Wycena bilansowa pozycji walutowych na 31 grudnia: jedna faktura, dwa lata, dwa wyniki

Ta sama faktura dwa razy

Wczoraj pisałem o różnicach kursowych przy zapłatach. Dziś druga połowa tematu, ta, która spada na 31 grudnia.

Klient na pełnych księgach sprzedaje do Niemiec. Faktura na 50 000 EUR jest z listopada i ujęta po kursie NBP z dnia poprzedzającego, powiedzmy 4,3000. Należność to 215 000 zł. Do 31 grudnia nikt jej nie zapłacił. Kursy są okrągłe i przykładowe, nie prawdziwe.

• 31 grudnia, księgi: art. 30 ustawy o rachunkowości każe wycenić należność po średnim kursie NBP obowiązującym tego dnia, powiedzmy 4,2500. Należność spada do 212 500 zł. W księgach pojawia się 2 500 zł ujemnej różnicy kursowej, koszt finansowy starego roku.
• 31 grudnia, podatek: nic. W domyślnej metodzie podatkowej ta różnica jest niezrealizowana i nie wchodzi do podstawy opodatkowania.
• Styczeń, zapłata: odbiorca płaci, bank przewalutowuje po swoim kursie kupna, powiedzmy 4,2800. Podatkowo zrealizowana różnica to 50 000 × (4,2800 − 4,3000) = −1 000 zł, koszt nowego roku.

Ta sama faktura daje więc w księgach i w podatku różne liczby, w różnych okresach. Tak ma być.

Kłopot zaczyna się wtedy, gdy nikt nie pilnuje, która liczba gdzie należy.

Kogo to dotyczy

Tylko klientów na pełnych księgach. Klienci na KPiR i ryczałcie nie robią wyceny bilansowej, a różnice kursowe powstają u nich wyłącznie przy zapłacie. W typowym portfelu 40 klientów zostaje może 8–12 firm z pozycjami walutowymi. Niewiele. Tyle że to zwykle najwięksi klienci, często z biegłym rewidentem.

Co się wycenia: należności i zobowiązania w walucie, pożyczki i kredyty oraz środki na rachunkach i w kasach walutowych. Czego zwykle nie: środków trwałych i towarów kupionych w euro, rozliczeń międzyokresowych i zaliczek na dostawy. Zaliczki to szara strefa. Przeważa pogląd, że zaliczka na towar nie jest roszczeniem do zapłaty w walucie, więc się jej nie wycenia. Ustalcie to jednak z biegłym klienta i zapiszcie decyzję.

Gdzie metody się rozchodzą

Klient może rozliczać różnice kursowe w podatku dochodowym na dwa sposoby. Zanim ruszycie z grudniem, musicie wiedzieć, który wybrał:

• Metoda podatkowa (domyślna). Różnice z wyceny nie wchodzą do podstawy opodatkowania. Różnica podatkowa powstaje dopiero, gdy pieniądze faktycznie się ruszą, względem historycznego kursu ujęcia. Tak rozlicza się większość klientów.
• Metoda rachunkowa (art. 9b CIT, art. 14b PIT). Różnice kursowe są podatkowe tak jak w księgach, razem z wyceną. Według źródeł, które sprawdziłem, mogą ją wybrać tylko podatnicy, których sprawozdanie bada biegły rewident, a wybór wiąże co najmniej trzy lata podatkowe. Informację o wyborze wykazuje się w zeznaniu rocznym. Sprawdźcie w aktach klienta, czy wcześniej nie poszło też zawiadomienie do urzędu.

W metodzie rachunkowej księgi i podatek się zgadzają i większość tego, co dalej, odpada. W metodzie podatkowej każda wyceniona pozycja otwiera lukę, którą ktoś musi zamknąć dwa razy: w grudniu i przy zapłacie.

Trzy miejsca, w których to się psuje

1. Grudzień: wycena zostaje w wyliczeniu podatku. Zestawienie obrotów i sald na koniec roku zawiera 2 500 zł kosztu z wyceny. Jeśli roczne wyliczenie CIT go nie wyłączy, dochód jest zaniżony o tę kwotę. Na jednej fakturze to niewiele. U klienta ze 150 otwartymi pozycjami, przy słabym złotym w grudniu, robi się z tego błąd, z którego będziecie się tłumaczyć biegłemu albo urzędowi.

2. Styczeń: brak storna. Wiele biur 1 stycznia odwraca wycenę i każda pozycja wraca do kursu historycznego. Inne tego nie robią i rachunkowo jedno i drugie może być poprawne, zależnie od polityki klienta. Bez storna styczniowa zapłata z mojego przykładu daje jednak w księgach +1 500 zł (4,2800 wobec 4,2500), a podatkowo −1 000 zł. Jeśli zaliczkę liczycie z ksiąg, jest teraz błędna o 2 500 zł, tylko w drugą stronę niż w grudniu.

3. Rachunki walutowe: dwie kolejki. Wycena bilansowa ustawia w księgach rachunek w euro na kurs z 31 grudnia. Podatkowo warstwy FIFO tego rachunku (albo inna metoda ustalona z doradcą klienta) jadą dalej na kursach historycznych. Po zamknięciu roku potrzebujecie obu rzeczy: kursu księgowego i warstw podatkowych. Jeśli trzymaliście tylko księgi, warstwy trzeba odtworzyć. Zwykle robi się to w marcu, pod presją.

Dlatego wolę przygotować wycenę w grudniu jako listę, a nie jako stos księgowań z 31 grudnia.

Lista na koniec roku

Tak wygląda zestawienie, które chciałbym mieć na biurku księgowej w pierwszych dniach stycznia, dla każdego klienta z pozycjami walutowymi:

• wszystkie otwarte pozycje walutowe na 31 grudnia, wyciągnięte z rozrachunków w ERP (gdzie te dane leżą, opisałem w tekście o rozrachunkach i raportowaniu należności w enova365): dokument, waluta, kwota, kurs ujęcia;
• kurs z tabeli A NBP obowiązujący 31 grudnia, pobrany z publicznego API NBP, a nie przepisany ręcznie;
• różnica z wyceny dla każdej pozycji i suma, osobno dodatnie i ujemne;
• salda rachunków i kas walutowych, a obok salda księgowego przeniesione podatkowe warstwy FIFO;
• flagi: zaliczki, pozycje w walucie o niejasnym charakterze, pozycje bez kursu ujęcia albo z podejrzanym kursem, pozycje już zapłacone na wyciągu, a w księgach wciąż otwarte;
• metoda podatkowa klienta, wzięta z rejestru, a nie z pamięci, a przy metodzie podatkowej kwota do wyłączenia z rocznego wyliczenia podatku.

W styczniu ta sama lista robi drugą rzecz: sprawdza, czy storno zostało zaksięgowane (jeśli polityka klienta je przewiduje), i przechowuje kursy historyczne każdej pozycji zapłaconej w nowym roku. Na tej podstawie liczycie styczniowe różnice przy zapłatach, w tym samym miesięcznym procesie, który opisałem wczoraj.

Czas księgowej idzie na oznaczone pozycje. U klienta z około 120 otwartymi pozycjami ręczne zbudowanie listy zajmuje mniej więcej dwie godziny, głównie na szukanie kursów i sald. Z gotową listą przegląd trwa około 20 minut. Wycena bilansowa zasila też znaczniki kont u klientów, którzy wysyłają JPK_CIT, gdzie różnice niezrealizowane trzeba trzymać osobno od zrealizowanych.

Agent nie wybiera metody podatkowej, nie decyduje, czy zaliczkę wyceniać, i nie księguje wyceny. Dlaczego trzymam tę granicę, wyjaśniłem w tekście agent AI a odpowiedzialność. Jak taka współpraca wygląda w praktyce, opisuję na stronie agenci AI dla firm.

Zróbcie próbę w listopadzie

Najgorszy moment na odkrycie, co nie działa, to 31 grudnia. Puśćcie tę samą listę na 30 listopada dla każdego klienta na pełnych księgach z pozycjami walutowymi. Wyjdą brakujące kursy ujęcia, zaliczki, których nikt nie sklasyfikował, i klienci, u których metoda podatkowa nie jest nigdzie zapisana. Zostanie jeszcze miesiąc, żeby to poprawić. Połączcie to z potwierdzeniem sald na koniec roku, które wychodzi mniej więcej w tym samym czasie i dotyczy tych samych otwartych pozycji.

Chcecie zobaczyć listę do wyceny bilansowej zbudowaną z danych ERP jednego z Waszych klientów? Napiszcie do mnie. Puszczę ją na prawdziwym kliencie i powiem uczciwie, czy przy Waszej skali automatyzacja ma sens.