzech, czterech, zacznijcie rozmowy już teraz. Bez względu na to, co Sejm zrobi z drukiem 3245, ci klienci od stycznia muszą wystawiać w KSeF.

Chcecie znać tę liczbę bez ręcznego liczenia? Wyślijcie mi zanonimizowany rejestr sprzedaży jednego klienta za październik, a pokażę Wam, co wychodzi z porównania z KSeF.