Rezerwy i bierne RMK na 31 grudnia: koszt w księgach, który w CIT czeka na fakturę albo wypłatę

Koszt, który przychodzi dwa razy

Ten błąd widzę co styczeń. W grudniu biuro księguje bierne RMK na prąd klienta: 4 200 zł, oszacowane z trzech poprzednich rachunków. W połowie stycznia grudniowa faktura wpada do KSeF, ktoś księguje ją w koszty grudnia, a nikt nie rozwiązuje rozliczenia. W wyniku klienta za 2026 r. jest teraz 8 400 zł za prąd z jednego miesiąca.

Jedna taka pozycja to drobiazg. Pomnóżcie ją jednak przez 25 klientów na pełnych księgach, po kilkanaście RMK na każdego, i macie powód, dla którego zamknięcie roku, które powinno zająć popołudnie przeglądu, zajmuje trzy dni uzgadniania.

W żadnej innej pozycji zamknięcia roku księgi i zeznanie nie rozchodzą się tak wyraźnie jak przy rezerwach i rozliczeniach międzyokresowych. I nigdzie indziej tak łatwo nie zgubić, co trafiło gdzie. Tak jak przy odpisach aktualizujących należności, o których pisałem wczoraj, chodzi o dwie listy, a nie jedną.

Strona bilansowa: co należy do 2026 roku

Na dzień bilansowy ustawa o rachunkowości wymaga dwóch powiązanych rzeczy.

Bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów (art. 39 ust. 2) obejmują prawdopodobne zobowiązania dotyczące bieżącego roku. Typowo są to trzy grupy:

• Grudniowe usługi bez faktury na dzień zamknięcia: energia, telekomunikacja, transport, ostatni tydzień pracy podwykonawcy, honorarium prawnika za grudniową sprawę.
• Przyszłe świadczenia pracownicze: niewykorzystane urlopy, odprawy emerytalne i nagrody jubileuszowe, premie roczne zapracowane w 2026 r., a wypłacane w 2027 r. Po nowelizacji ustawa wprost mówi, że to bierne RMK, które w bilansie pokazuje się wśród rezerw (art. 39 ust. 2a). Stąd potoczna „rezerwa urlopowa”, choć technicznie to rozliczenie międzyokresowe.
• Koszty tegorocznego zamknięcia fakturowane później, najczęściej badanie sprawozdania za 2026 r. Praktyka jest tu różna: część polityk ujmuje je w 2026 r., część w roku badania. Cokolwiek mówi polityka, stosujcie ją co roku tak samo.

Rezerwy (art. 35d) dotyczą zobowiązań pewnych lub bardzo prawdopodobnych, których kwotę da się wiarygodnie oszacować, ale termin albo wysokość nie są jeszcze przesądzone: sprawa sądowa, którą klient prawdopodobnie przegra, naprawy gwarancyjne, strata na już podpisanej umowie, postanowiona i ogłoszona restrukturyzacja.

Jedno i drugie obniża wynik 2026 r. Dla biura praktyczna różnica polega na tym, kto dostarcza liczbę. RMK na prąd wynika z wyciągów. RMK urlopowe z kadr. Rezerwę na proces podaje prawnik klienta i nikt w biurze nie powinien jej wymyślać.

Zanim zaczniecie budować listę, zajrzyjcie do polityki rachunkowości klienta. Mniejsi klienci często korzystają z uproszczeń, na które pozwala ustawa, w tym z rezygnacji z części rezerw i RMK albo z nieustalania podatku odroczonego. Jeśli polityka tak mówi, lista się skraca. Jeśli milczy, poprawcie ją przed grudniem, a nie w trakcie zamknięcia.

Strona podatkowa: czekamy na fakturę albo na wypłatę

Ustawa o CIT traktuje to inaczej, i to celowo.

Rezerwy tworzone na podstawie ustawy o rachunkowości nie są kosztem podatkowym (art. 16 ust. 1 pkt 27). Przy kosztach pośrednich dniem poniesienia kosztu jest dzień zaksięgowania go na podstawie faktury albo innego dowodu, gdy faktury brak, z wyjątkiem sytuacji, gdy chodzi o rezerwy albo bierne RMK (art. 15 ust. 4e). Komentatorzy są zgodni co do skutku: kwota staje się kosztem dopiero wtedy, gdy zostanie ujęta w księgach w inny sposób, zwykle na podstawie faktury, kiedy ta przyjdzie.

W praktyce w kolumnie podatkowej przy każdej pozycji pojawia się jedno z czterech:

1. Czekamy na fakturę. RMK na grudniowy prąd nie jest kosztem 2026 r. Gdy faktura zostanie zaksięgowana, koszt rozpoznaje się na zwykłych zasadach. Pytanie, do którego roku należy faktura wystawiona 2 stycznia, omówiłem w tekście o fakturach kosztowych na przełomie roku w KSeF.
2. Czekamy na wypłatę. Niewykorzystane urlopy, odprawy emerytalne, nagrody jubileuszowe: koszt w dacie wypłaty, nie w dacie ujęcia RMK.
3. Zasada wynagrodzeń. Wynagrodzenia i premie są kosztem w miesiącu, za który są należne, jeśli zostaną wypłacone w terminie (art. 15 ust. 4g); wypłacone po terminie są kosztem w dacie wypłaty (art. 16 ust. 1 pkt 57). Premia roczna, która według regulaminu jest należna za 2026 r. i ma zostać wypłacona do 31 marca, jest zwykle akceptowana jako koszt 2026 r. Premia uznaniowa przyznana w lutym to najczęściej koszt w dacie wypłaty. Organy nie są tu jednolite, więc biuro powinno przeczytać regulamin premiowania klienta, a nie zgadywać po nazwie składnika na liście płac.
4. Rezerwa. Proces, gwarancje, umowy przynoszące stratę: koszt dopiero wtedy, gdy zobowiązanie zostanie faktycznie rozliczone i udokumentowane.

W PIT podobna zasada obowiązuje podatników na pełnych księgach, więc te same dwie listy dotyczą spółek osobowych osób fizycznych.

Każda pozycja, która trafia do ksiąg w 2026 r., a do podatku w 2027 r., to różnica przejściowa. Klienci ustalający podatek odroczony potrzebują jej do wyliczenia aktywa z tytułu podatku odroczonego. Ci, którzy go nie ustalają, też jej potrzebują, bo w 2027 r. ktoś musi pamiętać, żeby wziąć tę kwotę w koszty, kiedy przyjdzie faktura albo nastąpi wypłata.

Ile tego jest

Weźmy biuro z 25 klientami na pełnych księgach, to samo przykładowe biuro co wczoraj. Realny obraz na koniec roku:

Pozycja	Liczba pozycji u 25 klientów
Grudniowe usługi bez faktury	ok. 150
Niewykorzystane urlopy	ok. 25 wyliczeń, ok. 400 pracowników
Premie roczne za 2026 r.	ok. 20
Badanie sprawozdania, inne koszty zamknięcia	ok. 15
Rezerwy przeniesione z 2025 r. (wykorzystane, rozwiązane, nadal potrzebne)	ok. 40
Nowe rezerwy wymagające danych od klienta lub prawnika	ok. 10

Razem około 250 pozycji, z czego może 30 wymaga prawdziwej oceny. Ręcznie to mniej więcej dwa dni ściągania wyciągów, upominania się o eksporty z kadr i przepisywania zeszłorocznych rezerw do nowego arkusza. Pozostałe 220 pozycji to praca według wzoru.

Błędy się powtarzają. RMK na grudniowy prąd nie zostaje rozwiązane po przyjściu faktury, więc koszt pojawia się dwa razy. RMK urlopowe jest liczone z sald urlopów z 2025 r., bo nikt nie poprosił o eksport za 2026 r. Rezerwa gwarancyjna z 2023 r. leży nieruszona trzy lata, bo nikt nie sprawdza, czy reklamacje, które miała pokryć, w ogóle przyszły. A w zeznaniu RMK urlopowe ląduje w kosztach 2026 r., co kontrola zakwestionuje.

Co przygotowuje agent

Agent pracujący na księgach klienta, wyciągach bankowych, KSeF i eksporcie z kadr robi pracę według wzoru, a ocenę zostawia księgowej:

• Znajduje brakujące grudniowe faktury. Wypisuje z wyciągów dostawców, którym klient płacił co miesiąc w 2026 r., a których grudniowej faktury nie ma w KSeF do dnia zamknięcia. Dla każdego proponuje RMK na podstawie trzech poprzednich miesięcy, z widełkami.
• Buduje pozycje pracownicze z eksportu kadrowego: salda urlopów razy stawka dzienna ze składkami, dane do odpraw i nagród jubileuszowych dla aktuariusza, jeśli klient z niego korzysta, i regulamin premiowania z terminami wypłat.
• Przenosi zeszłoroczne rezerwy ze statusem każdej: wykorzystana (i na co), rozwiązana, nadal potrzebna albo bez ruchu od 12 miesięcy (do decyzji księgowej).
• Dodaje kolumnę podatkową do każdej pozycji: koszt 2026 r., czeka na fakturę, czeka na wypłatę albo zasada wynagrodzeń z terminem, który przesądza sprawę. Wynik zasila wyliczenie podatku odroczonego i listę do pilnowania w 2027 r.
• W styczniu paruje przychodzące faktury z RMK, proponuje rozwiązanie rozliczenia i pokazuje różnicę między szacunkiem a fakturą, żeby koszt wszedł raz.

Agent nie szacuje rezerwy na proces, nie ustala założeń aktuarialnych i nie rozstrzyga, czy badanie sprawozdania należy do 2026 r. To decyzje, pod którymi ktoś się podpisuje. Jego zadanie to najpierw uzgodnić 220 rutynowych pozycji, żeby księgowa mogła poświęcić przegląd tym 30, które naprawdę mają znaczenie. Wpisuje się w zamknięcie miesiąca, które biuro i tak prowadzi, a lista dostawców pokrywa się z grudniowym potwierdzeniem sald. Jak taki podział pracy wygląda w biurze, opisuję na stronie agenci AI dla firm.

Poproście kadry już teraz

Najbardziej przydatna rzecz, jaką biuro może zrobić w październiku: poprosić każdego klienta na pełnych księgach o dwie rzeczy: salda urlopów na 30 listopada i aktualny regulamin premiowania z terminami wypłat. Klientowi zajmie to dziesięć minut. A to właśnie te dane rozstrzygają liczby, które inaczej szacowalibyście pod presją w styczniu.

Chcecie zobaczyć obie listy na danych jednego z Waszych klientów? Napiszcie do mnie. Sprawdzę dostawców i przeniesienie rezerw na zeszłorocznym zamknięciu, a potem pokażę, które pozycje trafiły do ksiąg i do zeznania w różnych latach.