Spis z natury na 31 grudnia: jedna liczba od klienta, która zmienia cały dochód roku

Jedna liczba w styczniu

W pierwszym tygodniu stycznia klient z KPiR, który prowadzi sklep z narzędziami, wysyła do biura maila: „Remanent 310 000”. Bez listy, bez cen, czasem nawet bez daty. Księgowa wpisuje kwotę do księgi, w marcu liczy się zeznanie roczne i nikt już do tej liczby nie wraca.

A ta jedna liczba przesuwa dochód za rok złotówka w złotówkę. Według art. 24 ust. 2 ustawy o PIT dochód z działalności na KPiR koryguje się o różnicę między remanentem końcowym a początkowym. Klient policzy 50 000 zł mniej, niż naprawdę stoi na półkach, i jego dochód za rok spada o 50 000 zł. Na liniowym 19% to 9 500 zł podatku, który nie zostaje zapłacony.

Zaoszczędzony też nie jest. Remanent początkowy następnego roku startuje od tej samej złej liczby i różnica wraca. Chyba że towar co roku dalej się „kurczy”. Ten wzór kontrolerzy z urzędu znają dobrze.

Nie twierdzę, że klienci oszukują. Większość zaniżonych spisów, które widziałem, wzięła się z listy wycenionej po starych cenach albo z liczenia w pośpiechu, przy którym nikt nie zajrzał na zaplecze. Tyle że biuro i tak jest ostatnim miejscem, w którym ktoś mógł to wyłapać.

Kto liczy, co i po jakiej cenie

Dotyczy to klientów na KPiR, zarówno na skali, jak i na liniowym. Ryczałtowcy nie robią spisu na koniec roku. Klienci na pełnych księgach przeprowadzają inwentaryzację według ustawy o rachunkowości. To inny proces i inne zasady, więc tutaj ich pomijam.

Podstawy, tak jak rozumiem rozporządzenie w sprawie KPiR:

• Co się spisuje: towary handlowe, materiały podstawowe i pomocnicze, półwyroby, wyroby gotowe, produkcję w toku, braki i odpady. Do spisu wchodzą też własne towary, które leżą gdzie indziej (u odbiorcy, w obcym magazynie). Towary cudze, na przykład w komisie, wpisuje się ilościowo z nazwą właściciela, ale bez wyceny.
• Kiedy: na koniec roku podatkowego, a także przy rozpoczęciu działalności w trakcie roku, zmianie wspólnika, zmianie proporcji udziałów i likwidacji. Spis z 31 grudnia służy też jako remanent początkowy na 1 stycznia następnego roku, więc drugiego liczenia nie ma.
• Wycena: towary handlowe i materiały według cen zakupu lub nabycia, a jeśli cena rynkowa z dnia spisu jest niższa, według niej. Własne wyroby według kosztu wytworzenia. U czynnego podatnika VAT cena zakupu jest netto, u zwolnionego z VAT brutto. Na tym ostatnim mylą się mali klienci, którzy w ciągu roku zmienili status w VAT.
• Dokument: lista z nazwą towaru, jednostką miary, ilością, ceną, wartością i sumą, zamknięta klauzulą o pozycji, na której spis zakończono, i podpisana. Zasady przepisano w rozporządzeniu, które obowiązuje od 1 stycznia 2026 r. Jedno ze źródeł, które sprawdziłem, podaje, że od 2026 r. spis podpisuje tylko właściciel albo wspólnicy, a wcześniej podpisywały go też osoby liczące. Jest też krótki termin na wycenę po zakończeniu spisu, tradycyjnie 14 dni. Zanim wyślecie klientom instrukcję, sprawdźcie aktualny tekst rozporządzenia, zamiast przeklejać zeszłoroczne pismo.

Zawiadamianie urzędu skarbowego o spisie na inny dzień zniesiono jeszcze w 2018 r. Niektóre biura nadal o tym przypominają.

Klienci bez żadnego towaru, czyli większość usługowców, dostają zwykle wpis zerowy. Ustalcie to z każdym klientem i zapiszcie, żeby w kwietniu nikt się nie zastanawiał, czemu wiersz jest pusty.

Test marży

Najszybszy sposób, żeby ocenić, czy kwota remanentu ma sens, w ogóle nie wymaga listy ze spisu. Wystarczy księga.

Wracamy do sklepu z narzędziami. Liczby są przykładowe, ale realne dla małego sklepu:

• przychód za rok: 2 400 000 zł,
• remanent początkowy (31 grudnia poprzedniego roku): 380 000 zł,
• zakup towarów w ciągu roku: 1 900 000 zł,
• remanent końcowy podany przez klienta: 310 000 zł.

Koszt sprzedanych towarów = 380 000 + 1 900 000 − 310 000 = 1 970 000 zł. Marża brutto = 430 000 zł, czyli 17,9%.

W trzech poprzednich latach ten sklep zarabiał na towarze 23–25%. Ci sami dostawcy, te same ceny na półce. Przy marży 24% koszt sprzedanych towarów wyniósłby 1 824 000 zł, a remanent końcowy musiałby mieć około 456 000 zł. Różnica to 146 000 zł. Przy 19% daje to 27 740 zł podatku u klienta, który najpewniej nie ma pojęcia, że coś się nie zgadza.

Spadek marży może być prawdziwy: wojna cenowa, likwidacja zalegającego towaru, dostawca, który w połowie roku podniósł ceny. Właśnie dlatego test daje pytanie do klienta, a nie korektę. „Marża spadła z 24% do 18%. Coś się stało, czy patrzymy jeszcze raz na spis?” W styczniu to pytanie zajmuje dziesięć sekund. Odpowiedź na nie podczas kontroli dwa lata później — znacznie dłużej.

Co jeszcze się psuje

Marża to sprawdzenie numer jeden. Po nim najczęściej wychodzą te rzeczy:

1. Stare ceny. Spis wyceniony z cennika dostawcy sprzed dwóch lat albo z pola „ostatnia cena zakupu” w programie, którego nikt nie aktualizował. Ostatnie faktury zakupowe leżą teraz w KSeF, więc prawdziwe ceny są pod ręką. (Jak je pobierać, opisałem w tekście o automatycznym pobieraniu faktur z KSeF.)
2. Ceny sprzedaży zamiast zakupu. Spis wyceniony po cenach z półki zawyża remanent i klient przepłaca podatek. Zdarza się rzadziej, ale się zdarza.
3. Spis a stany w programie. Klient z modułem magazynowym w ERP ma ilość każdej pozycji na 31 grudnia. Spis rzadko zgadza się z nią co do sztuki i nie musi, bo po to się liczy fizycznie. Ale suma o 40% niższa niż wartość w systemie wymaga wyjaśnienia. (Gdzie te dane leżą w Subiekcie nexo: przewodnik po integracji przez Sferę.)
4. Ujemne stany i pozycje znikąd. Towary z ujemną ilością w systemie albo pozycje w spisie, których klient nigdy nie kupił, zwykle oznaczają, że coś zaksięgowano nie tam, gdzie trzeba.
5. Status VAT. Ceny netto u klienta, który przeszedł na zwolnienie, albo brutto u takiego, który w trakcie roku zarejestrował się do VAT.
6. Nikt nie ma listy. Biuro ma kwotę, a dokumentu brak. Jeśli urząd poprosi o spis, klient musi pokazać coś, co podpisano w styczniu, a nie odtwarzano na szybko.

Co przygotowuje agent

Dla każdego klienta na KPiR z towarem chciałbym mieć w pierwszych dniach stycznia taką listę:

• kwota klienta obok wartości stanów z modułu magazynowego na 31 grudnia, jeśli klient go prowadzi;
• próbka 30–50 najdroższych pozycji przeliczona po cenie z ostatniej faktury zakupowej w KSeF, netto albo brutto zależnie od statusu klienta w VAT;
• marża brutto za rok wyliczona z księgi, obok marż z trzech poprzednich lat, i remanent końcowy, który wynikałby ze zwykłej marży;
• flagi: pozycje wycenione powyżej ostatniej ceny zakupu, ujemne stany, pozycje bez faktury zakupowej przez ostatnie 12 miesięcy i zmiana remanentu o ponad 25% wobec poprzedniego roku;
• stan dokumentacji: czy przyszła podpisana lista, czy tylko kwota.

U klienta handlowego ręcznie zajmuje to około półtorej godziny, głównie na szukanie cen. Z gotową listą przegląd trwa około 15 minut. Na portfel 40 klientów przypada może 12–15 firm na KPiR z prawdziwym towarem. Wychodzą mniej więcej dwa dni robocze oszczędności, i to w najgorętszej części stycznia.

Agent nie liczy towaru, nie zmienia kwoty klienta i niczego nie wpisuje do księgi. Nie ocenia też, czy spadek marży jest wiarygodny. To rozmowa księgowej z klientem. Dlaczego trzymam tę granicę, wyjaśniłem w tekście agent AI a odpowiedzialność, a jak taka współpraca wygląda w biurze, opisuję na stronie agenci AI dla firm. Wartość remanentu trafia do księgi, a u klientów rozliczających VAT miesięcznie księga za 2026 r. pójdzie razem z zeznaniem jako JPK_PKPiR. Liczba, która tam trafi, musi się więc obronić.

Wyślijcie pismo w listopadzie

Najgorszy moment na tłumaczenie, jak liczyć towar, to 2 stycznia. W drugiej połowie listopada wyślijcie klientom na KPiR krótkie pismo: kto liczy, jak wyceniać (cena zakupu, netto albo brutto zależnie od VAT, niższa cena rynkowa dla towaru uszkodzonego), kto podpisuje i do kiedy potrzebujecie podpisanej listy. Dołączcie wzór. Potem puśćcie test marży na księdze za styczeń–listopad, żeby wiedzieć, u których klientów marża wygląda dziwnie, zanim ktokolwiek otworzy pierwsze pudło. Zmieści się w zamknięciu miesiąca, które i tak robicie za listopad.

Chcecie zobaczyć test marży i porównanie ze stanami na księdze jednego z Waszych klientów? Napiszcie do mnie. Puszczę go na prawdziwym kliencie i powiem uczciwie, czy przy Waszej skali automatyzacja ma sens.