Ulga na złe długi w PIT i CIT: ta sama faktura, inna lista niż w VAT

Jedna faktura, dwie korekty

Wczoraj pisałem o stronie dłużnika w uldze na złe długi w VAT: klient, który nie zapłacił faktury zakupowej w ciągu 90 dni od terminu, musi oddać odliczony VAT (ulga na złe długi w VAT: strona dłużnika). Większość biur, które w ogóle to sprawdzają, na tym kończy.

Ta sama niezapłacona faktura uruchamia drugą korektę, w podatku dochodowym. Od 2020 r. art. 26i ustawy o PIT i art. 18f ustawy o CIT działają podobnie jak przepis VAT: wierzyciel może obniżyć podstawę opodatkowania o niezapłaconą należność, a dłużnik musi zwiększyć podstawę o niezapłacone zobowiązanie, które zaliczył do kosztów. Moment jest ten sam: 90 dni od terminu płatności.

Weźmy przykład z wczoraj: 10 000 zł netto plus 2 300 zł VAT, termin 15 czerwca, nadal niezapłacone. 90. dzień to 13 września. Dla klienta na CIT 19% strona dłużnika kosztuje:

• 2 300 zł VAT naliczonego do oddania w JPK_V7 za wrzesień, składanym do 25 października;
• 10 000 zł doliczone do dochodu za wrzesień, czyli przy 19% o 1 900 zł wyższa zaliczka za wrzesień, płatna do 20 października.

Razem 4 200 zł na jednej fakturze, w dwóch różnych rozliczeniach, z terminami oddalonymi o pięć dni. O VAT wszyscy pamiętają. Tyle że zaliczkę trzeba zapłacić wcześniej.

To nie tylko zeznanie roczne

Wiele biur nadal traktuje ulgę w podatku dochodowym jak temat na koniec roku, do załatwienia przy CIT-8 albo PIT-36. W 2020 r. było to bliższe prawdy. Dziś już nie jest.

W PIT zasady dla zaliczek są w art. 44 ust. 17–24, w CIT jest odpowiednik. Dłużnik zwiększa dochód stanowiący podstawę zaliczki w okresie, w którym minął 90. dzień. Wierzyciel może go w tym okresie zmniejszyć, jeśli w dniu zapłaty zaliczki należność nadal nie jest uregulowana. Gdy faktura zostanie w końcu zapłacona, obie strony odwracają korektę w okresie zapłaty: dłużnik zmniejsza podstawę, wierzyciel ją zwiększa.

Klient, który zapłaci dostawcy w grudniu, a we wrześniu nie zwiększył dochodu, ma więc zaniżoną zaliczkę za wrzesień i odsetki. Ten sam schemat co w VAT, tylko inne rozliczenie.

Dlaczego lista PIT/CIT to nie lista VAT

Tu biura najczęściej wpadają. Kusi, żeby wziąć listę 90. dnia przygotowaną pod VAT i użyć jej do podatku dochodowego. Data jest ta sama, więc w czym problem?

W tym, że warunki są inne. Różnice, które wpisałbym na listę kontrolną:

1. Dwa lata, nie trzy. W podatku dochodowym od końca roku, w którym wystawiono fakturę albo zawarto umowę, nie mogą minąć więcej niż dwa lata. W VAT są trzy. Faktura z 2023 r. może w 2026 r. być jeszcze na liście VAT, ale na liście PIT/CIT już nie.
2. Tylko między firmami. Ulga w podatku dochodowym obejmuje transakcje handlowe między przedsiębiorcami, opodatkowanymi w Polsce, w rozumieniu ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych. Sprzedaż konsumentowi odpada. Pożyczka też. VAT ma własną wąską ścieżkę dla nabywców niebędących podatnikami VAT; podatek dochodowy jej nie ma.
3. Inna data sprawdzenia restrukturyzacji. W podatku dochodowym dłużnik nie może być w restrukturyzacji, upadłości ani likwidacji w ostatnim dniu miesiąca poprzedzającego złożenie zeznania albo zapłatę zaliczki. W VAT liczy się inny dzień. Ta sama idea, inna data.
4. Netto, nie VAT. Korekta w podatku dochodowym to kwota ujęta w przychodach albo kosztach. U czynnego podatnika VAT, który odlicza VAT naliczony, to kwota netto. U klienta bez prawa do odliczenia koszt, a więc i korekta, obejmuje VAT.
5. Ryczałt odpada. Ryczałt to podatek od przychodu, nie od dochodu, więc mechanizm z art. 26i go nie dotyczy. Klient na ryczałcie może być na liście VAT. Na tej nie.
6. Zwolnieni z VAT wchodzą. Odwrotna sytuacja: klient na zwolnieniu podmiotowym nie ma nic na liście VAT, ale w podatku dochodowym może być i wierzycielem, i dłużnikiem.

Postawcie te sześć punktów obok siebie, a listy szybko się rozjeżdżają. W biurze z mieszanym portfelem (pełne księgi, KPiR, ryczałt, kilku zwolnionych z VAT) większość faktur będzie na obu listach, ale nie wszystkie. A te, które są tylko na jednej, to dokładnie te, których nikt nie sprawdza.

Gdzie leżą dane

Problem z danymi jest ten sam co przy VAT, z jedną kolumną więcej:

• Termin płatności: z sekcji płatności faktury w KSeF, jeśli sprzedawca ją wypełnił, a jeśli nie, z ERP albo z umowy, której biuro mogło nigdy nie widzieć.
• Zapłata: z wyciągu, gdy przelew jest już powiązany z fakturą. Przypisanie przelewu do konkretnej faktury zakupowej to nadal najsłabsze ogniwo w większości biur; pisałem dlaczego w tekście o automatyzacji księgowania wyciągów bankowych.
• Profil podatkowy klienta: CIT, PIT według skali albo liniowy, ryczałt, czynny VAT albo zwolnienie, zaliczki miesięczne albo kwartalne. To leży w kartotece klienta w biurze, a zwykle w czyjejś głowie.

Pierwsze dwa dają listę 90. dnia. Trzecie decyduje, do którego podatku należy każdy wiersz. Bez niego albo pomijacie korekty, albo wymyślacie takie, które nie mają zastosowania.

Przypadki, które zostają przy księgowej

Lista kontrolna załatwia rutynowe wiersze. Te trafiają do człowieka:

• Zmieniony termin płatności. Aneks wydłużający termin i jego wpływ na 90 dni jest w podatku dochodowym tak samo sporny jak w VAT.
• Kompensaty i spory. Kompensata to zapłata. Wstrzymana płatność za wadliwy towar może nią nie być. Wyciąg nie pokaże ani jednego, ani drugiego.
• Należności, które są też w odpisie albo rezerwie. Biuro musi dopilnować, żeby ta sama kwota nie obniżyła podstawy dwa razy różnymi drogami.
• Przełom roku. W zeznaniu rocznym ulga wierzyciela wymaga, żeby należność w dniu złożenia zeznania nadal była niezapłacona i niezbyta. Przelew w lutym zmienia CIT-8 za poprzedni rok.

Do tego podziału — mechaniczna lista z jednej strony, decyzja człowieka z drugiej — wracam regularnie. Pisałem o nim w tekście agent AI a odpowiedzialność.

Co agent przygotowuje przed 20.

Kontrola tylko do odczytu, raz w miesiącu, kilka dni przed terminem zaliczek:

1. Zbudować jedną listę 90. dnia z terminów w KSeF, danych z ERP i powiązanych przelewów, po obu stronach: sprzedaż i zakupy.
2. Dla każdego klienta nałożyć jego profil i rozdzielić listę na dwie: VAT (art. 89a/89b) i podatek dochodowy (art. 26i/18f).
3. Wyrzucić wiersze, które nie spełniają warunków PIT/CIT: starsze niż dwa lata od końca roku wystawienia, kontrahent spoza obrotu gospodarczego, klient na ryczałcie.
4. Pokazać, o ile zmienia się zaliczka u każdego klienta, obok kwoty VAT.
5. Oznaczyć faktury zapłacone po wcześniejszej korekcie, bo w tym okresie wymagają odwrócenia.
6. Przed końcem okresu wysłać klientowi listę po stronie dłużnika. Część tych faktur po prostu zostanie zapłacona i żadna korekta nie będzie potrzebna.

W enova365 strona należności to ten sam raport dni przeterminowania, który opisałem w tekście o raportowaniu rozrachunków w enova365. Agent dokłada drugi podział: według podatku. Żaden standardowy raport nie robi tego dla całego portfela klientów. Jak taka współpraca wygląda w praktyce, opisuję na stronie agenci AI dla firm.

Jedno pytanie przed 20 października

Weźcie pięciu największych klientów na pełnych księgach albo KPiR. U ilu z nich ktoś w biurze wie, które faktury zakupowe przekroczyły we wrześniu 90. dzień, i podniesie zaliczkę za wrzesień? Jeśli odpowiedź brzmi „zobaczymy w zeznaniu rocznym”, zaliczka za wrzesień już jest źle policzona.

Chcecie zobaczyć, jak agent dzieli jedną listę 90. dnia na VAT i podatek dochodowy na prawdziwym portfelu klientów? Napiszcie do mnie. Przejdę przez to z Wami i powiem uczciwie, czy przy Waszej skali automatyzacja ma sens.