Polityka rachunkowości na 2027 r.: KSeF, zapisy automatyczne i agent AI — czego brakuje w opisie systemu informatycznego

Dokument, którego nikt nie otwiera, dopóki ktoś o niego nie poprosi

Większość polityk rachunkowości, które widziałem w polskich firmach, napisano raz: przy rejestracji albo przy przejściu na pełną księgowość. Potem trafiły do segregatora. W części o systemie informatycznym jest nazwa programu i wersja sprzed lat. Jest opis papierowych faktur przychodzących pocztą, osoby, która je sprawdza, i pieczątki z numerami kont.

Nic z tego nie opisuje, jak naprawdę księgowano klienta na pełnych księgach w 2026 r. Faktury zakupowe przychodzą z KSeF jako XML. Wyciągi wpadają w MT940, a połowa pozycji rozlicza się sama. W niektórych biurach agent proponuje dekrety, a człowiek akceptuje je paczkami.

Prawo niewiele się tu zmieniło. Ustawa o rachunkowości miała te przepisy od dawna, niektóre od dwudziestu lat. Zmieniło się to, że w 2027 r. faktury w KSeF wystawia każdy klient, także mali, którzy korzystali ze zwolnienia do 10 000 zł. Rozjazd między polityką na papierze a prawdziwym procesem trudno będzie dalej ignorować. Listopad to dobry moment, żeby go zamknąć, bo dokumenty podpisuje klient, nie biuro, a to trwa kilka tygodni.

Cztery przepisy, które o tym decydują

Przed napisaniem tego artykułu przeczytałem aktualny tekst jednolity ustawy. Prawie całą robotę robią cztery przepisy.

Art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. c wymaga przy księgach prowadzonych komputerowo opisu systemu informatycznego: wykazu programów, procedur lub funkcji, opisu algorytmów i parametrów, programowych zasad ochrony danych oraz wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji. Zwróćcie uwagę na słowo "algorytmy". Jeśli coś decyduje, na jakie konto idzie faktura, to jest algorytm, czy to schemat księgowań w ERP, czy model.

Art. 14 ust. 4 mówi, że zapis księgowy prowadzony komputerowo ma mieć automatycznie nadany numer pozycji w dzienniku i dane pozwalające ustalić osobę odpowiedzialną za jego treść.

Art. 20 ust. 5 uznaje za równoważne z dowodami źródłowymi zapisy wprowadzane automatycznie, przez urządzenia łączności albo tworzone według algorytmu, jeśli spełnione są cztery warunki. Zapisy mają trwale czytelną postać zgodną z dowodami. Da się ustalić ich źródło i osobę odpowiedzialną za ich wprowadzenie. Procedura sprawdza poprawność przetworzenia oraz kompletność i identyczność zapisów. A dane źródłowe są chronione przed zmianą przez okres przechowywania danego rodzaju dowodów.

Art. 21 ust. 1 pkt 6 i ust. 1a pkt 2 dotyczą dekretacji. Dowód powinien wskazywać miesiąc i sposób ujęcia w księgach oraz mieć podpis osoby odpowiedzialnej. Można jednak zaniechać zamieszczania tych danych na dowodzie, jeżeli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych.

Jest jeszcze część, o której biura zapominają. Art. 10 ust. 2 mówi, że tę dokumentację ustala w formie pisemnej i aktualizuje kierownik jednostki. Czyli zarząd albo właściciel klienta, a nie biuro. Art. 77 pkt 1 za prowadzenie ksiąg wbrew przepisom ustawy przewiduje grzywnę albo do dwóch lat pozbawienia wolności. Nikt nie trafi do sądu za sam nieaktualny opis systemu. Ale na kontroli podatkowej nieaktualny opis ułatwia uznanie ksiąg za nierzetelne, a wtedy klient pyta biuro, jak do tego doszło.

Gdzie jest dekretacja, kiedy faktura jest XML-em

Na papierze dekretacja była fizyczna: pieczątka, konta wpisane długopisem, parafka. Faktura z KSeF to ustrukturyzowany plik z numerem KSeF. Nic na nim nie napiszecie, a drukowanie go po to, żeby przybić pieczątkę na wydruku, mija się z celem.

Drogą jest art. 21 ust. 1a pkt 2. Danych o dekretacji nie umieszczacie na dowodzie, bo wynika to z techniki dokumentowania zapisów. Tyle że zwolnienie działa wyłącznie wtedy, gdy polityka tę technikę rzeczywiście opisuje. Wystarczy jedno zdanie — i właśnie tego zdania zwykle brakuje:

"Dla faktur otrzymanych za pośrednictwem KSeF nie zamieszcza się dekretacji na dowodzie. Miesiąc i sposób ujęcia wynikają z zapisu w dzienniku, który zawiera numer KSeF faktury, numer pozycji w dzienniku i identyfikator użytkownika, który zatwierdził zapis."

To zdanie łączy dowód (przez numer KSeF) z decyzją (zapis) i z osobą (identyfikator użytkownika). Jeśli ERP przechowuje numer KSeF przy zapisie (a i tak się to przydaje przy JPK_CIT i znacznikach kont), powiązanie już jest w danych. Polityka musi to tylko zapisać.

Zapisy automatyczne: cztery warunki i jedno nazwisko

Tu automatyzacja robi się konkretna. Typowe strumienie w biurze w 2026 r.:

• faktury zakupowe importowane z KSeF ze schematem księgowań,
• wyciągi bankowe importowane i rozliczane z rozrachunkami,
• różnice kursowe liczone przez program,
• zapisy na koniec miesiąca tworzone z reguł (rozliczenia międzyokresowe, amortyzacja),
• w części biur dekrety proponowane przez agenta i akceptowane przez człowieka.

Każdy z nich to zapis "tworzony według algorytmu" w rozumieniu art. 20 ust. 5. Najmocniej gryzie warunek z pkt 2: musi się dać ustalić osobę odpowiedzialną za wprowadzenie. Program nie jest osobą. Agent też nie. Polityka potrzebuje więc krótkiej tabeli, która przypisuje każdy zautomatyzowany strumień do roli albo konkretnej osoby, a system musi zapisywać, kto co zaakceptował. To ta sama granica, o której pisałem w tekście o tym, kto podpisuje, gdy księguje agent: odpowiedzialność nie przechodzi na oprogramowanie, więc to, co realnie budujecie, to materiał dowodowy.

Warunek z pkt 3, czyli procedurę sprawdzającą przetworzenie, większość biur spełnia bez dodatkowej pracy, tylko rzadko ją zapisuje. Jeśli ktoś porównuje liczbę faktur otrzymanych w KSeF w miesiącu z liczbą zaksięgowanych, to jest właśnie ta kontrola. Wpiszcie ją do polityki: co się porównuje, jak często i kto.

Warunek z pkt 4 dotyczy danych źródłowych. Faktury leżą w KSeF, ale biuro nie powinno polegać na dostępie, który może stracić. Uprawnienia w KSeF nadaje klient i może je odebrać. Trzymajcie własną kopię XML przez okres przechowywania, który według art. 74 ust. 2 pkt 8 wynosi dla większości dowodów pięć lat. Poprzednią wersję samej polityki też trzeba przechowywać pięć lat od upływu jej ważności (art. 74 ust. 2 pkt 5), więc numerujcie aneksy zamiast nadpisywać dokument.

Co powinien zawierać aneks na 2027 r.

Element polityki	Co zwykle jest napisane	Co powinno być na 2027 r.
Opis systemu informatycznego, art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. c	Nazwa programu, wersja sprzed lat	Aktualna wersja i data eksploatacji każdego programu, w tym łącznika KSeF, importu bankowego i warstwy automatyzacji lub agenta
Algorytmy i parametry	Nic	Lista schematów księgowań i reguł, gdzie są przechowywane, kto może je zmieniać
Dekretacja, art. 21 ust. 1a pkt 2	Pieczątka na dowodzie	Decyzja zapisana w zapisie księgowym z numerem KSeF i identyfikatorem użytkownika
Zapisy automatyczne, art. 20 ust. 5	Nic	Tabela: strumień → źródło → osoba odpowiedzialna → kontrola → częstotliwość
Osoba odpowiedzialna, art. 14 ust. 4	"Główny księgowy"	Wskazany użytkownik dla każdego strumienia; propozycje agenta oznaczone jako propozycje do czasu akceptacji
Ochrona danych	Hasła, kopie zapasowe	Kto ma uprawnienia w KSeF, gdzie leżą kopie XML i jak długo
Historia wersji	Brak	Numer aneksu, data, podpis kierownika jednostki

W biurze z, powiedzmy, 40 klientami, z których 14 prowadzi pełne księgi, to 14 polityk. Pisanie każdej od zera to kilka godzin. Ze wspólnym wzorem aneksu, w którym różnią się tylko tabela strumieni i wersje programów, liczyłbym 60–90 minut na klienta. Większość tego czasu idzie na zebranie wersji i ustalenie, kto naprawdę co zatwierdza.

Termin i podpis

Działają tu dwa zegary i łatwo je pomylić.

Opis systemu informatycznego to dokumentacja. Art. 10 ust. 2 mówi, że się ją aktualizuje, więc powinna się zmieniać, kiedy zmienia się system. Jeśli klient przeszedł na automatyczny import z KSeF w kwietniu 2026 r., to w maju opis był już nieaktualny.

Z metodami rachunkowości jest inaczej. Art. 8 ust. 2 pozwala zmienić stosowane rozwiązania na inne, przewidziane ustawą, ze skutkiem od pierwszego dnia roku obrotowego, bez względu na datę decyzji. Jeśli klient chce przy okazji zmienić np. metodę wyceny albo próg jednorazowego zaliczania niskocennych składników w koszty, to idzie do tego samego aneksu, ale według zasady początku roku i z ujawnieniem w sprawozdaniu finansowym.

Jeden datowany aneks, przygotowany przez biuro i podpisany przez kierownika jednostki przed 1 stycznia 2027 r. albo tuż po, załatwia obie rzeczy. Projekty wyślijcie w listopadzie. Zebranie podpisów od 14 zarządów w grudniu trwa dłużej, niż ktokolwiek zakłada.

Co tu może zrobić agent, a czego nie

Agent przydaje się do nudnej połowy. Może wyciągnąć wersje programów z bazy każdego klienta, wypisać schematy księgowań, które faktycznie zadziałały w 2026 r., policzyć, ile zapisów w każdym strumieniu było automatycznych, a ile ręcznych, i przygotować projekt tabeli strumieni. Stąd szacunek 60–90 minut: inwentaryzacja to wolna część, a przy tym mechaniczna. Tak właśnie działają agenci AI dla biur i firm, które wdrażam: zbierają i porządkują, a decyzję zostawiają człowiekowi.

Agent nie zdecyduje natomiast, kto odpowiada, i niczego nie podpisze. To decyzje biura i klienta. Zapisanie ich to ta część, której prawo naprawdę wymaga.

Jeśli chcecie zobaczyć, jak wyglądają zautomatyzowane strumienie w księgach waszych klientów, zanim napiszecie aneks, umówcie krótką rozmowę.