Jak skróciliśmy czas przetwarzania faktur o 80% dzięki automatyzacji AI

Wyzwanie

Polska firma dystrybucyjna średniej wielkości poświęcała ponad 40 godzin tygodniowo na ręczne przetwarzanie faktur od dostawców — wyodrębnianie danych, dopasowywanie zamówień zakupu i wprowadzanie rekordów do systemu ERP. Błędy były częste, opóźnienia w płatnościach nadwyrężały relacje z dostawcami, a dział finansowy był przeciążony.

Rozwiązanie

Zaprojektowaliśmy i wdrożyliśmy trójstopniowy potok automatyzacji AI:

Etap 1: Inteligentne przechwytywanie dokumentów

Korzystając z dostrojonego modelu ekstrakcji dokumentów, zbudowaliśmy system odczytujący przychodzące faktury PDF (z poczty e-mail i dysku sieciowego) i wyodrębniający kluczowe pola z dokładnością 97%:

• Numer faktury, data i termin płatności
• Nazwa dostawcy i numer VAT
• Pozycje z ilościami i cenami
• Kwoty łączne

Etap 2: Automatyczne dopasowywanie zamówień

Wyodrębnione dane trafiają do silnika dopasowującego, który weryfikuje każdą fakturę względem otwartych zamówień zakupu w systemie ERP. Dopasowane faktury są automatycznie zatwierdzane. Wyjątki (niedopasowane lub poza tolerancją) są flagowane do weryfikacji przez człowieka.

Etap 3: Integracja z ERP

Zatwierdzone faktury są automatycznie przesyłane do systemu ERP przez API, eliminując całkowicie ręczne wprowadzanie danych dla standardowych przypadków.

Wyniki

Po 8 tygodniach od rozpoczęcia do pełnego uruchomienia produkcyjnego:

Dział finansowy spędza teraz 80% mniej czasu na przetwarzaniu faktur i koncentruje się na analizie oraz zarządzaniu relacjami z dostawcami.

Kluczowe wnioski

• Automatyzacja AI w finansach jest dojrzała i niezawodna dla procesów intensywnie korzystających z dokumentów
• Nadzór człowieka jest nadal niezbędny przy obsłudze wyjątków
• Integracja z istniejącymi systemami ERP jest możliwa bez ich wymiany
• Czas zwrotu z inwestycji: poniżej 6 miesięcy dla firmy tej wielkości