Prezenty świąteczne 2026 dla pracowników i kontrahentów: PIT, ZUS, VAT. Limit 1000 zł z ZFŚS, bony bez zwolnienia, 100 zł w VAT

Ta sama paczka, trzy różne rachunki

Co roku w listopadzie do biura przychodzi to samo pytanie od kilkunastu klientów naraz: "chcemy coś dać ludziom na święta, jak to zaksięgować?". Uczciwa odpowiedź brzmi tak: sam prezent ma najmniejsze znaczenie. Liczy się, z jakich pieniędzy jest kupiony i w jakiej formie trafia do pracownika.

Paczka za 400 zł może nie kosztować pracownika nic, może kosztować go 48 zł albo 126,90 zł, a do tego 81,92 zł składek po stronie pracodawcy. Ta sama paczka. Wszystko zależy od trzech rzeczy: czy sfinansował ją ZFŚS, czy środki obrotowe; czy to paczka, czy bon; i co ta osoba dostała z funduszu wcześniej w tym roku.

Prezenty dla klientów i kontrahentów rządzą się osobnymi zasadami i mają własne progi: 100 zł i 20 zł w VAT, 200 zł w PIT. Poniżej cały obraz na grudzień 2026 r. i trzy rzeczy, które sprawdziłbym u każdego klienta, zanim zamówi pierwszą paczkę.

Pracownicy: tabela

	Z ZFŚS, rzeczowo (paczka, towar)	Z ZFŚS, bon lub karta przedpłacona	Ze środków obrotowych (każda forma)
PIT	zwolnienie do 1000 zł rocznie łącznie ze wszystkimi świadczeniami z funduszu (art. 21 ust. 1 pkt 67)	opodatkowany w całości, bony wprost nie są świadczeniem rzeczowym	opodatkowany w całości jako przychód ze stosunku pracy
ZUS i zdrowotna	poza podstawą (§ 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia składkowego), jeśli przyznano według kryterium socjalnego	poza podstawą, ten sam warunek	pełne składki
Prezent 400 zł, bez wcześniejszych świadczeń z funduszu	0 zł po stronie pracownika	48 zł zaliczki na PIT (12%)	126,90 zł potrąceń + 81,92 zł składek pracodawcy
Koszt podatkowy firmy	kosztem jest odpis na ZFŚS, nie paczka	tak samo	zwykle koszt pracowniczy

Większość błędów bierze się z dwóch wierszy tej tabeli.

1000 zł to limit roczny i lato już coś z niego zjadło

Zwolnienie z PIT nie liczy się od prezentu ani od święta. To 1000 zł na rok podatkowy na wszystkie świadczenia rzeczowe i pieniężne z funduszu razem, łącznie z wczasami pod gruszą. Limit wynosi 1000 zł od 2018 r. RPO wnioskował o 2000 zł, Ministerstwo Finansów w 2026 r. odmówiło i nowelizacji nie widać.

W grudniu pytanie nie brzmi więc "czy paczka za 400 zł mieści się w limicie?", tylko "ile limitu zostało tej osobie?". Ktoś, kto w lipcu dostał 800 zł dopłaty do wypoczynku, ma jeszcze 200 zł. Paczka za 400 zł to 200 zł zwolnione i 200 zł opodatkowane: 24 zł zaliczki, nadal bez ZUS. Tragedii nie ma, ale ktoś musi to wpisać na listę płac, a ewidencja funduszu i program kadrowo-płacowy zwykle żyją w dwóch różnych miejscach.

Limit liczy się na podatnika, nie na pracodawcę. Osoba, która latem zmieniła pracę, mogła wykorzystać część limitu u poprzedniego pracodawcy. Nowy tego nie widzi, a różnicę pracownik rozlicza w zeznaniu rocznym.

Bony to wyjątek, o którym się zapomina

Art. 21 ust. 1 pkt 67 mówi wprost, że bony, talony i inne znaki uprawniające do wymiany na towary lub usługi nie są świadczeniami rzeczowymi. Karta podarunkowa z funduszu nie ma więc żadnego zwolnienia z PIT, od pierwszej złotówki. Przedpłacone karty do sklepów traktuje się tak samo.

W ZUS jest inaczej. Wyłączenie z § 2 ust. 1 pkt 19 patrzy na źródło pieniędzy, nie na formę, więc bon z funduszu zostaje poza podstawą składek. Właśnie przez ten rozjazd (PIT płacisz, ZUS nie) bony tak często są źle księgowane: połowa reguł traktuje je jak paczkę, druga połowa nie.

Kryterium socjalne to nie formalność

Wyłączenie z ZUS zakłada, że świadczenie naprawdę jest socjalne. Ustawa o ZFŚS (art. 8 ust. 1) uzależnia przyznanie i wysokość świadczenia od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby. Fundusz, który każdemu daje równo 400 zł "bo są święta", tego nie robi, a ZUS może uznać takie wypłaty za wynagrodzenie i naliczyć składki z odsetkami. Sądy potwierdzają takie podejście (SN, I UK 121/09; SA w Łodzi, III AUa 1406/16).

Lekarstwo jest nudne i tanie: regulamin z progami dochodowymi, na przykład 400 zł do określonego dochodu na członka rodziny, 300 zł w środkowym przedziale i 150 zł powyżej, oraz oświadczenia o dochodach zebrane przed przyznaniem (art. 8 ust. 1a pozwala pracodawcy o nie prosić). I jedna zmiana z 2026 r.: tam, gdzie nie ma związku zawodowego, regulamin uzgadnia się teraz z przedstawicielami pracowników wybranymi przez załogę (art. 8 ust. 2 w brzmieniu obowiązującym od 27 stycznia 2026 r.). Regulamin, którego nikt nie ruszał od 2019 r., trzeba przejrzeć przed grudniem.

Klienci bez ZFŚS

Pracodawcy zatrudniający mniej niż 50 osób w przeliczeniu na etaty nie muszą tworzyć funduszu (art. 3 ustawy) i większość małych klientów go nie ma. U nich nie działa żadne z tych zwolnień. Paczka jest przychodem ze stosunku pracy, PIT i składki potrąca się z grudniowej wypłaty, a rachunek dla paczki za 400 zł w pierwszym progu bez PPK wygląda tak:

• składki społeczne pracownika 13,71%: 54,84 zł
• składka zdrowotna 9% od 345,16 zł: 31,06 zł
• zaliczka na PIT 12% od 345 zł: 41 zł
• składki pracodawcy 20,48% (z wypadkową 1,67%, FP i FGŚP): 81,92 zł

Paczka za 400 zł kosztuje więc firmę 481,92 zł, a grudniowa wypłata netto pracownika spada o 126,90 zł. Jeśli klient wypłaca pensje za grudzień w styczniu, dochodzą pytania o terminy z wpisu o pensjach grudniowych: świadczenie jest przychodem w dniu wręczenia, a podatek trzeba pobrać z wypłaty pieniężnej.

Przychodem nie jest wigilia firmowa otwarta dla całego zespołu, jeśli udział jest dobrowolny i nie da się ustalić, ile skorzystała konkretna osoba. To wynika z wyroku TK z 8 lipca 2014 r. (K 7/13). Imienna paczka wręczona na tej wigilii to już inna sprawa i idzie według tabeli wyżej.

Klienci i kontrahenci

	Zasada	Próg
VAT, prezenty o małej wartości	nieodpłatne przekazanie nie jest dostawą (art. 7 ust. 3 i 4 ustawy o VAT)	100 zł netto na osobę w roku przy ewidencji obdarowanych; 20 zł netto za sztukę bez ewidencji
VAT, powyżej progu	jeśli VAT naliczony odliczono, VAT należny od ceny nabycia	np. butelka za 150 zł netto: 34,50 zł VAT należnego
PIT obdarowanego (osoba prywatna)	świadczenie promocyjne zwolnione (art. 21 ust. 1 pkt 68a)	200 zł jednorazowo; powyżej darczyńca wykazuje je w PIT-8C
Koszt podatkowy darczyńcy	reklama: koszt; reprezentacja: nie (art. 16 ust. 1 pkt 28 CIT, art. 23 ust. 1 pkt 23 PIT)	progu kwotowego nie ma, liczy się charakter wydatku

Najczęściej brakuje właśnie ewidencji do VAT. "100 zł rocznie na osobę" działa tylko wtedy, gdy klient potrafi pokazać, kto co dostał. Bez ewidencji limit to 20 zł za sztukę. Kalendarz i długopis się zmieszczą. Porządne wino już nie.

W kosztach granica przebiega między reklamą a reprezentacją, a urząd patrzy na to, czym prezent jest, a nie jak go nazwano na fakturze. Kalendarze, notesy i drobiazgi z logo rozdawane wielu odbiorcom zwykle przechodzą jako reklama. Alkohol, drogie kosze i wszystko, co ma budować wizerunek hojności wobec kilku kluczowych partnerów, zwykle trafia do reprezentacji i wypada z kosztów. Odliczenie VAT od prezentów działa niezależnie od tego: przepis o reprezentacji w CIT i PIT go nie blokuje. Tyle że po przekroczeniu 100 zł pojawia się VAT należny.

Trzy rzeczy do sprawdzenia przed zamówieniem pierwszej paczki

1. Jakie pieniądze, jaka forma. Fundusz czy środki obrotowe, paczka czy bon. Odpowiedź na piśmie przed zamówieniem, nie po przyjściu faktury.
2. Ile limitu zostało każdemu pracownikowi. Świadczenia z funduszu od stycznia, osoba po osobie, wobec 1000 zł. Kto jest blisko limitu albo ponad, dostaje pozycję na grudniowej liście płac, a nie korektę w zeznaniu rocznym.
3. Ewidencja prezentów dla kontrahentów. Obdarowany, data, wartość netto, narastająco w roku. Dzięki niej limit 20 zł znowu staje się limitem 100 zł.

Gdzie pomaga agent

Żaden z tych przepisów nie jest trudny. Problem polega na tym, że dane leżą w trzech miejscach: decyzje z funduszu w arkuszu albo segregatorze, płace w programie płacowym, prezenty dla kontrahentów w fakturach zakupu z dopiskiem "upominki". Nikt tego nie sumuje, dopóki ktoś nie zapyta.

To robota, którą agent wykonuje dobrze. Czyta wypłaty z funduszu i listy płac klienta za cały rok, liczy narastająco dla każdego pracownika wykorzystanie limitu 1000 zł, wyłapuje bony zaksięgowane jako zwolnione i świadczenia z funduszu równe dla wszystkich (czyli brak kryterium socjalnego). Po stronie kontrahentów wyciąga z KSeF faktury zakupu wyglądające na prezenty i prowadzi ewidencję obdarowanych z sumami narastająco. Wynik trafia do osoby, która podpisuje listę płac, jako lista, a nie automatyczne księgowanie. Więcej o tym, jak to działa w biurze, piszę na stronie agenci AI dla firm. To ten sam schemat co przy fakturach kosztowych na przełomie roku i zamknięciu miesiąca: przepis jest prosty, dane już są w systemach, a błąd bierze się stąd, że nikt ich ze sobą nie porównuje.

Chcecie mieć listę limitów ZFŚS dla każdego pracownika przed grudniową listą płac? Napiszcie do mnie. Zaczniemy od ewidencji funduszu i eksportu płac jednego klienta, a pierwszą listę zobaczycie w ciągu tygodnia.