Zaliczka w grudniu, dostawa w styczniu: faktura zaliczkowa i rozliczeniowa w KSeF na przełomie 2026 i 2027 r.

Dlaczego grudniowe zaliczki są w tym roku osobnym tematem

Co roku część klientów bierze pieniądze w grudniu za coś, co dostarcza w styczniu: maszynę zamówioną przed zmianą cennika, kuchnię montowaną po świętach, szkolenie zarezerwowane na luty. Zwykle to rutyna. Jedna faktura na zaliczkę, druga na resztę, VAT od zaliczki w grudniu, przychód w styczniu.

W tym roku granica przebiega przez KSeF. 1 stycznia 2027 r. wygasa zwolnienie do 10 000 zł i kończą się faktury z kas rejestrujących. Pisałem o tym w tekście o karach KSeF i 1 stycznia 2027 r.. U najmniejszych klientów jedna transakcja może więc dać fakturę zaliczkową poza KSeF w grudniu i fakturę rozliczeniową w KSeF w styczniu. Te dwa dokumenty muszą na siebie wskazywać. Faktura ustrukturyzowana ma na to ustalony sposób.

Prosty przykład. Klient sprzedaje urządzenie za 61 500 zł brutto (50 000 zł netto, 11 500 zł VAT według stawki 23%). Nabywca wpłaca 12 grudnia 2026 r. zaliczkę 12 300 zł. Dostawa: 14 stycznia 2027 r.

Strona VAT: grudzień, niezależnie od daty faktury

Zgodnie z art. 19a ust. 8 ustawy o VAT, jeśli zapłata wpływa przed dostawą, obowiązek podatkowy w odniesieniu do tej kwoty powstaje z chwilą jej otrzymania. W 12 300 zł siedzi 2 300 zł VAT (12 300 × 23/123) i ta kwota idzie do grudniowego JPK_V7.

Fakturę zaliczkową trzeba wystawić do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu otrzymania pieniędzy, czyli do 15 stycznia 2027 r. (art. 106i ust. 2). I tu granica roku ma znaczenie:

Faktura zaliczkowa wystawiona	Klient korzystał w 2026 r. ze zwolnienia do 10 000 zł	Gdzie trafia faktura
18 grudnia 2026 r.	tak	może jeszcze być PDF/papier poza KSeF
18 grudnia 2026 r.	nie	KSeF, jak wszystkie jego faktury od 2026 r.
8 stycznia 2027 r.	bez znaczenia	KSeF, bo przepisy przejściowe obejmują faktury wystawiane do 31 grudnia

W każdym wierszu 2 300 zł VAT należy do grudnia. Spóźniona faktura go nie przesuwa. Co styczeń widzę odwrotny błąd: faktura zaliczkowa ma datę styczniową, więc ktoś księguje jej VAT w styczniu. A wyciąg pokazuje 12 grudnia — i wyciąg wygrywa.

U nabywcy działa to w drugą stronę. Nabywca odlicza VAT naliczony w okresie, w którym otrzymał fakturę, a w KSeF faktura jest otrzymana w dniu nadania jej numeru KSeF. Faktura zaliczkowa wystawiona w KSeF 8 stycznia daje nabywcy odliczenie w styczniu, nie w grudniu. Jeśli biuro prowadzi też księgi nabywcy, spodziewajcie się tego pytania.

Rodzaje faktur w FA(3)

Faktura ustrukturyzowana wprost oznacza rodzaj w polu RodzajFaktury. Tu liczą się cztery wartości:

• ZAL — faktura zaliczkowa, dokumentująca zapłatę otrzymaną przed dostawą. Zawiera też wartość zamówienia lub umowy.
• ROZ — faktura rozliczeniowa wystawiona po dostawie na podstawie art. 106f ust. 3. Obejmuje całą wartość, pomniejsza ją o zaliczki i wymienia faktury zaliczkowe.
• KOR_ZAL — korekta faktury zaliczkowej, na przykład gdy zamówienie zostaje anulowane, a zaliczka zwrócona.
• KOR_ROZ — korekta faktury rozliczeniowej.

FA(3) pozwala też ująć kilka wpłat na jednej fakturze zaliczkowej przez element ZaliczkaCzesciowa, każdą z własną datą i kwotą. Przykład w oficjalnej broszurze ma trzy zaliczki otrzymane 10, 15 i 20 września 2026 r. Jeśli klient bierze w grudniu zaliczki w ratach, to jedna faktura, nie trzy.

A jeśli zaliczki pokrywają całą cenę jeszcze przed dostawą, faktury rozliczeniowej nie ma wcale. Zgodnie z art. 106f ust. 4 ostatnia faktura zaliczkowa wymienia numery wcześniejszych i zamyka transakcję.

Faktura rozliczeniowa w KSeF a zaliczka spoza KSeF

I to jest nowość tego przełomu roku. Styczniowa faktura rozliczeniowa musi wskazać fakturę zaliczkową. FA(3) ma do tego element FakturaZaliczkowa, a oficjalna broszura opisuje dwa przypadki:

• Faktura zaliczkowa wystawiona w KSeF — jej numer KSeF trafia do pola NrKSeFFaZaliczkowej i na tym koniec.
• Faktura zaliczkowa wystawiona poza KSeF — w polu NrKSeFZN wpisuje się 1, czyli znacznik faktury spoza KSeF, a w polu NrFaZaliczkowej jej zwykły numer, na przykład FZ/12/12/2026. Sama broszura pokazuje to na przykładzie dwóch takich faktur zaliczkowych z 2025 r.

Schemat więc tę sytuację obsługuje. Kłopoty zaczynają się zwykle poza nim. Nowe narzędzie klienta do KSeF nic nie wie o grudniowym PDF-ie, więc faktura rozliczeniowa wychodzi jako zwykła faktura VAT na 61 500 zł bez odjętej zaliczki. VAT od 12 300 zł zostaje wtedy naliczony dwa razy: w grudniu i ponownie w styczniu. Albo faktura rozliczeniowa jest poprawna, ale grudniowa zaliczkowa istnieje tylko w starym programie do fakturowania na czyimś laptopie. Pół roku później nikt nie umie pokazać, na co wskazuje NrFaZaliczkowej.

W naszym przykładzie styczniowa faktura ROZ pokazuje pełne 61 500 zł, odejmuje zaliczkę 12 300 zł i zostawia do zapłaty 49 200 zł, w tym 9 200 zł VAT. Ta kwota idzie do styczniowego JPK_V7.

Strona podatku dochodowego: to nie przychód 2026 r.

Zaliczka na dostawę w kolejnym okresie nie jest przychodem. W CIT to art. 12 ust. 4 pkt 1 ustawy o CIT, w PIT art. 14 ust. 3 pkt 1. Przychód z naszego przykładu powstaje w styczniu 2027 r., przy dostawie.

Na koniec roku ma to większe znaczenie, niż się wydaje:

• W pełnych księgach 12 300 zł na 31 grudnia jest po stronie zobowiązań, a nie w sprzedaży 2026 r. Listę otwartych zaliczek położyłbym obok rezerw i biernych RMK na koniec roku, bo w styczniu patrzą na nie te same osoby.
• Klient na KPiR, który wpisze fakturę zaliczkową jako przychód grudnia, zapłaci podatek dochodowy rok za wcześnie, a do tego być może w ramach limitów niewłaściwego roku.
• Status małego podatnika i limity ryczałtu liczy się od przychodów. Zaliczka zaksięgowana jako przychód potrafi wypchnąć klienta ponad próg, którego w rzeczywistości nie przekroczył.

Kontrola na grudzień i styczeń dla biura

Tę listę przeszedłbym dwa razy: około 20 grudnia i jeszcze raz między 5 a 15 stycznia, przed terminem na faktury zaliczkowe.

1. Grudniowe wpływy bez faktury. Wpływy od odbiorców na wyciągu, które nie pasują do żadnej faktury sprzedaży. Część to zapłaty starych faktur z kiepskim tytułem, część to zaliczki. Reguły dopasowania wyciągów już je rozdzielają. To, co zostaje, to lista zaliczek.
2. Zaliczki bez faktury zaliczkowej do 15 stycznia. Przy każdej: czy jest faktura ZAL, a jeśli ma datę styczniową, czy przeszła przez KSeF?
3. Otwarte faktury zaliczkowe na 31 grudnia. ZAL, do których nie ma jeszcze ROZ. Przy każdej: kwota, odbiorca, przewidywana data dostawy. To idzie do kontroli CIT/PIT i do bilansu.
4. Styczniowe faktury rozliczeniowe. Każda ROZ musi wskazać fakturę zaliczkową, która naprawdę jest w rejestrze: numer KSeF przy zaliczce z KSeF, znacznik i numer przy zaliczce spoza KSeF. Każda styczniowa faktura sprzedaży dla odbiorcy z otwartą zaliczką, ale bez takiego wskazania, to kandydat na podwójny VAT.
5. Anulowane zamówienia. Zaliczka zwrócona w styczniu wymaga KOR_ZAL, od 2027 r. w KSeF. Mechanika jest taka sama jak przy innych korektach, opisanych w tekście o fakturach korygujących w KSeF.

Gdzie pasuje agent

Każdy punkt z tej listy to złączenie trzech źródeł, które biuro już ma: wyciągu bankowego, rejestru sprzedaży i metadanych faktur wystawionych w KSeF. Agent wykonuje te złączenia co noc w grudniu i styczniu.

Wypisuje wpływy od odbiorców bez faktury, zaliczki, które na tydzień przed 15. dniem wciąż nie mają ZAL, otwarte faktury ZAL na 31 grudnia z kwotami i styczniowe faktury dla odbiorców z otwartą zaliczką, ale bez odwołania w FakturaZaliczkowa. Przy każdej pozycji: klient, dokument i powód. Nie wystawia ani nie koryguje faktur i niczego nie księguje. ERP i księgowa zostają przy sterach. O tym, jak podchodzę do takich wdrożeń, piszę na stronie agenci AI dla firm.

Dzięki temu nikt w marcu nie odkrywa grudniowej zaliczki opodatkowanej dwa razy albo wpisanej w przychód 2026 r.

Jedno pytanie na ten tydzień

Którzy z Waszych klientów regularnie biorą zaliczki w grudniu? Zwykle to co roku ta sama piątka, szóstka: urządzenia, meble, budowlanka, szkolenia, eventy. Sprawdźcie, którzy z nich korzystali w 2026 r. ze zwolnienia do 10 000 zł. To u nich grudniowy PDF trzeba będzie wskazać w styczniowej fakturze z KSeF.

Chcecie zobaczyć taką listę dla jednego klienta przed grudniem? Wyślijcie mi zanonimizowany grudniowy wyciąg i rejestr sprzedaży z zeszłego roku, a pokażę Wam, co wychodzi z parowania.