Forma opodatkowania na 2027 rok: porównanie robi się w listopadzie, a zmianę w CEIDG do 20 lutego

Termin jest w lutym. Dane są już teraz.

Przedsiębiorca, który chce zmienić formę opodatkowania na 2027 r., ma czas do 20. dnia miesiąca po miesiącu, w którym osiągnie pierwszy przychód w roku. U prawie każdego klienta oznacza to 20 lutego 2027 r. Jeśli pierwszy przychód przyjdzie dopiero w grudniu, termin przesuwa się na koniec roku. Zmianę zgłasza się przez CEIDG, nic nie kosztuje, a jeśli nikt niczego nie złoży, klient po prostu zostaje przy tegorocznej formie.

Właśnie przez ten termin większość biur wraca do tematu z klientami pod koniec stycznia albo na początku lutego. I właśnie dlatego ta rozmowa zwykle odbywa się w biegu. Styczeń to zamknięcie roku, PIT-11, pierwsze pliki JPK według nowych zasad i każdy klient, któremu nagle przypomina się brakująca faktura. Nikt nie ma godziny na klienta, żeby porównać trzy formy opodatkowania.

Tylko że do tego porównania styczeń nie jest potrzebny. Potrzebne są liczby klienta za 2026 r.: przychód, koszty, składki społeczne i rozsądna prognoza na 2027 r. Pod koniec października dziesięć miesięcy tych danych siedzi już w KPiR albo w ewidencji przychodów. Wyliczenie da się zrobić w listopadzie, a rozmowę przeprowadzić wtedy, kiedy klient ma jeszcze czas się zastanowić.

Ten sam klient, dwie odpowiedzi

Weźmy przedsiębiorcę świadczącego usługi dla firm. Dochód za 2026 r. po odliczeniu składek społecznych szacujemy na 200 000 zł. Żeby rachunek był czytelny, porównuję tylko podatek i składkę zdrowotną.

Skala. 12% od pierwszych 120 000 zł minus 3 600 zł kwoty zmniejszającej podatek, potem 32% od pozostałych 80 000 zł: 14 400 − 3 600 + 25 600 = 36 400 zł podatku. Składka zdrowotna 9% dochodu: 18 000 zł, bez odliczenia. Razem: 54 400 zł.

Liniowy 19%. Składka zdrowotna 4,9%: 9 800 zł. To mniej niż roczny limit odliczenia, więc w całości obniża podstawę. Podatek: 19% × 190 200 = 36 138 zł. Razem: 45 938 zł.

Przy tych liczbach liniowy wygrywa o 8 462 zł. I na tym kończy się większość arkuszy.

Dodajmy teraz jedną rzecz, której w arkuszu nie ma: klient jest żonaty, a żona nie ma dochodu. Na skali mogą rozliczyć się wspólnie. 200 000 zł dzieli się na pół, każda połowa to 12% minus 3 600 zł: 2 × 8 400 = 16 800 zł podatku. Do tego te same 18 000 zł składki zdrowotnej: 34 800 zł. To o 11 138 zł mniej niż na liniowym. „Oczywiste” przejście na 19% kosztowałoby tę rodzinę ponad jedenaście tysięcy złotych rocznie.

Wspólne rozliczenie z małżonkiem i ulga na dzieci przysługują tylko na skali. Porównanie, które nie pyta o małżonka i dzieci, to nie porównanie. To zgadywanie z dokładnością do grosza.

Gdzie w tym jest ryczałt

Przy kandydatach na ryczałt pytanie jest inne: ile wynoszą koszty? Weźmy klienta, którego działalność podlega stawce 12%. W samym podatku ryczałt i liniowy zrównują się wtedy, gdy 12% przychodu to tyle samo co 19% od przychodu minus koszty. Dzieje się tak przy kosztach na poziomie ok. 36,8% przychodu (1 − 12/19). Poniżej tego ryczałt jest tańszy. Powyżej taniej wychodzi liniowy albo skala, bo ryczałt w ogóle nie widzi kosztów.

Programista z przychodem 300 000 zł i kosztami 30 000 zł jest daleko pod tą linią. Wykonawca, który kupuje materiały za 40% przychodu, jest nad nią, choćby stawka na papierze wyglądała atrakcyjnie.

Dwie rzeczy sprawiają, że ryczałt trudniej policzyć w listopadzie niż pozostałe formy:

• Stawka zależy od rodzaju działalności, a nie od samego PKD klienta. Ten sam klient może mieć przychody po 8,5%, 12% i 15%. Ktoś musi zdecydować, który przychód gdzie trafia, i to decyzja księgowej.
• Składka zdrowotna to stała kwota miesięczna w trzech progach przychodu (do 60 000 zł, do 300 000 zł i powyżej 300 000 zł), liczona od przeciętnego wynagrodzenia w czwartym kwartale poprzedniego roku. Na 2027 r. to wynagrodzenie za IV kwartał 2026 r., które GUS ogłasza w styczniu. Według obecnych przepisów w listopadzie kwoty na 2027 r. jeszcze nie ma, więc porównanie musi opierać się na tegorocznej i trzeba to jasno napisać.

I jeden twardy limit: ryczałt jest dostępny tylko dla klientów, których przychód za 2026 r. nie przekracza 2 mln euro. Na 2027 r. to 8 754 000 zł. Klient, który zbliża się do tej kwoty, nie powinien w listopadzie dostać rekomendacji ryczałtu bez uwagi o grudniu.

Ilu klientów to dotyczy

Typowe biuro, z którym pracuję, ma około 120 klientów: może 25 na pełnych księgach, 60 na KPiR, 35 na ryczałcie. Pytanie o formę opodatkowania dotyczy 95 osób fizycznych i wspólników. Z mojego doświadczenia u 15–20 z nich inna forma dałaby na samych liczbach ponad 3 000 zł rocznie oszczędności. U kilku wynik się odwraca, gdy tylko zapytać o rodzinę.

Zrobione porządnie i ręcznie, zajmuje to 20–40 minut na klienta: wyeksportować dziesięć miesięcy z ewidencji, oszacować listopad i grudzień, policzyć do trzech form, sprawdzić warunki, spisać wnioski. Na 95 klientów to trzy do pięciu dni roboczych. Więc nikt tego nie robi, a styczniowa rozmowa brzmi: „zostajemy przy tym, co jest?”.

Co roku wracają te same błędy:

• Porównanie pomija składkę zdrowotną albo stosuje jedną stawkę do wszystkich form. U wielu klientów cała różnica bierze się z 9% kontra 4,9% dochodu.
• Nikt nie pyta o sytuację rodzinną. Wspólne rozliczenie i ulga na dzieci znikają w chwili, gdy klient schodzi ze skali.
• Prognoza to dziesięć miesięcy razy 1,2. Klient z sezonowym grudniem albo taki, który właśnie stracił dużego odbiorcę, dostaje pewną siebie odpowiedź na źle postawione pytanie.
• Klient słyszy o tym 15 lutego i ma pięć dni na decyzję.

Co przygotowuje agent

Agent, który ma dostęp do odczytu KPiR albo ewidencji przychodów klienta, może zebrać to wszystko w listopadzie, w ramach zamknięcia miesiąca, które biuro i tak prowadzi:

• Odczytuje dane za 2026 r. od stycznia do ostatniego zamkniętego miesiąca: przychód, koszty, składki społeczne, obecną formę, a u ryczałtowców przychód w podziale na stawki, tak jak zaksięgowało go biuro.
• Szacuje cały rok na podstawie ostatnich dwunastu miesięcy, zamiast mnożyć, więc widać mocny albo słaby grudzień.
• Liczy podatek ze składką zdrowotną w każdej formie, z której klient może skorzystać, i wypisuje sprawdzone warunki: limit ryczałtu oraz ograniczenie dotyczące byłego pracodawcy, które w każdej formie działa inaczej: liniowy zamyka się przy usługach dla pracodawcy, jeśli klient wykonywał te same czynności na etacie w tym samym roku podatkowym, a ryczałt sięga także do roku poprzedniego.
• Oznacza klientów, u których inna forma daje oszczędność powyżej progu ustalonego przez biuro, np. 3 000 zł, oraz tych blisko progu, u których wynik łatwo się odwraca.
• Spisuje pytania, na które liczby nie odpowiedzą: czy małżonek ma dochód, czy są dzieci, czy na 2027 r. planowany jest duży zakup, czy odchodzi duży odbiorca.

Agent nie rekomenduje formy, nie dotyka CEIDG i nie rozstrzyga, która stawka ryczałtu ma zastosowanie. To decyzje księgowej, podejmowane razem z klientem. Agent ma w listopadzie położyć na biurku księgowej jednostronicowe zestawienie, żeby w lutym nie zaczynała od pustego arkusza. Jak taki podział pracy wygląda w biurze, opisuję na stronie agenci AI dla firm.

Jedna rzecz do zrobienia w tym tygodniu

Wybierzcie pięciu klientów, którzy Waszym zdaniem mają złą formę opodatkowania. Przy każdym zapiszcie dwie rzeczy: szacowany dochód za 2026 r. i to, czy małżonek ma dochód. Jeśli drugiej kolumny nie umiecie wypełnić, to jest rozmowa do umówienia przed świętami.

Chcecie zobaczyć takie listopadowe porównanie na danych Waszych klientów? Napiszcie do mnie. Wezmę jeden miesiąc prawdziwych danych i pokażę, których klientów agent oznacza i dlaczego.